當前企業檔案管理工作存在的問題及改進策略

摘要：在現代企業管理中，檔案管理是一項重要的工作任務。高質量的檔案管理工作，可以全面記錄企業發展的歷程，可以為企業管理運營的決策提供可靠數據支撐，可以為企業長遠發展規劃正確方向。但在現實中，很多企業不能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理往往成為企業管理整體工作中的薄弱環節，不能滿足現代企業發展的需求。本文闡述企業檔案管理工作的基本概念，指出當前企業檔案管理工作的基本要求，介紹企業檔案管理工作的基本作用，分析當前企業檔案管理工作中存在的問題，并提出改進策略，以供參考。

關鍵詞：企業 檔案管理 策略

現代企業在運營和發展的過程中，會產生大量的數據、文件等檔案資料，內容涉及企業管理的方方面面，直接關系到企業發展的記錄、企業決策的依據和企業發展的規劃等重大事項。因此，檔案管理是現代企業管理工作的重要組成部分。但在現實中，很多企業不能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理往往成為企業管理整體工作中的薄弱環節，不能滿足現代企業發展的需求。在此背景下，如何解決當前企業檔案管理工作中存在的問題，并采取行之有效的措施加以改進，以充分發揮檔案管理工作的積極作用，成為現代企業管理者必須重視的研究課題。

一、企業檔案管理工作的基本概念

企業檔案管理工作主要是指，對企業內部的檔案資料進行收集整理、歸納統計、分類保管和提供調取查閱服務的工作。企業檔案管理是一項復雜的系統性工作。從檔案類型上區分，就有人事檔案、財務檔案、設備檔案、固定資產檔案、安全生產檔案、教育培訓檔案、行政檔案等多個類型，涉及企業經營生產的各個部門和環節。從工作屬性上區分，企業的檔案管理部門自身并不能直接產生檔案資料，而是需要企業各個部門在實際工作中形成相關資料，由檔案管理部門進行資料價值的甄別判斷，并收集整理，因此，該項工作有管理屬性。同時，檔案的收集整理要求全面系統、真實可靠，其有著一整套完整的規范性操作制度標準，且檔案的保管對環境的溫度、濕度有著嚴格的要求，特別是現代的電子檔案，更需要相關數字技術設備作為硬件保障，因此，該項工作還有著專業技術屬性。檔案管理工作的效能發揮，體現在檔案的運用上，檔案管理工作中重要的一環，就是要提供檢索和查閱服務，為企業決策提供依據，因此，檔案管理又有著服務屬性。

二、企業檔案管理工作的基本要求

（一）對檔案資料真實性的要求

檔案資料是企業管理者對企業經營和發展做出正確決策的關鍵依據，因此，檔案資料的真實性至關重要。只有真實的檔案資料才是有價值的，任何含有虛假成分的檔案材料，不但不能記載和反映企業經營和發展實際情況，而且還會給企業的決策帶來錯誤的引導，使企業蒙受重大損失的同時，也會嚴重影響企業的社會形象，這在現代企業發展中，是決定企業生存發展的重大問題。

（二）對檔案資料系統性的要求

在現代企業運營管理中，各部門分工精細，各環節銜接緊密，由此產生的檔案資料較為龐雜。這就要求檔案管理工作中必需嚴格地遵循系統化的原則，高效地將原本零碎、分散的各種數據、文件進行系統梳理整合，建立起科學細致的類別區分。這樣，一方面便于檔案資料的分類保存，提高檔案整理的工作效率;另一方面便于檢索和查閱檔案，提高檔案管理工作為企業決策的服務質量。

（三）對檔案資料全面性的要求

檔案的收集、管理和儲存等各個環節，都要關注到檔案資料的全面性，不但企業內部運營產生的數據、文件等是檔案管理工作的內容，而且涉及企業有關的各種信息，也是檔案收集的對象。例如，媒體對企業的相關報道材料、客戶的重要反饋信息、企業承辦社會活動的資料等，都是企業發展的重要見證，都必須及時全面地納入檔案管理之中。

（四）對檔案資料保密性的要求

企業的檔案資料可以分為一般型檔案和機密型檔案。在現代市場經濟高度發展的社會，企業之間競爭異常激烈，企業的財務信息、技術信息、客戶信息等，都是本企業的核心機密，屬于機密型檔案，一旦外泄會給企業帶來難以估量的損失。對于機密型檔案，在檔案管理工作中一定具有高度的保密意識、嚴密的規章制度和必要的技術手段，確保檔案信息的安全。

三、企業檔案管理工作的基本作用

（一）為企業管理者作出正確決策提供可靠依據

企業管理者的決策是否正確，直接決定了企業的效益高低，重大決策還會直接關系到企業的生死存亡，因此決策需要非常慎重嚴肅。一個正確決策的作出，需要企業管理者充分了解當前企業的財務、人員、技術等方面狀況，同時也要獲取較為全面的市場信息，而提供這些資料則是企業檔案管理部門的職責所在。此外，作出關乎企業前途的重大決策，還需要參考企業發展歷史上的相關決策內容、企業人力資源的配備及流動、企業技術儲備信息等，這些資料則完全由檔案管理部門來掌握。

（二）促進企業內部工作效率和質量的提升

檔案管理統一整合了企業所有檔案資料，形成了一個完整的企業信息庫。在激烈的市場競爭中，商機稍縱即逝，如果企業管理者和各部門需要相關資料而無法及時獲取，便會造成時機貽誤。檔案管理工作有效地避免了各部門各自保管資料，不便于分享流通的弊端，可以隨時提供企業全面的信息，從而提高了工作效率，也最大化地發揮出檔案資料的價值。

四、當前企業檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理的重要性在認識上不夠充分

檔案管理工作并不能直接產生經濟效益，而且檔案管理需要配備一定的人員，檔案存儲也對濕度、溫度、防火等有著較高的要求，需要進行相應的硬件投入。對于追求經濟效益最大化的企業經營者而言，其對檔案管理部門的重視程度遠不如營銷部門、生產部門、技術部門等能夠直接決定企業經濟效益的部門。因此，檔案管理工作在很多企業中處于邊緣地位，得不到應有的關注與支持。有的企業只是由財務部門負責財務檔案，人事部門負責人事檔案，其他的檔案資料沒有設置專門崗位進行收集管理，更沒有打造檔案所必需的硬件環境，造成大量有價值的檔案資料流失。

（二）檔案管理的制度建設不夠完善

檔案管理是一項專業性很強的工作，有其自身的規范性要求。部分企業的檔案管理制度建設不夠完善，如在企業內部的檔案管理沒有一套完善的工作標準，尤其是對檔案資料價值的界定標準不明晰，一些無用的檔案資料浪費了企業資源，而一些有價值的檔案資料卻被忽略。又如檔案管理工作缺乏必要的制度監管和約束，造成檔案管理人員的責任意識不強，工作中存在較大的隨意性，影響了檔案管理的工作質量。

（三）對檔案管理的信息化發展不夠支持

當前我們已經全面進入信息化社會，信息技術在檔案管理中被廣泛應用。但部分企業由于認識問題或者投入成本問題，對檔案管理的信息化升級發展工作不夠支持，依然沿用傳統的人工作業方式進行檔案管理工作。一方面，檔案管理的信息化程度較低，造成檔案管理需要配備大量人員，占用了企業寶貴的人力資源，而且傳統的檔案管理需要處理大量的紙質文件資料，在存儲過程中容易損壞，也不便于調取查閱;另一方面，在信息化社會，市場瞬息萬變，傳統的人工作業方式無疑效率低下，滯后于時代發展，嚴重影響了企業的工作效率。

五、企業檔案管理工作改進策略

（一）提高對檔案管理工作的重視程度

企業管理者對檔案管理工作的重視程度，是實現檔案管理工作改進發展的思想基礎。企業管理者要充分認識到檔案管理工作對企業經營發展的重要意義，將檔案管理工作視為現代企業管理的重要組成部分，合理設置相關部門和崗位，理順檔案管理工作在企業運行中的地位和關系。同時，還要加大對檔案管理工作的投入力度，特別是在檔案存儲方面，要及時更新防潮、防火、防霉、防盜等設備，為高質量地開展檔案管理工作提供堅實的硬件支撐。

（二）加強檔案管理的制度建設

企業要在國家相關法律法規的基礎上，結合本企業的實際情況，制定和完善檔案管理的各項規章制度。一是要明確責任，將檔案管理工作的各個環節落實到具體部門、崗位、個人，切實提高相關工作人員的積極性和主動性。二是要明晰流程，從檔案資料的收集、整理、保存和提供四個方面，提出詳細的工作要求規范，保證檔案管理工作的平順運轉。三是要統一標準，讓檔案管理的各個工作環節都有據可依、有章可循，提高檔案管理工作的嚴肅性，避免隨意混亂情況的發生。四是要強化監管，定期對檔案管理工作進行巡查，以便于及時發現和修正問題。

（三）積極推進檔案管理信息化發展

信息化是檔案管理工作發展的大勢所趨。企業管理者要認識到信息技術在檔案管理中的優勢作用，積極推進檔案管理的信息化發展。一是要進行設備升級，為檔案管理部門配備計算機、掃描儀、數碼相機等設備，從硬件上做好支持。二是要進行工作機制改造，建立檔案數據庫、信息平臺，推動檔案管理由傳統手工作業向信息化作業過渡發展。三是要重視人員培訓，將信息技術作為培訓重點內容，提高檔案管理人員的信息技術水平，以便使他們跟上時代發展，更好地開展工作。

（四）優化檔案服務質量

檔案管理不僅僅是收集整理和保存檔案資料，更重要的是要為企業提供優質的檔案服務，把檔案的價值充分發揮出來。因此，優化檔案服務質量是企業檔案管理工作改進的重點。一是要關注服務的便捷性，充分利用信息技術，做到及時更新數據，同時滿足企業隨時隨地查閱檔案的需要。二是要關注服務的共享性，尤其在大型企業集團內部，要建立起檔案服務的信息化系統，實現檔案信息的舒暢交流，提高企業工作效率。

六、結語

檔案管理是企業管理的重要內容，在新時期社會發展的背景下，需要不斷更新理念、創新方法，以期實現檔案管理工作的新發展，在企業運營中更好地發揮積極作用。

參考文獻：

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[2]仲杰.新形勢下國有企業人事檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2019（21）：139+141.

（作者簡介：高原，女，本科，徐州經濟技術開發區黨政辦公室，檔案助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）