基于內部治理視角下的高職院校辦公室管理思路探討

鄧稀元 重慶財經職業學院

引言：由于高等職業技術學院的教育發展迅速，高職院校辦公室的辦學環境也隨之發生改變。因此，高職院校需要努力強化內部管理，而高職院校辦公室作為高職管理系統的核心，高職院校要著重注意提升管其理能力。那么如何找準高職院校辦公室的定位，通過內部管理將辦公室中內部矛盾轉化為動力，有效地提升高職院校辦公室管理水平，可以有效地幫助高職院校進行迅速合理的改革發展，是當前高職院校急需解決的實際問題。

一、高職院校辦公室的管理現狀

高職院校辦公室是高職學校的綜合管理部門，具備著設計教學方案、解決高職院校內部事件、開展各項高職院校大會的主要任務，同時還要協調學校與教師之間、教師與學生之間、教師與家長之間的利害關系，高職院校的管理能力直接影響著高職學校的正常運作。其在高職院校的重要性是十分巨大的。因此需要高職院校高度重視辦公室的管理能力。但高職院校在與普通本科相比，高職院校的辦公室內部機構設施設備相對簡單，管理人員的設備比較少，但是高職院校的辦公室處理日常事務的能力并不比普通本科能力弱，并且隨著高職教育被社會的重視程度增加，高職院校學生與社會企業接觸更為密切，導致高職院校的辦公室工作范圍變大，促使高職院校辦公室疲于奔波，應付性工作，使工作效率大幅度的降低。而由于高職院校成立大部分是因高校擴招而從中專學院升格上來的，導致辦公室的管理辦法還是會被原來中職專校的管理模式所影響。使高職院校辦公室的管理工作模式沒有創新能力，達不到管理工作的標準，嚴重缺乏辦公室管理的系統思考，使高職院校辦公室的管理能力很難完成高職院校發展的需要。

二、高職院校辦公室的治理措施

（一）針對性管理，提高辦公效率

在高職院校進行改革發展的關鍵時期，高職院校需要加強辦公室的決策管理能力和協調服務能力用以保重高職院校平穩地進行改革發展。要求高職院校辦公室可以在提供優秀專業的管理服務同時，可以做到可有有效處理啊高職院校突發的各項事件。可以做到既能設計教學方案，還能熟知高職院校大大小小的所有事，同時兼顧與社會企業的公關協調。其次，由于高職院校辦公室的日常工作大多是服務于承辦領導，導致工作突發性強，充滿了不可預見的臨時性。因此，要加強高職院校辦公室對工作的積極性，自主做好時間的管理，努力加強管理能力的工作態度。與此同時，高職院校辦公室要嚴格遵守求真務實的工作精神，在做好教學科研工作和為院校領導學生服務的基礎上，嚴格落實管理工作深度任務實施的全過程，積極開展對高職學院的監督工作。要求高職院校辦公室對高職院校的重點發展工作進行嚴格貫徹落實，積極及時地進行總結，增加高職院校辦公室的管理工作經驗，為高職院校領導的決策提供有效可靠的意見建議。

（二）積極創新管理機制

完善高職院校辦公室管理工作可以通過建設合理的管理制度。可以有效的引領高職院校辦公室工作更加規范。這就需要高職院方在注重工作管理的同時，合理融合科學化的管理方式，嚴格要求高職院校辦公室管理工作的規范各項工作行為準則，可以合理明確地進行辦公的具體要求和步驟，讓高職院校辦公室的工作可以嚴謹地按照工作規程運轉下去，這樣就能避免了重復工作、處理事件慌亂無序的現象發生，還可以使高職院校辦公室能夠根據實際工作任務來作出合理有效的安排措施，使其能夠靈活快速的完成高職院校領導布置的任務。同時高職院校可以通過定崗定責，來強化高職院校辦公室工作崗位的責任制。首先要合理科學的確定高職院校辦公室管理工作的定位，要根據高職院校辦公室的工作性質來進行科學合理的分類，以確保權責分明。其次要根據辦公室人員的辦公能力來進行針對性的崗位分配，確保發揮辦公人員的能力最大化，這次之中還要做好辦公人員互補模式，將辦公人員分為兩人一組，促進彼此熟悉對方的工作內容，確保在辦公人員因請假或離職等原因造成的工作停滯時，可以及時的進行替補，從而帶動辦公室內部的團結合作，提高整體辦公效率。最后高職院校需要建立科學有效的辦公室工作考評制度，根據辦公室人員的工作完成情況，以及學校家長對該辦公人員的評價進行考評和獎罰。

（三）深化管理措施

為了能夠調動辦公室人員的積極自主性，高職院校可以應用合理的管理措施，來使辦公室人員減輕壓力和負擔，從而激發辦公人員的積極性。因此高職院校可以通過糾正辦公人員比教職員工的工作量大而獲利少的觀念，提高辦公人員對自身價值的認同感覺，通過適當的開展院校活動或者職業培訓來舒緩辦公人員的工作壓力。在考核制度上可以完善評價機制，讓辦公人員可以自我管理和自我激勵，從而促進了高職院校辦公室管理工作的高質高量。與此同時，高職院校鼓勵辦公室人員充分的利用互聯網技術進行網絡辦公，在通過建立網絡交流平臺，為高職院校辦公室提供智能系統的科學管理服務。再通過這樣的智能交流平臺，有效的規范了高職院校辦公室的管理工作，可以做到及時的將學校的實際運行情況反饋給高職院校領導，幫助高職院校領導科學合理的進行決策。

三、結束語

綜上所述，在高職院校進行全面發展過程中，高職院校辦公室在其中有著不可或缺的重要作用。因此高職院校要著重培養辦公室的管理工作能力，樹立其合理的服務意識，嚴格遵守工作規章制度，為高職院校的平穩發展打好堅實的基礎。