提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究

梁美紅

（文水縣能源局，山西 呂梁 032100）

1 引言

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現單位資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數字化變革，改變了過去以紙質保管、實體呈現為主，轉變為以數字化、網絡化為核心的檔案管理，這就要求事業單位順應檔案管理發展需求，轉變思路，采用當代信息技術，開展檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作的水平與質量。

2 概述

檔案信息化是指采用信息技術方法配置檔案管理基礎設施，構建檔案信息數據庫，利用網絡平臺作為基礎和支持，對檔案信息資料進行處理、存儲、管理和利用。經濟社會正在加快發展，信息化發展速度也在不斷提高，信息資源也成為目前主要的戰略資源。檔案屬于原生信息資源，發揮的作用也越來越重要。檔案信息化的主要作用就是全面應用網絡信息技術，對檔案信息資源進行處理、存儲和管理，為經濟社會發展提供有力的基礎條件和服務[1]。一般來說，檔案信息化分為檔案信息數字化、檔案信息網絡化和檔案信息一體化三個方面，有機融合接收信息、傳遞信息、存儲信息和使用信息。檔案信息化建設主要分為兩個方面：一方面是檔案本身內容信息化，另一方面是對相關檔案進行整合。比如，城市建設檔案信息化建設的主要目標是在新型技術不斷發展的背景下，將城市建設檔案和社會系統進行結合，不僅可以在社會中推廣，還可以和其他社會信息進行融合，在社會系統中進行充分利用，進而提高社會服務能力和水平，促進二者共同發展和進步。

3 事業單位檔案管理信息化的重要作用

對于事業單位來說，其檔案管理信息化建設工作簡單來說就是展開檔案管理后續工作內容的同時，將原本的實體化信息轉化為電子數據檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設置了標簽目錄以及容量大等特點，兼具了實用性與便捷性的應用優勢，為事業單位的后續檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的開展全面性。而在構建符合當下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關部門應注意定期更新其中所包含的技術手段，保證手段應用的合理性，為后續的檔案管理工作的進一步創新提供完備的技術條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關鍵因素。在全面推廣應用該種方式后，原本 反復的工作流程得以被簡化，工作質量提升的基礎上，也隨著經驗積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業單位應意識到檔案信息化建設體系的意義，拓寬信息化建設體系的完善渠道，為構建完善的檔案管理模式奠定基礎[2]。除此之外，傳統檔案管理模式下，都是以紙質檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質檔案經過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現破損問題，并在紙質檔案受材質所限，長時間的存儲會導致紙張本身也會變得薄而脆，經受不住磨損，嚴重時還會導致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設，使得檔案得以采用數字化形式保存，一般只要做好數字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數字化形式呈現的檔案無需占用較大空間，在節約檔案管理成本方面也有著顯著的優勢。

4 事業單位檔案管理信息化問題

4.1 檔案管理信息化系統尚未建立

從目前事業單位檔案信息化管理工作的開展過程中不難看出，其中存在管理理念有待完善的問題。許多檔案管理人員并沒有從根本上意識到信息化管理的重要作用，仍然采取傳統的檔案管理方式和方法。這對檔案資源的利用以及事業單位的發展都會產生嚴重影響。另一方面，當前多數事業單位并未做好整體規劃，單位檔案管理、安全信息以及生產監控等工作系統之間的數據轉換并不匹配，無法協調運行，以致運行效率較低。除此之外，檔案資料的利用效率也較低，實際工作中，多數檔案管理人員無法有效記憶檔案資料的類別與數量，僅通過目錄卡與庫價目錄進行查找。這種查找方式只可以檢索檔案的名稱、管理號、圖號以及頁碼等信息，無法獲取實際的資料信息[3]。檔案管理人員無法獲得檔案的實際庫存量與流通情況，也不能準確核實用戶、部門是否存在重復借閱檔案的行為。

4.2 硬件設施不全

由于事業單位的信息化建設工作仍處于初期發展階段，目前國內比較成熟的管理信息系統較為稀少。部分事業單位沒有采取統一的檔案管理系統，不同部門間的數據統計整合標準都是不同的，在后期信息篩查階段造成麻煩。事業單位中高層管理者對于檔案信息化建設重視不足，經費投入有限，導致檔案系統軟件并不全面，只能進行簡單的信息錄入和篩選，而且錄入工作十分麻煩，還需要挨個數據錄入，一定程度上增加了人工錄入的難度和失誤率，由于軟件權限和功能有限，檔案管理信息化建設工作需要不斷完善。管理信息系統版本較低，導致一旦系統操作過于頻繁，就會導致死機等Bug出現，嚴重影響數據的輸入和信息資源的合理化運用，領導者無法見到管理信息系統的優勢，如此惡性循環，不利于檔案管理的信息化體系建設。

4.3 信息安全問題

檔案信息安全是檔案管理信息化建設中很重要的一項任務。檔案信息化給我們帶來便捷的同時，也給我們的檔案信息安全提出了相應要求。由于檔案信息質量非常高，這就使得很多非法組織或者是別有用心的人員采用各種技術去攻擊檔案儲存地，獲取機密檔案信息，以便滿足非法目的。為此，這就需要我們對電子檔案做安全性保護，采取相應的安全措施來保護電子檔案，以免因不注意操作而使檔案信息流失。例如，可以設置訪問人制度，需要通過指紋加密碼的方式才可以訪問，減少檔案信息被竊取的可能，同時也可以定期對信息庫的安全性進行檢查，刪除可能存在的電腦病毒，確保檔案信息的絕對安全。

5 提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

5.1 構建檔案信息化建設標準

事業單位應做好《檔案法》等相關法律法規的宣傳工作，在提升工作人員工作自覺性的基礎上，明確執法的嚴肅性，杜絕檔案管理過程的錯誤思想。除此之外，還應做好檔案管理工作的制度與網絡建設工作，在單位發展規劃與年度計劃中納入檔案信息化管理工作，并在資金與人力方面給予大力支持，確保檔案信息化管理落到實處。事業單位檔案信息化的標準規范建設主要有：一是管理性標準規范。管理性標準規范是對電子文件及檔案信息進行管理的一套規則，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等。二是業務性標準規范。業務性標準規范是對電子文件及檔案業務處理的規范，其范圍包含電子文件及檔案的術語標準及管理規范。國家標準《電子文件歸檔及管理規范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。三是技術性標準規范。技術標準規范包括電子文件及檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。

5.2 完善檔案信息化配套設施

在事業單位的檔案管理信息化建設進程中，需要提升管理信息系統的穩定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數據真實規范。首先，重視管理信息系統的專業性。事業單位在甄選管理信息系統合作商的時候，要了解同行業內比較成熟的事業單位所采用的信息管理系統的穩定性和使用情況，選取性價比較、性能較為穩定、功效齊全的軟件供應商。由于事業單位的檔案信息數據量較大，需要尤其注意存儲空間和運行速度等。其次，結合事業單位的實際運行情況，對于檔案信息系統進行不斷維護，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設有關工作人員的管理意識層次出發，提升工作人員的信息保密意識，還需要從系統角度出發，增強系統防火墻維護，保障事業單位內所有信息的安全有效。針對事業單位的檔案管理工作，提高信息化建設水平，完善事業單位的大數據信息庫，通過引進新的信息管理技術，爭取實現信息的自動采集和信息檔案的高效共享，提高事業單位的信息管理程度。

5.3 注重信息安全保護

事業單位的檔案管理需要加強自我建設，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責，完善管理技術，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數字水印技術來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎上做好檔案信息的備份工作，針對信息數據的載體做好定期維護保養，并及時進行數據核查。再就是意識層面，由于當前各種信息化技術不斷更新，檔案管理工作應加強信息化意識，探索和優化檔案管理的各個細節。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎，夯實工作人員的現代化能力，打破傳統認知，在思想上徹底扭轉傳統的管理理念，樹立起全新的管理認知。同時，還應建立基層報表數據庫，及時通過網絡系統直接將報送與反饋的數據信息填入數據庫系統，并在滿足上級要求的基礎上，進行針對性調整。事業單位應利用自動化辦公系統建立檔案基本數據庫與動態數據查詢系統，方便用戶訪問公開、非保密的檔案信息。且對保密檔案設置查閱權限，并建立電子檔案信息數據備份中心、災難恢復系統以及事故應急響應系統等，保證檔案信息的保密性與安全性。

6 結束語

綜上所述，信息技術的快速發展不僅對人們的工作與生活帶來了積極的作用與影響，同時在很大程度上也影響著事業單位檔案信息化管理工作的展開。對于事業單位而言，檔案管理信息化體系建設是一項需要長期堅持、耗費大量人力、物力、財力的工作，難以在短期內見到成果，在短期內見證到對于事業單位發展的重要作用，但是確實事業單位長遠穩定發展所必須具備的。因此，為保證在信息技術支持下的事業單位檔案信息化管理工作能夠有序進行，需要檔案管理人員掌握不同的先進技術與管理技巧，并將其應用于信息化管理中，促進事業單位檔案信息化管理水平得到提升，同時提高檔案資源利用率，這對事業單位的發展具有積極影響。