機關檔案管理工作信息化建設的思考與實踐

王世軍

（吉林省梨樹縣機關事務服務中心，吉林 四平 136500）

機關單位每天都會接收與發出大量的文件，這就導致機關的檔案管理部門在日常工作中要管理大量的文件。傳統的檔案管理模式完全依靠人工對檔案進行分類管理，機會在如此繁雜的文件管理工作中難免會出現文件丟失的現象，同時對于文件的查詢也十分的不方便，隨著信息技術的發展，檔案管理的信息化建設初步完成對于減輕管理工作的壓力，保證文件安全，方便文件查詢起到了很好的作用。

1 機關檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 信息化管理重視程度不足

機關檔案管理工作主要是包括檔案分類管理以及檔案的查詢。在傳統的管理模式中由于檔案資料過于龐大，就會導致分類不明確，對于后來的查詢工作造成很嚴重的阻礙，在檔案信息管理中，通過信息系統錄入以及搜索功能，可以快速地對檔案進行分類管理以及信息查詢，極大地提高了工作效率，但是我國很多的機關檔案管理依然采用著傳統的管理模式，主要原因相關的領導人員對于檔案管理的信息化建設的認識不到位，沒有完全發現這種模式的所有益處，就導致領導對于檔案管理的信息化建設不能足夠的重視，就導致機關單位檔案管理過程中，缺少人力以及物力的支持，嚴重地阻礙了機關單位檔案管理信息化建設的進程[1]。

1.2 對于人員以及信息的不統一

在我國機關單位長期的檔案管理過程中，一直采用的都是傳統的紙質檔案管理方式。所以在進行檔案信息化管理的過程中，傳統的檔案管理人員缺少信息化管理的經驗，而且在檔案管理過程也沒有經歷過信息化管理的培訓，就會導致在檔案信息化管理的建設過程中由于缺乏專業的操作人員。對信息化建設造成阻礙，而且在后期的檔案管理過程中由于對電腦操作的不熟練，很容易造成檔案文件的刪除以及損壞，導致發揮不出信息化管理的強大優勢，由于長期過程中機關的保存檔案都是紙質為主，紙質檔案向數字化的檔案的轉變需要一個過程，而且在檔案的交換過程中，由于每個機關的信息化進程不同，在檔案管理的過程中的就會出現有的機關已經使用數字化檔案，有的機關依然采用紙質檔案，為信息的共享帶來的很大的困難[2]。

1.3 缺少檔案管理的明確規章制度

由于我國長期采用的傳統的檔案管理制度，隨著我國機關檔案管理信息化進程的不斷推進。傳統的紙質管理制度已經不適合信息化檔案管理，但是新的信息化管理制度還不是特別完善，就會導致信息化檔案管理過程中缺少標準的技術流程。從而導致機關單位檔案信息化管理過程中就會出現失誤，由于缺少的統一的規章制度進行約束，就導致不同的機關單位在檔案管理過程中缺少一個明確的規范，各個機關單位各自為政，就導致在檔案管理過程中出現嚴重的發展不均衡現實，使得在機關的工作中出現信息交互困難的問題，由于缺少明確的機關檔案信息管理制度來統一約束，就導致機關的信息化建設中出現嚴重的分層化現象，嚴重阻礙了機關單位檔案信息化建設的進程[3]。

2 加強機關檔案管理信息化建設的對策

2.1 提高相關人員的重視，加大建設力度

對于如何加強機關檔案的信息化管理建設的進程，機關的領導的態度是非常重要的，只有機關領導充分重視，才能逐漸加大對于信息檔案管理的投入，資金的投入檔案管理信息化管理的重要和環節，還有轉變檔案管理工作人員的思想觀念也是至關重要的，不斷提高工作人員對于檔案信息化建設的重視程度，逐漸轉變傳統的檔案管理模式，不斷適應檔案信息化的流程，同時不斷學習，不斷提高自己的信息技術，以適應信息化檔案管理工作的技術要求，在工作中根據實際情況不斷對檔案信息化建設過程進行優化，為了實現機關檔案管理信息化建設。就需要機關領導加大投入，為機關的檔案管理人員制定一套專門的檔案管理系統，只有具有智能的檔案管理系統，才能在信息管理工作中實現對于檔案的快速整理，智能檢索。從而保證文件安全的情況下，提高檔案管理的工作效率，為尋找文件提供幫助，機關單位也要不斷組織檔案相關管理工作者參加專業培訓，不斷提高自身對于檔案信息管理的工作能力，能夠在工作中不斷發現問題，解決問題，對于檔案信息化管理系統進行不斷完善，從而加強機關單位檔案信息化管理[4]。

2.2 不斷完善管理團隊，強化信息化管理

由于檔案管理信息化建設的要求，檔案管理人員在具有熟練的信息技術操作能力的同時，還要具備檔案管理基本知識，只有具有雙向能力的人才，才能勝任檔案的信息化管理工作，但是由于對于人才的培養是需要一個過程的，在機關的信息化管理的過程前期，機關單位就要招募相關的人才對于信息化管理工作進行補充，通過專業人才的引入，以適應檔案信息化管理工作的過渡工作，在日常工作中，有專業人員對于傳統的工作人員進行專業培訓，不斷提升傳統的管理人員的信息技術以這部分人員能夠熟練地進行信息化檔案管理工作。在日常工作中可以定期組織培訓，從這方面的專家進行講解，提高工作人員能力，不斷優化信息管理團隊的能力，提高信息化管理效率，同時還要注重對于工作人員法律知識的培訓，保障檔案的安全，以免因為檔案的信息化管理對檔案造成泄露[5]。

2.3 不斷完善硬件設備，強化信息管理

對于加強檔案的信息化管理建設，完善的檔案管理的硬件設施是不可缺少的，除了擁有一個完善的操作系統，以及管理團隊，就需要與之配套的硬件設備，比如電腦設備，以及網絡配置等。這就需要機關單位不斷加大對于檔案信息化管理建設的投入，不斷完善檔案信息化管理的系統，不斷對系統進行維護升級以適應信息技術的發展，以免在信息管理工作中因為系統崩潰對文件造成損失，或者因為電腦病毒對文件安全造成影響，同時通過不斷優化的系統可以快速地對文件材料進行整理，然后利用系統進行保存，大大提高信息管理的工作效率，在檔案的信息化管理過程中，有些重要的檔案也要進行紙質保存，這就要求這部分重要文件必須使用無酸檔案盒進行保存，以免因為外界環境變化對文件造成破壞，這也是檔案信息化建設所需要的硬件設備之一，在檔案的信息化管理的過程中，機關單位要不斷完善相關的硬件設備，保障檔案的信息化管理建設朝著規范化方向前進。

2.4 完善檔案的數字化，加強檔案的信息化建設

逐漸實現檔案的數字化，對于檔案的管理工作有著重要的意義，不管是存儲方式的優勢，還是信息傳遞搜索，傳遞的便捷程度都有著顯著的優勢，傳統的紙質文件數量巨大早保存中需要大量的空間，而且不利于查找，在文件的傳遞中都需要人工取送，浪費了大量的時間，數字化檔案保存只需要一個系統，節省了大量的空間，同時在檔案的調用以及傳遞過程中只需要電腦就可以進行，利用電腦的高速傳輸，不再需要人工傳送，極大地提高了所有部門的工作效率，為了實現檔案的數字化，就需要通過培訓不斷提高檔案管理人員的技術水平，可以實現紙質檔案與數字化檔案的自由轉化，在工作中不斷提高工作人員的計算機操作能力，能夠快速地把紙質檔案轉化成數字化檔案，通過數字化檔案進行分類保存，然后定期對數字化檔案進行檢查保證檔案的安全性，相關管理部門也要不斷加強對于人員的培訓管理工作，使工作人員不斷提高自身實力，逐漸組建一個優秀的檔案管理團隊，機關單位也有要不斷加強財力上和技術上的支持，使檔案管理信息化建設的發展過程中，能夠逐漸加快前進的腳步，早日實現檔案的信息化管理[6]。

2.5 逐漸完善規章制度，建立統一的管理網絡

隨著機關單位的檔案信息化管理建設如火如荼地進行展開，對于所有機關單位實現一個統一的規章制度，建立一個完整的管理網絡就變得尤為重要，這就可以保證機關單位在檔案管理過程中實行規范化的管理，所有的機關單位采用統一的規范統一的標準進行檔案管理工作，在檔案的管理傳遞過程中全面實現檔案的數字化，全面采用數字化的檔案，對于各個機關單位之間的檔案傳遞提供很大的幫助，同時在檔案管理的過程中要逐步建立一個統一的網絡系統這對于各個機關單位的文件傳送有著重要意義，各個機關單位通過建立統一的數據管理網絡，可以對各處機關單位檔案數據進行有效的整合，改變了原來各處機關各自為政的管理方式，通過全市全省乃至全國統一的網絡系統的建立，使得所有的機關檔案進行有效的共享，在今后的機關單位的工作中可以快速地通過網絡對檔案進行調取，極大地節省了時間，提高了工作效率，實現了檔案的實時性。同時對于重要的紙質檔案進行加強管理。保證重要檔案的安全性，以免因為網絡問題導致重要文件的徹底丟失，通過數字化檔案以及紙質檔案的雙重管理，保證重要文件的萬無一失，通過對于所有機關的規范管理以及統一管理網絡的建立，對于所有機關單位實現檔案的信息化管理起到了良好的促進作用。

3 結束語

總之，機關單位的檔案管理的信息化建設有著重要意義，想要實現檔案的信息化管理，就需要相關領導以及檔案管理人員的高度重視，不斷加大檔案信息化建設的投入、不斷完善相關的硬件設施，大量引進優秀的管理人才。定期對工作人員進行培訓，不斷提高工作人員的相關能力，以促進檔案的信息化管理進程。