檔案管理存在的問題與改善策略

仝翠蘭

摘? 要：經濟的發展和科技的進步，人們越來越重視檔案管理工作。提高檔案管理的科學水平是提高檔案管理效率的有效手段之一。檔案管理是事業單位管理的一項重要基礎性工作之一，是事業單位具有保存價值的各種文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄。相關單位和領導應高度重視檔案管理工作，并能夠認真分析檔案管理工作中存在的問題，通過有效途徑解決問題。提高檔案管理工作的效率和質量，使檔案管理工作在服務單位各項事業發展中發揮應有價值。

關鍵詞：檔案管理; 主要問題; 解決措施

在每個部門的發展過程中，往往會產生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會在使用過程中有序地歸置到檔案中，產生一定的記錄作用，對于部門的各種活動、重大事項、典型事跡等都進行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經濟水平方面，財務部門能夠提取檔案中歷年的經營情況，對各項數據作出對比，在之前舊模式的基礎上改善和創新，從而使部門得到長足發展。

一.檔案管理過程中的主要問題

1.檔案管理人員的專業素質普遍缺乏

人們基于對傳統檔案管理工作的認知，認為該工作簡單易做，只是對一些檔案信息進行簡單的整理、匯總及存檔即可，并不需要經過相關的專業教育或培訓，在一些單位中通常是由老弱病殘的職工來負責。可以說，這種錯誤的認識也在一定程度上影響了管理層對檔案管理工作的人事安排，制約了檔案工作的有序開展，使得此項工作的從業人員素質堪憂，檔案管理方面專業素質更是無從談起。因此，應該加大對檔案管理從業人員的再教育再培訓力度，不斷提升其專業素質，學習先進的檔案管理經驗，從而推動檔案管理工作的規范化進程。

2.對檔案重要性認識程度不夠

檔案管理工作對于國家和社會發展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一，即為相關領域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理也能照常運轉。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態度不認真，進而導致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發生。

3.檔案管理制度仍需完善

關于中國檔案管理的現狀，還有許多不足之處，由于檔案管理系統的不完善，檔案管理面臨著巨大的困難，在檔案管理中產生了混亂的現象。尚沒有比較健全的規則和條例，造成許多細節無法解決，特別是一些基層單位存在的管理問題，比如缺乏統一的管理效率和質量，再加上收集的大量數據檔案，沒有一個統一的管理制度，導致文件資源混亂，甚至丟失文件，造成了一定的經濟損失。因此，由于缺乏系統性的管理和明確的規則及條例，人為破壞和更改，導致錯誤頻繁出現，阻礙了檔案管理工作的順利開展。

二.解決檔案管理工作中問題的對策措施

1.創新檔案管理技術

加強技術創新是提高檔案管理水平的重要手段，現代化檔案管理要實現跨越式發展，離不開科技的支持，把現代化手段應用到檔案管理中有利于推動檔案管理事業的蓬勃發展。創新檔案管理技術，要采取以計算機管理為主的新型管理模式，手工管理起到輔助的作用，充分體現現代化的管理特點，也是判定管理水平的衡量標準。技術創新應該作為指導思想貫穿于各個階段，通過采用先進的技術促使檔案管理向著正規化和現代化的方向轉變。

2.建立規范的檔案管理體系

為了實現檔案管理的計算機化發展，需要對檔案進行規范化和標準化，并建立一個標準化的檔案管理系統。在過去，我們國家檔案管理的質量很差，檔案管理的重要性也沒有得到重視。為了促進檔案管理的電腦化發展，我們必須建立統一和有效的檔案管理標準和制度。這是實現信息檔案管理的前提。然而，我們國家的檔案管理仍然相對薄弱，更有必要促進檔案管理系統的建立和發展，以確保檔案管理的持續發展，并為信息化奠定基礎。

3.重視培養和提高檔案管理人員的專業水平

為了確保新形勢下檔案管理工作實現規范化，其從業人員必須具備相應的專業素質，切實擔負起管理職責，那么就要求相關人員的能力水平與崗位要求高度匹配，才能確保工作任務圓滿完成。筆者認為，提高相關人員的專業素養和水平需要從以下幾個方面入手，一是改變對傳統檔案管理相關工作方面的認識，重視相關人員聘用資質的考察和把關，以保證所招聘人員的素質能夠滿足當前檔案管理工作的需要;相關素質主要包括其對當前檔案管理工作重要性的認知程度，是否充分了解并切實把握當前先進的檔案管理模式，是否具備相關工作經驗，是否經歷過相關培訓等等。二是重視對相關從業人員的再教育再培訓，因為隨著科技的進步，檔案管理工作的模式和方法都已經發生了很大改變，只有重視從業人員的教育培訓，才能確保其及時了解和掌握先進的檔案管理技術和管理方法，做到與時俱進，不斷提高檔案管理工作水平，確保檔案管理工作的規范化。

4.檔案管理人員要不斷提升信息化現代化管理水平

作為檔案管理者要能夠掌握科學化、規范化、現代化的管理技能，尤其是掌握檔案管理的數字化、信息化應用技術，這應該成為檔案管理工作者的重點研究對象。檔案管理者要明白，檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿的起草、修改、到打印、登記、匯集、統計等，各個環節的工作都離不開辦公自動化。作為檔案工作人員，只有掌握了這一現代技術，才能適應現代檔案管理工作的需要，才能有效提高自己的檔案管理工作的效率和質量。因此，檔案管理者認真學習現代技術手段進行檔案管理是必備素質之一。

結束語：綜上所述，檔案管理工作對于部門的發展是非常重要的。部門要大力加強對檔案管理的重視程度，從各方面改善檔案管理的工作環境，保證檔案管理的有效進行。當然，不同的部門在檔案管理方面都會存在不同的問題，這就需要部門意識到自身的問題，從而針對這些問題產生的原因，從根本上制定解決措施，有效避免后續問題的產生，保證部門的長足發展。

參考文獻：

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