檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

周曉芹

摘? 要：當前社會生產力也在迅猛的發展，信息技術帶來的信息化時代更是對各行各業都產生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進入到一個全新的發展階段，檔案管理工作是以各種形式儲存社會有價值的信息，對促進社會進步有著重大意義，所以要不斷創新管理模式與方法，提高管理的效率。數字化技術的發展和通信技術的應用，使得檔案實現了遠程傳輸和共享體系，為了促進檔案的信息化建設，要加強檔案管理工作，本文簡述了信息化檔案管理內容，并對檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

關鍵詞：檔案管理信息化;提升;工作效率

隨著社會的不斷發展，網絡技術的日新月異，檔案管理信息化已經成為必然的產物，而對于檔案管理部門而言，必須要順應時代的發展趨勢，做好檔案管理的相關工作，檔案管理現代化與信息化是并存的，在實際工作中，必須要處理好兩者之間的管理，實現兩者之間的共贏，為檔案事業的發展奠定堅實的基礎。檔案管理工作信息化，能夠有效提高檔案管理工作效率，解決傳統檔案管理中的諸多問題。我國已經明確指出了“信息化帶動工業化”發展的具體發展要求，國家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發展目標。因此，探討檔案管理信息化建設的必要性，具有極其重要的現實意義。

一.信息化檔案管理內容與作用

1.檔案管理信息化提升了工作效率

以往，檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，檔案管理人員要歸檔、查詢，都需要以“翻閱”的方式來尋找紙質檔案，在這一過程中，就有可能導致檔案被損壞，導致信息遺漏。而檔案管理信息化，將紙質文檔直接轉化為了電子文檔，檔案信息傳輸不會受到空間、時間的束縛，檔案管理工作人員通過電子設備就可完成對檔案的歸類、整理、查閱，這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外，紙質檔案在存放的過程中，極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環境所影響，紙張也會逐漸老化，檔案在存放的過程中，不可避免的會遭受一定的損傷，而電子檔案的儲存則相對比較安全，通過“云儲存、熱備份”等方式，即便是儲存設備損壞，也不會導致檔案損壞、丟失。

2.信息化檔案資源技術

是指在進行檔案管理的過程中采用信息技術將檔案轉為信息資源，包括檔案的傳輸、分類以及儲存等，傳統的管理方式是將檔案呈現于不同載體之上，而信息化檔案資源技術是利用科技手段將檔案進行分類，從而使得檔案資源能夠準確、有序的進行儲存，也方便日后的查找以及使用。在這一過程中，信息技術起到了一定的促進和支撐作用，能夠根據檔案的具體情況及時、準確的建立相關目錄，在管理時具有一定的便捷性，并且還可以通過建設相應的平臺對檔案資源進行有效的儲存，其相應的輸出技術手段在一定程度上促進了檔案管理行業的發展。

3.科學的檔案管理方法

是指在當今信息化社會環境下，根據實際的檔案管理情況進行科學的規劃和設計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應用，又要使社會新技術、新研究成果能夠及時的得到錄入，為實踐工作和業務提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經濟手段，適當的選擇行政手段、經濟手段能夠對檔案管理發展產生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應用，從這個層面出發，科學化的檔案管理方式是發展檔案事業的關鍵環節。

二.檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

1.做好基礎工作，創造信息化條件

在檔案管理信息化視角下有效的進行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎性工作。基礎性工作主要包括以下幾個方面：一是建立相應的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎，所以要建立和完善相應的檔案管理制度，并且不斷的創新管理方法，在保證不影響工作順利進行的情況下，進行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴格控制檔案資源的質量。二是要注重檔案管理重點環節的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環境基礎上，加大對新增設施設備的管理和更新力度，保證檔案室的建設標準符合要求，還要重點關注檔案審核審批的管理工作。

2.建立數字檔案館

互聯網技術、人工智能技術和自動化技術的發展與完善，使得各企業的電子文檔變得越來越多，所以建立數字檔案館會是未來進行檔案管理的發展趨勢。首先，需要從統一管理、統一規劃的角度出發，進行系統性的思考，企業可以將紙質的檔案掃描處理，然后運用相關的軟件將電子檔案進行統一處理，要使紙質檔案與電子檔案的格式相統一，建立相應的數字檔案。其次，要根據企業的具體生產和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據選取相應的檔案管理軟件，為建立數字檔案館奠定堅實的基礎。最后，檔案管理部門要能充分的了解自身特點，根據優勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩定的進行，也能推動檔案管理工作向著更加標準化、更加智能化以及更加規范化的方向發展。

3.完善管理制度

必須建立起完善的檔案管理信息化制度，才能夠讓各項工作做到有法可依。單位、企業要針對檔案管理信息化的主要內容，結合單位實際情況，構建完善的信息化制度。如：資料、文檔、數據等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內轉化為電子檔，并整理、歸檔等。另外，還要建立起完善的保密制度、獎懲制度，通過剛性管理以及柔性管理，提高檔案管理人員的責任心以及保密意識。所謂剛性管理主要是利用制度來約束檔案管理人員的行為，柔性管理主要是指通過內部文化風氣，來讓檔案管理人員樹立起正確的保密意識。

三.結束語

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經驗，在信息化時代背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優的效果，要從轉變管理理念開始，不斷的創新管理方式和管理技術，使檔案管理在信息化視角下實現最大價值、發揮出最大作用。

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