高校檔案數字化建設面臨的問題及對策

馬盼

摘 要：高校檔案信息數字化建設實際上是適應高校教育信息化、國際化的重要舉措，同時也是高校檔案工作實現可持續性發展的必然要求，是實現檔案信息化建設的重要環節。高校檔案信息數字化建設效果將影響檔案信息化發展，因此其具有十分重要的意義。然而綜合分析當前高校檔案信息數字化建設實際情況還存在很多問題，會從一定程度上影響檔案網絡化以及高校信息化發展。基于此，高校需要借助教育國際化、信息化發展機遇，能夠從多個角度大力發展檔案信息數字化建設，使其適應并構建新時代背景下檔案發展與高校高等教育發展的檔案信息數字化長久機制。在本研究中闡述了數字化時代背景以及數字化建設意義，提出高校檔案數字化建設概述，并能夠從技術、管理、人員、系統這4個角度闡述目前高校檔案數字化建設面臨的問題以及解決對策，希望能給相關工作人員提供幫助。

關鍵詞：高校;檔案;數字化;問題;對策

高校當前開展檔案數字化建設實際上是綜合利用現代化信息技術、工具進行信息獲取、處理、傳輸，能夠利用現代化信息資源提升檔案管理的有效性，充分挖掘并獲取資源，向社會提供高質量服務的技術手段。當前國內高校檔案信息數字化建設過程中存在很多問題，如何能夠綜合利用信息數字化克服發展中存在的問題，不斷規范高校信息數字化建設工作，成為了當前新時代背景下高校檔案管理人員需要解決的問題。

一、問題產生的背景

1.數字化時代

互聯網出現在傳播學中簡稱為第四次傳播革命，當互聯網再次改變信息傳播時導致營銷概念及格局也被再次重構，第四次傳播革命也使我們邁入信息化時代，信息不再稀缺，一切信息均是可獲取的，同時信息具備雙向流通性，大眾媒體時代背景下檔案管理員可通過媒體可查閱信息，而在數字背景下普通人也可被授權后在客戶端查閱信息。檔案文件的儲存方式上發生變化，隨著信息個性化、碎片化程度逐漸提升，檔案管理者不再將信息儲存于腦中，而是通過互聯網實時獲取所需的信息，檔案管理者的決策模式發生了顯著變化，可以說處于數字化背景下，信息是人們意識中的感知結合，能夠隨時通過互聯網思維快速構建數字資產。

2.數字化建設的意義

21世紀是信息化時代，數字化建設具備劃時代意義，信息化社會將成為人們信息獲取的重要數據中心。隨著互聯網技術的傳播以及電子出版物的受歡迎度，數字化建設概念被提到日程中，也使得數字檔案建設成為城市文化事業發展重要構成，進一步可以判斷基于網絡信息以及數字化背景下支持的數字檔案將成為人們拓展視野學習新知的新途徑。隨互聯網技術發展，尤其是視頻傳播數字化技術的應用越來越廣，人們在信息閱讀過程中需要完成信息儲存、查詢以及引用等問題，而這一切需要將數字檔案建設發展落實好。我們都知道，數字檔案其涉及驅動多媒體、海量信息組織和互聯網應用問題等各方面的技術領域。從一定程度上來看，檔案館的一切圖文均可通過信息化來體現，包括公共查詢、編目、聯機采購等，之后數字檔案館可檢索不同信息，包括影像、視頻、報刊、電子圖書、多媒體資料等。除此之外，數字檔案也可利用電腦軟件進行檔案管理、文件查閱等相關服務。總之，數字化建設最大的益處在于人們可借助互聯網無限空間，給其提供更多且高質量的圖文信息資料。

二、高校檔案數字化建設

從檔案數字化的概念上來看，數字化是用0和1兩位數字編碼表達信息的綜合技術，即將其全部轉變為數字信號，可接受的信號是針對信息而言的。檔案數字化即檔案信息化，是充分利用數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術等相關技術手段，將聲像、紙質文件等一些傳統介質文件與已歸檔、保存電子檔案，構建成具備一定結構的檔案信息庫，經過信息數字化處理之后能夠使檔案信息提升檢測速度，節約儲存空間，能夠大大緩解庫房壓力，減少檔案原件頻繁使用導致的文件磨損，充分發揮檔案館信息優勢，能夠不斷豐富網上資源數量、質量，強化檔案信息資源開發利用，能夠為檔案館特色服務創造基本條件。從檔案數字化建設的內容上來看，在數字化方面檔案數字化包括兩個層次：一是檔案目錄數字化，要構建檔案目錄數據庫關鍵要規范檔案注入標引，并選定檔案目錄數據庫結構;二是檔案全文數字化，通過采用掃描方式能夠將檔案全文按照原件逐一將其儲存為圖像文件并進行目錄索引編制，經過光學字符技術識別之后可通過文本格式將其儲存起來，輔之以全文檢索數據庫等方式。從業務上來看，檔案數字化建設包括下面幾點：第一，檔案資源數字化管理。在這一過程中包括利用數字信息化技術，將館藏不同檔案數字化接收歸檔電子檔案。這也是實現高校檔案信息化的重要基礎，可采取三種途徑來實現：（1）將檔案館固化于紙質中的檔案信息開發并匯集三次文獻信息，通過數字化方式將其錄入計算機互聯網中;（2）能夠充分利用掃描數據照相等技術，將原件實現數字化處理;（3）在日常辦公中規范電子信息處理流程。構建高校數字化檔案信息資源數據庫系統，該系統是通過數字化方式對館藏數據進行有效處理、儲存、維護的軟件，包括文件管理系統目錄、中心管理系統、檔案管理系統等。第二，構建數字化檔案信息網絡，主要是將數字化信息在互聯網中進行信息發布傳遞實現檔案資源信息化，可達到保護檔案原件的效果，但最終是要實現檔案管理及信息共享，隨互聯網技術發展，不同地區的檔案館能夠與互聯網進行有效連接，使局域網與廣域網構建聯系，用戶可通過互聯網遠距離檢索網上開放的所有國內、外數字化資源。檔案信息化數字化建設，包括信息網站建設、內外部局域網建設，以及國家檔案信息總網建設。

從當前高校數字化檔案建設的特點上來看，數字化檔案是充分利用現代化信息技術將過去以及現在國家機構社會、個人、經濟、政治、文化、宗教等各個領域的活動，直接形成對社會、國家具有保存價值，可被社會共享的各種文字、圖像、聲像等數字化記錄。相對傳統紙質版檔案來說具備下列特點：第一，信息非人工識別性。數字化檔案是采用數字代碼進行符號記錄的，通過計算機特定解碼方式將其還原為輸入前狀態，進而才能夠被人工所識讀;第二，系統的依賴性。在開展數字化檔案管理過程中需要充分借助計算機系統來實現，因此系統兼容性具有十分重要的意義，與原系統不兼容時需要進行新系統的轉換調配，以確保信息可讀性;第三，信息和載體的可分離性。高校數字化檔案信息是可流動性的，同時也具備相對獨立性，信息和載體分離性是高校數字化檔案能夠以全文文件形態與邏輯關系構建的信息要素發生彼此分離;第四，信息依賴性。信息化背景下，高校檔案載體很容易導致信息被篡改刪除，除此之外信息系統和程序無法解開陳舊的代碼，需要將原文件遷移新技術背景，但在遷移時很容易導致信息損失;第五，信息儲存高密度性。高校數字化檔案在信息儲存時緊密度高于過去人工可視讀信息介質，隨信息技術發展及儲存密度將會持續擴大;第六，多種信息媒體集成性。當前高校數字化檔案能夠將圖像、聲音、文字、影像等不同信息形式進行組合，并在現當時活動情況，進一步強化檔案對于活動的記憶和在線功能。

三、遇到的問題

1.技術層面

檔案管理工作標準化、規范化是開展高校檔案信息化建設的關鍵前提，而目前主要存在的問題是計算機軟件開發缺乏整體規劃，同時這些軟件在實用性、通用性方面存在很多問題，計算機和相關設備型號兼容性較差，設備檔次參差不齊，未形成統一硬件環境檔案，信息規范未統一分類，編碼標準不統一，這些均會從一定程度上影響信息交流程度，進而影響高校檔案信息化建設發展。

2.管理層面

（1）人員管理層面。對于高校來說，教學改革以及學生就業、科研工作等是高校工作開展的中心，而高校沒有高度重視檔案管理工作，尤其是檔案數字化工作，其需要耗費大量的時間、精力、財力，但無法看到顯著經濟效益，需要投入大量財力、物力。由于原始紙質檔案越積越多，導致手工查檔費時費力，由于上級領導一直不重視，電子檔案建設工作無法展開。即便手工進行檔案翻閱也不會影響檔案利用服務功能，因此可將這些經濟費用用于學生的就業解決和學生教學問題所需，導致從事高校檔案管理的工作人員大多數在檔案管理認知中停留于紙質檔案這一角度。對于普通群眾來說其關注在檔案館可以找到所需檔案，對檔案信息化服務數字化建設缺乏概念，也沒有引起高度重視，因此幾乎人們對于檔案管理的認知停留于傳統檔案館的階段，推動檔案實現數字化建設效果模糊，導致學校領導沒有引起高度重視，工作人員不積極，人們不關心的問題產生。此外，由于傳統檔案館在工作時技術含量較低，即便退休之后空出編制，在招募新人時也沒有重點，因此在檔案管理員招聘上未引入專業檔案管理人才和計算機人才。檔案館管理人員是該項工作的重要推動者，其對于數字化認知停留于文字掃描，而沒有對整個檔案數字化建設有系統性架構。現有檔案館工作人員還不具備電子檔案管理技術，因此也決定高校檔案數字化工作僅能夠開展到初級階段，檔案工作人員是高校檔案數字化的重要力量，盡管其接受過大量檔案信息化培訓，但由于這些培訓相對基礎并不是專業檔案學習，同時在培訓時也未涉及先進檔案業務知識，即便培訓過，也不會在日常檔案中涉及，對其未形成深刻印象。

（2）系統管理層面。當前高校檔案數字化水平較低，導致學生在檔案查詢時需要耗費較長時間，檔案利用效率較低，由于高校檔案館對于所采用檔案管理軟件無統一要求，因此各檔案館可自主選擇相對應的管理軟件。比如，某高校采用東方飛揚檔案管理軟件，而其余部門采用三友或用友等檔案管理軟件。這些軟件要求定期升級，由于大多數是僅采用簡單功能，只需滿足基本的錄入無升級要求，大多數檔案室對于檔案軟件認識停留于一次性買賣，而沒有對軟件實現定期升級意識，也未將檔案升級費用列入其中，甚至部分檔案管理軟件官方已經無研發和更新信息，導致無法進行系統升級。各個檔案館所采用的軟件以單機版為主，至多具備一些簡單局域網功能，無法用于互聯網中，但檔案數字化建設最終是要實現互聯網共享，尤其對于大規模數據傳輸采用單機版軟件，其信息處理速度接入網絡中無法滿足需求。比如，對于某高校檔案館其采用的管理軟件符合文本數字化錄入需求，盡管能夠與全文掃描圖像構建連接，但信息傳輸速度較慢，在信息傳輸時也會影響檔案查詢，使檔案利用率減弱。檔案利用只能在局域網范圍內，但無法進入互聯網，仍停留于網頁查詢功能，只限于檔案館自建局網使用，無法真正實現數字化資源共享，并且該檔案系統專門針對紙質檔案數字化工作，因此對各部門原有數字檔案無法實現有效管理。

四、解決對策

1.社會方面

應當規范統一構建相關制度，只有建設符合實際的制度規范，才能夠順利完成數字化建設，對于高校檔案數字化建設來說是系統性工程，在建設時需要通過全面論證、策劃。在檔案數字化建設前需要摸清檔案館實際情況，制定科學建設方案目標，再分階段、分步驟進行推進。總之，需要做好統籌兼顧，制定有效的建設方案，方案的制定對于規范數字化工作起到積極指導作用，在數字化中需要嚴格按照方案標準來開展，結合建設方案確定數字化層次，分批次、分層次開展數字化。

2.校園方面

學校應當積極引進和培養高質量的檔案數字化人才。對于高校來說檔案數字化建設是具有高技術含量的工作數字化建設，需要具備計算機技能的團隊來完成，因此高校檔案部門需要在人員配置方面采取請進來和走出去的方式，綜合引入新型具備專業理論知識和計算機實踐技能的復合型人才。在對在職管理人員需要強化檔案專業理論知識學習以及利用信息技術數據處理的能力培訓，采取有效措施打造專業化、技術化高素質檔案數字化建設人才隊伍，能夠使檔案管理隊伍適應新形勢下檔案管理工作的發展需求。

3.技術方面

首先，需要采取雙軌制歸檔，避免出現重復勞動。檔案信息數字化建設和開發利用是對原有紙質版檔案通過掃描加工，信息處理，轉換為數字形式儲存。其次，能夠針對當前各類電子文件進行及時歸檔整理、保存，構建完整有用的電子文檔體系。當前高校檔案管理人員錯認為數字信息化是將紙質檔案轉為數字形式，而忽略對日常電子文件的及時歸檔轉換，主要是由于管理人員針對數字化工作缺乏正確理解，導致數字化開展進度較慢，收效不理想，經常會出現重復勞作的問題，增加數字化成本以及個人勞動強度。因此，在建設檔案數字信息化時需要在進行紙質檔案數字化時，還應當注重各類檔案電子文件載體及時歸檔，避免日后開展重復工作，浪費人力、物力。除此之外，檔案管理部門在推進開展數字化時，需要同步開展電子文件歸檔和數字化轉換，在檔案歸檔過程中可采取雙套制歸檔法，避免后續較大工作量。

4.管理方面

構建高效檔案館數字化工作是基于信息化背景下的基礎工作，應當遵循統一標準規范，只有這樣才能夠確保數字檔案信息資源實現互聯互通以及信息共享，只有形成一套檔案數字化工作制度體系，才能夠使整個檔案數字化工作實現有章可循。高校檔案部門需要遵循國家制定的技術規范標準，制定學校自身的檔案數字化技術標準規范，使其實現可持續性發展。

五、小結

總而言之，當前高校在開展檔案數字化建設過程中很多信息技術應用不夠成熟，其技術工具還處于持續完善中，在檔案館領域需要針對現代化信息技術的應用價值和特點進行了解，掌握并合理應用于檔案數字化管理中，進而提升檔案館服務水平。在充分利用信息技術的基礎上，能夠獲得高效、高質量開展數字檔案館建設和服務，更好地促進檔案館實現可持續性發展。

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（作者單位：內蒙古科技大學）