檔案現代化管理問題與對策

劉迓昕

（湖北省水文水資源應急監測中心，湖北 武漢 610106）

1 前言

大數據時代的環境下，事物之間的信息交流頻繁，每個時間節點都會產生大量的信息。對于任何一個企業而言，信息的處理能力是重中之重，這對企業的檔案管理就提出了很高的要求，為了適應社會的發展，各企業努力發展檔案現代化管理，但是由于缺乏經驗，存在著不少問題。

2 檔案管理現代化的現狀

全球信息化的大背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社會的需求，各企業為了不與時代脫節，開始實現檔案現代化管理。但是想要實現檔案現代化管理并不容易，思想是人類行動的前提，受傳統檔案管理模式的制約，部分員工無法適應檔案現代化的管理。因此企業要加強對員工的思想教育，實現思想觀念的轉變，切實領悟改革創新才是事物發展的動力。

2.1 檔案管理傳統工作思維定式分析

想要實現檔案現代化管理，首先要解決的就是思維定式問題，只有巧妙利用思維定義，才能更好地幫助檔案管理實現現代化的轉型。具體為以下幾個步驟，首先就是從國家政治層面入手，實現檔案管理現代化面向社會的服務型轉變，通過利用企業的經濟建設和文化建設為檔案現代化管理鋪好基石；其次就是將傳統的檔案管理融入計算機互聯網技術，逐步實現現代化管理的轉變，在管理的過程中盡量找明方向，開發出新的服務模式以此來提高自身的競爭力；最后重視人才的培養以及企業新鮮血液的輸送，信息化的時代下，部分老員工已經無法勝任檔案現代化管理的重任，因此企業應該培養和招聘新式人才，為企業的過渡打好基礎。

2.2 檔案管理工作中的多種意識分析

想要實現檔案現代化管理，必須要有一個清晰的思維框架，才能夠少走彎路造成不必要的損失。實現檔案現代化管理意識分析可以從以下幾個方面入手，首先就是安全合法的意識。企業之所以開設檔案管理其目的就是為了對重要文件信息進行有效保護，所以在進行檔案現代化管理的過程中首先要考慮的就是安全管理，例如在程序開發中融入互聯網安保機制，抵御外來惡意軟件的攻擊；企業只有能夠保障檔案管理的安全性才能夠實時具體的操作，不僅如此，企業還要注意檔案現代化管理的合法性，嚴格按照科學的管理模式進行檔案現代化管理開發；其次企業要有信息制勝意識，當今的社會競爭非常的激烈，大數據的背景下信息產生與交換都是過去不能比擬的，掌握了重要的信息就能夠快人一步，獲得巨大的優勢，所以企業應該要不斷研發信息競爭的技術，加強自身內部的信息化建設，提高自身的競爭力，不僅如此企業還應該尋找值得信任的合作伙伴，建立信息資源共享機制，實現互利共贏。

3 檔案現代化管理策略

3.1 制定完備的檔案信息檢索系統

實現檔案現代化管理首先要做的就是完善管理系統，其中管理技術中的信息檢索功能非常重要，信息檢索是檔案現代化管理的核心技術，它對收錄的信息進行規律的編排，然后輸入關鍵詞就可以直接查詢到想要的信息，極大提高了信息資源查詢的效率。如何制定完備的檔案信息管理檢索系統是一個非常復雜的流程，技術人員應該從管理的流程作為切入點，注意對長期重要使用文獻的保護，擴大信息數據庫的內存容量，添加信息備份技術，防止重要信息因操作不慎而丟失，加速對紙質文獻資源的錄入，實現信息存儲和紙質文獻儲備的雙重管理，為企業的重要信息資源做好安全保障。

3.2 促進檔案管理信息化建設

企業實現檔案信息化管理最重要的就是實現檔案管理的信息化建設，由于企業檔案管理尚處在轉型過渡階段，基礎設施設備都嚴重不足，企業必須加快檔案管理信息化建設的進程。在信息化建設過程中，企業領導者應該從實際出情況出發，協調各部門之間的檔案管理，吸取國外先進的檔案管理經驗，推出全新的檔案管理方案，引導各部門員工積極參加企業檔案管理現代化建設。不僅如此，企業還應該建立完備的檔案現代化管理機制，選購先進的基礎設施設備，保證檔案信息化建設的硬件強大。

3.3 強化檔案基礎業務的建設

調查報告顯示，部分企業在開展檔案管理工作時往往沒有辦法順利地開展，這其中的因素多種多樣，主要就是因為檔案管理人員的管理水平不協調。為了應對這一情況，企業應該強化員工的檔案基礎業務培訓，提高員工的檔案管理能力和基本素質，建立健全企業內部的檔案管理規章制度，融入國外檔案現代化管理的技術，確保自身檔案管理的科學化、合理化以及規范化，通過以上手段來提高檔案現代化管理的實際價值。

3.4 提高紙質檔案的電子化進程

紙質檔案是傳統檔案管理運轉的核心組成部分，他們對于企業的發展做出了巨大的貢獻，它們是企業重要的物質財富。過去幾十年以來，老一輩的員工通過紙質檔案上的有關案例和經驗讓公司度過了一個有一個難關，所以文獻上的內容對于企業的未來發展有著重要的指導作用，企業在實現檔案信息化管理的建設中要加快紙質檔案電子化的錄入，通過文字輸入、拍照等方式將紙質檔案錄入到大數據庫中去，實現網絡技術與紙質化檔案的對接。在進行信息錄入后，還要重視文獻的保護措施，防止因網絡黑客入侵等因素造成重要檔案的丟失，給公司帶來巨大的損失。

4 結束語

全球信息化的大背景下，企業實現傳統檔案管理到檔案現代化管理的轉型是必然選擇，各企業應該通過制定完善的檔案管理規章制度、選購先進的檔案管理設施設備、強化檔案基礎業務建設等手段加快自身內部的檔案信息化管理建設進程，并且對于重要的紙質檔案要實現電子化管理，以此實現信息資源的有效利用，提高自身競爭力。