鄉鎮政府檔案管理中存在的問題及對策

徐磊

摘 要：鄉鎮政府檔案管理當中普遍存在信息化建設不足、隊伍不完善、制度不健全、檔案收集以及利用意識不夠等問題。在應對上主要是抓住制度建設，在建立信息化管理系統基礎上不斷壯大管理隊伍，同時積極學習國家檔案管理辦法，提高檔案收集及利用水平。

關鍵詞：鄉鎮政府;檔案管理;管理問題;問題對策

前言

鄉鎮政府作為基層政府需要負責基層經濟、文化、政治、教育、醫療等領域以及對應資源檔案管理工作，還要及時負責本地區人口基本檔案工作。鄉鎮政府檔案管理水平直接關系到了各村建設事物，故而不容馬虎大意。但實際工作中，因為資源分配不公、領導重視水平低等原因，導致鄉鎮檔案管理存在信息化建設不足、隊伍不完善、制度不健全、檔案收集以及利用意識不足等問題。鄉鎮政府在鄉村振興戰略下必須要扭轉傳統管理模式，提升檔案管理水平，才能讓檔案為鄉村建設提供助力。

一、鄉鎮檔案管理現存問題

1.制度不健全

鄉鎮政府檔案管理制度不健全體現在：第一，沒有建立檔案管理責任制。第二，檔案收集、篩選、立卷、歸檔、利用等環節缺乏標準，導致操作五花八門，檔案數據內容彼此矛盾。第三，缺乏激勵制度，導致工作人員內動力不足，在工作中出現應付心理，檔案分類、立卷等工作馬虎。在有的鄉鎮檔案部門甚至于出現各類檔案混淆情況。第四，檔案經費管理混亂，導致經費利用率不足，檔案部門軟硬件缺乏[1]。

2.信息化建設不足

鄉鎮檔案包括了人口、教育、經濟、政治、醫療、社會保障等方面內容，可以說檔案領域寬泛，數據相對復雜且數據采集困難。而目前鄉鎮檔案信息化建設水平低，不管是檔案收集、篩選、立卷、歸檔，還是保存和利用都存在很明顯的依賴人力現象。而人力資源方面缺乏專業管理人員，又直接導致了檔案收集不及時、篩選不標準、立卷不清晰、歸檔不認真、保存不嚴密、利用不全面等問題。

3.隊伍不完善

在鄉鎮檔案室人員缺少，隊伍培訓質量差，工作較為散慢缺乏服務意識，故而檔案收集、整理、保護、利用等工作流于形式。檔案管理人員信息技術水平差，難以維護現有的新媒體平臺，在線服務回應慢。

4.檔案收集以及利用意識不足

鄉鎮檔案部門面對各村收集檔案資料，而各村在資料收集整理上存在明顯拖拉現象，即便一年一次檔案數據上報工作也會存在資料不全、數據模糊等情況。而鄉鎮檔案管理部門又缺乏認真校對意識，總會導致虛假數據或者缺乏系統數據的檔案進入檔案室。這樣的檔案無法為他人提供很好的參考。況且鄉鎮檔案管理當中缺乏利用方面考核，導致了檔案管理人員缺乏服務意識。

綜上所述，鄉鎮檔案館存在的問題彼此關聯，例如信息化管理不足和決策者不夠重視有關，同時也造成了檔案管理人員信息技術薄弱。而這又導致了檔案收集、篩選、分類、立卷等工作粗放。所以鄉鎮檔案管理問題并不簡單，必須要從根上找原因，才能使其逐漸地從傳統粗放管理向綜合管理、高效管理轉變。

二、提高鄉鎮政府檔案管理水平的策略

1.完善鄉鎮政府檔案管理制度

第一，積極建立檔案管理責任制。即各村要有專門檔案管理人員，由其來不斷采集村內各類數據、信息，包括村中土地等資源情況（土地流轉、林地規模、集體土地面積）、村民數量以及學歷等基本資料、當地景觀、自然資源、非物質文化、文化類數據調查資料（民俗、村志、傳說）等，再由村檔案管理人員將檔案分類裝訂、保存，一年一次向鄉鎮檔案部門匯集。匯集時需要村檔案人員、鄉鎮檔案人員彼此共同清點、記錄，之后簽字。以該簽字文件來確認彼此責任。第二，按照國家檔案管理標準，結合當地檔案分類、檔案材質、檔案管理軟硬件來形成對應的檔案管理標準。要求凡是同一事務的數據前后需要一致，若不一致需要認真考察前后數據，并將真實數據錄入其中。第三，對村檔案管理人員、鄉鎮檔案管理人員實行激勵政策，對表現優異者增加獎金、福利，以此來引導所有工作人員提高工作質量[2]。這其中必須要積極考核，嚴格抽查，只有以這樣的方式才能杜絕有關人員產生應付心理，保證檔案管理工作提質增效。

2.提高信息化建設水平

第一，建立信息化管理平臺，需要先制定檔案分類，建立不同檔案分類標準，主要是以檔案來源、形成時間、內容、形式、特征等來區分。要盡量保證分類細密，能夠囊括鄉鎮所有業務領域。第二，建立信息化管理平臺后，要求各村定期上傳數字版檔案資料，如有貴重資料則需要親自遞交給鄉鎮檔案管理部門進行專門管理和保護。交接時必須要彼此確認內容。第三，為了保證鄉鎮檔案信息化管理體系安全，需要定期殺毒修復，要盡可能避免被黑客等不法分子截獲、篡改、盜取。第四，要對檔案利用情況形成數據統計，根據統計結果來調整檔案利用方案，要確保經常利用的檔案得到及時保護，避免嚴重磨損和內容缺失。

3.培養高效檔案管理隊伍

第一，積極地補充檔案管理人員，要確保檔案管理部門有足夠人力，能夠動態完成檔案交接、檔案保管、檔案整理、檔案立卷歸檔等工作。能夠定期檢查檔案完整程度，對檔案展開必要的修補。第二，需要對檔案管理人員提供必要的培訓，包括檔案分類保管、檔案利用等方面的操作流程和標準，要確保檔案管理人員形成服務意識，這是保證檔案資料得到利用的前提條件。第三，要求檔案管理人員在線服務態度好、服務認真。

4.形成動態收集習慣并提供在線服務

各村檔案管理人員需要動態收集檔案資料，避免重要資料散失。要保證檔案分類正確、資料完整、數據詳實。這是從根本上保證鄉鎮政府檔案工作提質增效的關鍵。另外，鄉鎮檔案館通過在線服務為群眾或者其他部門提供檔案參考，要盡可能保證檔案對鄉鎮尤其是各村經濟、文化、政治、教育等工作提供參考[3]。

總結：

鄉鎮檔案管理工作十分重要，如實反映了各村各方面工作、各領域情況，需要鄉鎮政府嚴格保護這些檔案，要通過建立管理制度（分類制度、檔案管理流程及標準、責任制度、考核激勵制度、培訓制度）來提升檔案管理水平。尤其是要提高檔案信息化管理水平，其關乎到了檔案收集和檔案利用，不可小覷。

參考文獻：

[1]趙曉霞. 鄉鎮政府檔案管理中存在的問題及對策[J]. 城建檔案， 2021（9）：2.

[2]佟瑞芳. 鄉鎮政府檔案管理信息化建設中存在的問題及措施探究[J]. 真情， 2020（6）：1.

[3]熊艷紅. 規范鄉鎮檔案管理工作的必要性[J]. 農家參謀， 2020， No.643（02）：254-254.