大數據時代新疆高校信息化管理運用研究

馬銘鍵 葉衛玲 劉珍珠 郭珊珊 伯浩天

摘要：文章基于新疆高校信息化管理的現狀和需求，結合信息化管理的客觀條件和探索中所面臨的問題，從釘釘APP使用的角度切入，探究釘釘的各項基本功能，以及如何高效運用釘釘這一APP，使其更好地服務于新疆高校信息管理。

關鍵詞：新疆；高校；信息化管理；釘釘

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2021）22-0076-03

基金項目：本論文為新疆大學大學生創新項目“大數據時代新疆高校信息化管理應用與探索——基于釘釘APP”研究成果，項目編號：S202010755017

一、引言

新疆高校信息化管理是針對新疆各個高等院校的信息化建設與管理。在信息科技高速發展的今天，高校應結合管理自身的需要，借助科學的、前沿的手段提高日常管理效率，達到資源整合等目標。大數據時代的到來，深刻地影響了人們的生產方式和生活模式。1980年，美國未來學家阿爾文·托夫勒在《第三次浪潮》中將大數據稱為“第三次浪潮的華彩樂章”。在這樣一個時代，數據的整合處理已成為剛需。釘釘APP是阿里巴巴集團打造的多端平臺，是可以實現免費溝通和協同的工作平臺，是專注于提升辦公和協同效率的即時通信工具。基于新疆高校信息化管理現狀及需求，釘釘精確到個人的信息管理、多人會議及回放、完善的企業通訊錄和組織架構等功能，與新疆高校的信息管理需求相適應。在2020年疫情防控期間，高校的教學資源、教學活動、人員信息等都需要依靠網絡平臺進行數字化整合。對于眾多平臺的嘗試，結合數據分析，釘釘是一個相對全面的管理應用，借助釘釘辦公、管理和教學有利于新疆高校信息化的管理應用以及探索。

二、新疆高校信息化管理客觀需求

（一）高校信息化管理面臨的挑戰

1.信息化管理學生的理念欠缺

信息化管理學生的重要性尚未得到充分認識，部分高校沒有將信息內容落實為一項重要的工作來做，有的高校雖然在這方面做了大量工作，但沒有建立有效的信息化決策機構，也沒有制定學生信息管理的總體規劃。部分信息管理教師對信息化理念的了解不透徹，甚至存在某些誤區。

2.學生信息化管理缺乏系統建設

教育管理信息化建設是一項系統性的工程，高校需要對此進行細致長遠的規劃。高校由各個學院（系）及不同級別的部門組成，不同學院（系）及部門的業務需求各不相同[1]，各職能部門容易各自為政，工作效率低下。大多數高校建立統籌部門的時間較短，工作機制不完善，優勢不明顯，仍存在可以改進提升之處。

3.信息化管理人才稀缺

在人才培養方面，受經濟、技術等因素的制約，高校的信息化管理人員培訓工作存在諸多問題。如缺乏行業的高端人才，總體規劃能力和建設能力較差，急需提升管理能力等。此外，年輕接班人缺乏儲備，受編制和自籌經費的限制，高校每年可招聘的人員數量有限，激勵機制不夠創新，缺乏接班人的培養意識等情況，也制約著高校學生信息化管理工作的創新發展。

4.學生信息化管理軟件欠缺

學生信息化管理是一項系統工程，既包括硬件等基礎設施的系統建設，又包括信息資源等軟件開發。學生信息化管理軟件初期建設投入比較大，需要有一定的經費支持與保障。但目前多數高校出于資金、技術等因素的考量，并未全面應用先進的、適用的教育管理信息系統，存在校園局部負荷過重等現象，導致擁擠堵塞，這在一定程度上限制了高校學生信息化建設的發展。

（二）大數據背景下高校學生信息化管理變遷

1.國家高度重視教育信息

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》關于推進教育信息化進程的內容獨立成章，《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》正式頒布，教育部制定印發《教育信息化“十三五”規劃》，教育信息化“十四五”規劃編制工作已經啟動[2]。各高校積極響應綱要，由此可見高校信息化管理的重要性。

2.加強教育信息化管理人才隊伍建設

擴大高校信息化人員規模，吸收具有專業化特長的信息人員，建立高校信息化人才隊伍獎勵機制，提高對信息化人才的認可度。同時，推動學校教師的信息化思想轉換，使其認識到教育管理信息化建設的重要性與緊迫性，不斷加強信息化人才隊伍建設。

3.加強學生信息化管理扁平化發展

傳統高校學生管理一般是垂直化的管理模式。隨著高校學生信息化教學管理的發展，高校的教學管理、學生管理模式開始向扁平化發展。傳統的信息管理一般是按照德國社會學家馬克斯·韋伯提出的科層制而組織的，隨著信息化管理的應用，二級學院、各部門、人員之間的限制被打破，管理的科學性得到了有效提升，有利于提高信息管理的工作效率。

4.加強校企合作

積極開展與企業和其他高校的合作，多渠道引入資金，解決資金不足問題，優化資源配置，委托企業開發軟件項目，與企業簽訂軟件開發協議，從而節約信息化經費支出，提高學校的管理和服務水平。

5.疫情倒逼推動高校信息化發展

教育部印發《關于在疫情防控期間做好普通高等學校在線教學組織與管理工作的指導意見》，要求采取政府主導、高校主體、社會參與的方式，共同實施并保障高校疫情防控期間的在線教學，實現“停課不停教、停課不停學”，同步發布了22家在線課程平臺在疫情防控期間支持高校在線教學服務方案信息。

（三）高校信息化管理運用不同平臺存在的問題

運用QQ、微信群管理存在的問題。

在高校進行信息化管理的過程中，QQ、微信群被高校行政人員及學生熟練掌握和使用。在這樣的現狀下，利用QQ、微信進行高校信息化管理也暴露出了越來越多的問題。

第一，師生因繁雜信息過多而忽略或無法及時查收重要信息。QQ與微信本質上均屬于社交軟件，用戶利用這兩大軟件辦公時，多少都會受到無關緊要的信息的影響——一篇推送文章、好友發來的消息、一條精彩的小視頻都有可能分散用戶的注意力，導致其忽略或無法及時查收重要信息的情況出現。

第二，安全性較低，容易導致重要信息泄露。QQ和微信這兩大社交軟件始終存在著安全隱患。一般情況下，用戶可以自由地進入與退出群組且不易被管理員之外的人發現。在這種情況下，如果利用QQ和微信傳達重要信息就很容易造成信息泄露等情況，存在重要信息被已脫離組織的人員泄露的風險。

第三，協同合作功能弱。QQ和微信這兩款社交軟件僅能滿足基礎的信息溝通和圖片文件共享的需求，且兩款軟件的諸多功能不互通，協同合作功能整體偏弱，這極有可能導致辦公效率低下的情況出現。

第四，欠缺管理功能。QQ和微信缺少日常辦公需要的考勤、簽到、會議等功能。一旦出現需要及時通知的重大事項，往往無法及時傳達給每一個人，也不方便及時了解每一名用戶的出勤情況。這均不利于高校對師生實施精確化管理。

（四）運用騰訊會議管理存在的問題

在防控疫情的特殊時期，越來越多的師生選擇運用騰訊會議進行日常管理與溝通，在線上處理相關事務。但使用騰訊會議仍然會存在著一些不可忽視的問題，主要有兩點。

1.參會人數容量有限，不利于開展大型會議

高校師生人數眾多，組織一場大型會議往往涉及諸多部門，參會人數眾多。但騰訊會議能同時容納的人數在不付費的前提下最多為300人，一旦參會人數超過了300人，再想借助騰訊會議開展相關工作就有些困難了。

2.軟件功能存在不足

查閱網上相關報道可以發現，騰訊會議軟件存在多人會議容易卡頓、界面偶有崩潰、有時無法開啟靜音、部分功能過于煩瑣等問題。這些問題都會對高校日常的信息化管理帶來不便，從而對工作效率產生不利影響。

三、對新疆高校利用釘釘APP進行管理的分析

隨著信息化社會的迅速發展，在高校管理中，信息管理顯得極其重要。為了保證學校教學工作順利完成，需要有良好的信息管理系統作基礎。優秀的信息管理系統在學校的管理工作中，會發揮出高質量的輔助作用，推進信息化管理在高校中的應用，可以提高辦事效率，減少傳統的人工管理環節，使學校的教學活動更加規范。在新疆高校日常的信息管理中，尤其是在疫情期間，作為基礎功能的信息發布與接收功能，方便了學校從線上對學生各方面的信息進行收集與歸納整理；而各個重大事項的發布可以通過線上會議完成信息傳達；受空間的限制，紙質版文件無法傳播共享，所以要在線上進行電子版的信息共享，學生們的作業一般通過郵件收發的形式統一交給教師。

（一）信息發布與及時精確到個人的接收功能

高校在信息管理工作中，可以通過釘釘APP進行信息收發，如班主任在群里發出相關文件，群里的學生們都可以看到文件，了解文件的編輯要求，同學們點擊進入文件內，可以進行在線編輯。釘釘的信息收發功能允許多人同時編輯文件，還會在右上角顯示同時在線編輯的用戶的頭像，而且不易出現卡頓、閃退等問題；文件的顯示比例使用者可以隨意調整，方便編輯信息內容。學生們編輯完文件之后，直接退出即可，不用自己手動保存文件，退出之后還會出現“是否通知全體成員”的選項，可以自主選擇是否告知群組其他人員。班主任可以隨時點擊進入文件查看成員編輯情況，確認已收集完成之后，可以直接保存文件，將其另存為word格式到桌面，形成最終文件。

（二）重要會議的參與功能

釘釘APP的會議功能在新疆高校信息化管理的過程中十分重要。釘釘APP的會議功能可以讓師生隨時隨地組織會議，進而幫助師生對時間進行合理規劃，提高效率。所以，利用此功能也有利于加快實現新疆高校管理信息化?；趩柧碚{查得到的反饋，我們可以了解到，在新疆高校，經常使用釘釘參與會議或線上課堂的人數所占比重較小，僅為21.2%。但使用過釘釘APP會議功能的師生們普遍認為釘釘會議較之于其他會議軟件，主要優勢在于其容納人數更多，方便開展大型會議。而高校又是人員眾多且正在逐步推行信息化管理的場所，結合這一客觀現狀，有理由相信，釘釘APP的會議功能在新疆高校信息化管理的過程中，仍有巨大的普及空間。只要釘釘APP逐步完善優化自身的會議功能，不斷凸顯自身優勢，未來一定會有更多的新疆高校師生選擇運用釘釘APP會議功能來開展相關工作。

（三）資源的共享功能

釘釘的資源共享功能可以對圖片、文檔、聲音及視頻資料進行共享，方便師生隨時隨地查閱、發送，能提高工作效率，減輕工作負擔。從問卷調查結果可以看出，對于釘釘的資源共享功能，大家的使用率不高，僅有19.51%的人經常使用，64.2%的人用來接收共享圖片文件等信息，使用形式比較單一。大家普遍認為資源共享可以節約時間，使用人數少，是因為他們認為資源共享功能沒有所需要的內容，使用起來太麻煩，這說明各高校沒有充分利用釘釘的資源共享功能，仍需進一步開發利用資源共享功能，滿足師生的需求。

（四）郵件的發布功能

釘郵是釘釘提供的郵箱功能，支持個人及企業郵箱賬號一鍵完成登錄。在高校信息的管理中，多平臺郵件集合，便利了郵件的收發。企業通訊錄的存在也便利了郵件的互通，學生和老師都可以在不知道對方郵箱號的情況下，進行郵件交流，在收件時也可以通過組織架構清楚地得知發件人姓名及所屬組織，這在很大程度上簡化了操作流程。但數據表明，釘郵在新疆高校中使用率相對較低，從未使用過釘釘郵箱的占總受訪者數量近一半，偶爾使用的人數比例也比經常使用的高，這也意味著釘釘的郵箱功能有更廣闊的改進和升級空間。釘釘郵箱的基本功能對日常生活學習相對幫助較大，便于收藏關注和直接按條件篩選想要的內容。直接找到聯系人進行郵件收發、單個應用多方郵件管理、便于群發和通知，都是票選出的優于其他應用軟件的功能，而一些個性化的選項選擇人數反而較少。由此可見，用戶在使用釘釘郵箱時，更在意其基本功能，所以對新功能的探索應該基于用戶的本質需求。釘郵最不便之處，是其接受文件的最大容量只有70M，大文件是無法使用釘郵進行收發的，因此其難以滿足高校中不同專業的需求。釘郵的這個限制是很多人放棄以及不選擇釘郵的重要原因，若進行升級管理，能擴展更多用戶，也更便于高校中信息管理效率的提升。

四、結語

釘釘APP中的企業通訊錄、辦公電話、通知消息、電話會議、視頻會議等等，無論是電話還是短信，無論是否有網絡或安裝釘釘，均可收到應用短信的消息，無障礙信息必達。在疫情特殊時期，其廣泛適用于網課線上教學，相對穩定，可共享屏幕、文件和基本信息。有回放，對于課堂線上教學，可反復觀看復習。無論是聊天還是群消息，都支持查看消息發出后的已讀和未讀情況，便于針對性通知。高效傳播，情況一目了然，完全滿足高校的基本需求，但在信息安全、協同合作等方面仍需要不斷優化，不斷創新發展。使用釘釘可以提高校園管理效率，讓高校教學與學工管理工作更加簡單高效，同時也使得各高校都能享有公平的教育資源，得到更好的發展。

參考文獻：

[1] 梁偉雄.高校教育管理信息化現狀與優化策略分析[J].高教學刊，2020（14）：1-5.

[2] 教高廳〔2020〕2號，教育部應對新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領導小組辦公室關于在疫情防控期間做好普通高等學校在線教學組織與管理工作的指導意見，2020[EB/OL].中華人民共和國教育部，http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A08/s7056/202002/ t20200205_418138.html，2020-02-04.

作者簡介 馬銘鍵，本科，研究方向：播音主持藝術。葉衛玲，碩士，講師，研究方向：視覺傳播。劉珍珠，本科在讀，研究方向：新聞學。郭珊珊，本科在讀，研究方向：新聞學。伯浩天，本科在讀，研究方向：新聞學。