數碼照片檔案管理的難點與對策

胡莉

摘要：新形勢下，隨著信息優化的不斷發展，為數碼照片的管理提供了便利性，與此同時也為數碼照片管理帶來了更大的挑戰。數碼照片是檔案管理中的重要組成部分，只有使用先進的技術實施管理，那么才可以提升管理的效率，保證檔案信息服務的可靠性，提高檔案資料的利用率，以此來獲得更多的經濟效益及社會效益。因此，在信息化的社會背景下，只有明確數碼照片管理中存在的隱患問題，那么才可以結合現狀，針對性的制定出科學的指導措施。

關鍵詞：數碼照片;檔案管理;難點

一、數碼照片檔案管理的難點

隨著網絡信息化和辦公自動化水準的不斷提升，傳統理念下的數碼照片檔案管理已經不能滿足現代化的發展需要，此時數碼照片檔案管理就呈現到了大家的視野當中。數碼照片檔案管理屬于事業單位全宗檔案的重要組成部分，體現了特殊性的載體。數碼照片檔案管理不僅使用成本偏低，并且使用方便，可以直觀的了解單位的歷史，分析大家原本的面貌。但是，在實踐的過程中，檔案管理依然存在一定的安全性隱患^[1]。

第一，數碼照片歸檔意識淡薄。在起初的時候，數碼照片檔案管理中的部分人員，基本上都是身兼數職，并非專業的出身，對于專業知識的認知偏低，很難保證數碼照片的質量。并且由于責任制度不完善，導致不少數碼照片收集的不夠及時，無法有效的保證數碼照片的全面性，影響了數碼照片檔案管理的質量。

第二，數碼照片檔案管理制度不完善。雖然數碼照片管理在形式上存在制度，但是，并沒有結合職責與檔案管理的部門需求進行明確和細化。拍攝人員和管理人員分工不明確，質量殘次不齊。例如：在單位舉辦活動的時候，需要宣傳部門的人員進行拍攝，但是也會使用其他部門的人員進行拍攝，這樣拍攝出來的質量就會良莠不齊^[2]。

第三，數碼照片檔案管理不規范，查閱利用比較困難。在數碼照片在拍攝完成以后，是需要專門的人員進行整理的。在查閱照片的時候，拍攝人員很少會對其實施分類整理與編寫說明。甚至分辨率和格式也無法滿足數碼照片規范化的需要。這些照片在轉移到檔案部門以后，有的會發現不完整，有的會發現無法使用。

第四，數碼照片檔案安全保管存在隱患。一般的情況下，數碼照片對于硬件和軟件的需求較高，一旦出現存儲性的變化，那么很可能就會導致故障的出現。甚至有的還沒有開始備份，就已經出現了損壞的問題。例如：在電腦出現故障的時候，也會對數碼相機帶來危險，甚至導致照片丟失。

二、數碼照片檔案管理對策

（一）強化數碼照片歸檔意識

相關的部門與人員需要結合現實的需求，秉承科學發展觀的主要思想，加大對數碼照片的宣傳力度，例如：可以將職工活動、節假日節目、知識比賽、技術比賽等活動拍攝的照片展示出來，并且增強歸檔的理念^[3]。另外，還需要從源頭上保證數碼照片拍攝的質量，規范相關的信息，保持數據信息的連續性和可用性，為以后的歸檔奠定良好的基礎。

（二）建立數碼照片檔案規章制度

從目前的形勢上看，單位需要在制度的基礎上，明確數碼照片的各種需求，對部門的例行實施檢查。首先，相關的部門可以結合實際建立歸檔制度。結合《文

書檔案歸檔范圍和保管期限》的相關內容，分析范圍，統一的進行管理，明確責任，分析歸檔的時間與需求。加大檔案管理人員和數碼照片部門之間的溝通，在宣傳的基礎上，定期將這些內容轉移到檔案管理部門，將數碼照片檔案管理落實到實處。其次，需要結合當前，制定數碼照片檔案管理辦法。也就是說，需要在規范的基礎上，保持照片的收集、整理、歸檔、鑒定、保管，明確職責，建立監督機制，保持管理制度落實^[4]。

（三）規范數碼照片檔案管理

第一，需要在全面收集數碼照片。也就是說，這些歸檔的照片中，需要保持很好的參考價值，主要是反映單位的建筑面貌、工會活動、創新成果等都可以反映出歷史的發展狀態。拍攝者需要在宣傳的基礎上對相關的內容實施篩選和整理、編寫，并且保持有效的完整性。第二，鑒定的數碼照片和存儲載體保持有效的質量。檔案管理人員在內容核對的時候，需要先進行堅定，之后，移交的數碼照片需要保持原圖，不可以修改，信息和文字需要保持完整性。另外，還需要檢查文字說明、電子目錄、儲存載體的質量、技術參數等。第三，分類整理數碼照片。一般情況下，檔案部門都需要明確JPEG的格式，像素保持2560 × 1920，分類的要求為保管期限—形成年度—組號。文件名是03-2021-0003-0003.jpg并且存儲的時間需要結合自己的需求進行定制，基本上都是30年或者是永久^[5]。第四，需要構建數碼照片數據庫。數碼照片檔案數據庫的信息需要反映出照片的內容和背景信息，可以方便以后的查找，主要可以分為總說明和分說明兩個類型。

（四）確保數碼照片安全保管

第一，需要結合現狀，提升數碼照片檔案的保存。也就是說，在不脫離保存的基礎上，不僅需要在計算機中保存一份，還需要在光盤中保存更多份。計算機和外部的網絡處于隔離的狀態，在光盤的刻錄上需要按照期限—年度—組號的順序實施定制。每一個光盤的保存內容需要具備關聯的屬性，建立光盤目錄，減少損失，保持安全性。第二，需要保持數碼照片的安全存儲。在檢查大發現數碼照片的存儲符合要求之后，就可以以光盤為載體，將其送往相關的部門進行審核，并且保證這些數碼照片檔案不可以出現篡改的問題。保存的過程中，環境需要適宜，位置需要合理，并且定期檢查，及時發現問題，并保證數碼照片檔案的真實性與安全性。

總結：

隨著社會的進步，數碼照片檔案管理也需要在信息化的基礎上，秉承科學發展觀的主要思想，不斷的提升業務能力，掌握信息化處理手段，嚴格規范制度，加大管理的創新性。將數碼照片檔案管理的價值與作用呈現出來，提升檔案信息服務的可靠性，助力單位以后的可持續發展與進步。

參考文獻

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