俄羅斯檔案信息系統管窺

文/王翠 曹英發

經過多年發展，俄羅斯檔案信息系統日臻完善。本文選取俄聯邦檔案中央全宗目錄、俄羅斯聯邦檔案珍貴文件國家目錄新系統和俄羅斯聯邦檔案館解密文件數據庫等三個頗具特色的系統進行介紹，期望通過交流與對比，對我國檔案信息系統的開發與利用提供有益的參考與借鑒

2012年12月俄羅斯國家檔案署頒布《2020年前俄羅斯檔案事業發展綱要》，提出了2020年前俄檔案事業的目標、任務、方向等，明確指出“將檔案館納入電子政府系統，有效實施電子文件的收集、保管和利用”“對具有重要價值、利用率高的紙質文件實施數字化”，在全俄三個大型檔案管理系統“檔案全宗”“全宗目錄”“中央全宗目錄”基礎上建設“全俄檔案信息系統”。經過多年發展，俄檔案信息系統日趨完善，特別是在一些系統中對檔案信息介紹非常詳細、全面，對利用者提供了很大的方便，這里選取三個有特色的系統進行介紹。筆者企盼通過介紹、交流與思考、比較，借以對我國檔案信息系統的開發與利用提供有益的參考與借鑒。

一、俄聯邦檔案中央全宗目錄

檔案“中央全宗目錄”是俄聯邦國家信息系統的一部分，主要提供有關俄羅斯聯邦檔案全宗的組成信息，旨在為用戶提供檔案文件信息保障。中央全宗目錄是根據聯邦檔案署的命令開發的軟件系統。主要目的是向用戶提供有關存儲在俄羅斯所有聯邦檔案館，州、市級檔案館中的檔案全宗的信息。在“中央全宗目錄”搜索行中輸入關鍵詞（單詞、日期等）來搜索信息，這樣就可以獲取包含所請求信息的全宗名稱列表（簡單搜索）。如果有需要，可以通過更細化的搜索區域選擇檔案和檔案全宗描述的屬性（全宗名稱，全宗注釋，全宗歷史參考，庫存名稱，庫存注釋，存儲單位名稱）。截至2020年12月13日，中央全宗目錄包含俄羅斯13個聯邦檔案館、62個聯邦主體、2225個州和市檔案館的959576檔案全宗信息。其中包括：俄羅斯聯邦國家檔案館3372個全宗；俄羅斯古代文獻檔案館1415個全宗；俄羅斯國家歷史檔案館1369個全宗；俄羅斯國家軍事歷史檔案館12925個全宗；俄羅斯海軍國家檔案館3629個全宗；俄羅斯國家軍事檔案館42063個全宗；俄羅斯遠東國家歷史檔案館6187個全宗；俄羅斯國家科技文獻檔案館590個全宗；俄羅斯國家科學技術文獻檔案館薩馬拉的分館906個全宗；俄羅斯國家社會政治史檔案館702個全宗；俄羅斯國家經濟檔案館3117個全宗；俄羅斯國家文學藝術檔案館3386個全宗；俄羅斯國家當代歷史檔案館68個全宗。

除了聯邦級的檔案館外，全宗目錄還詳細列出了自治共和國、州、區、邊疆區、直轄市的全宗數量。較多的有：圣彼得堡有34282個全宗；阿爾泰地區有28873個全宗；下諾夫哥羅德州有23466個全宗；鄂木斯克州有22046個全宗；斯維爾德洛夫斯克州有22282個全宗；羅斯托夫州有16700個全宗。其余區域全宗數不再一一列出。

二、俄羅斯聯邦檔案珍貴文件國家目錄系統

俄羅斯聯邦“檔案全宗珍貴文件國家目錄”是全俄珍貴文件的集合，這些原始文件的創建對科技及文化的傳播，以及對歷史和文獻遺產的普及提供了方便。根據《俄羅斯聯邦檔案條例》（2016年6月22日第293號），俄羅斯聯邦“檔案全宗珍貴文件國家目錄”的管理屬于俄聯邦檔案署。

俄羅斯聯邦“檔案全宗珍貴文件國家目錄”包含的是俄羅斯聯邦檔案全宗中特別有價值的文件，就其所含信息和（或）其外部特征而言，沒有類似的文件，從其價值來看，這些文件一旦丟失就無法替代。什么樣的文件能列入國家目錄，這由俄聯邦檔案署所屬的中央專家和核查委員會決定。

該珍貴文件國家目錄系統包括六個板塊，由簡介、目錄、檔案館、人名索引、地域（國別）索引和搜索構成，點擊每個板塊，都能進入相關文件的介紹，而且非常詳細。

以目錄板塊為例：

目錄板塊目前上傳的珍貴文件共有9個頁面，每個文件都包含文件名稱、產生的時間、登記編號、列入目錄的時間、保存在哪個檔案館，還包括文件的描述、注解、歷史參考，有些文件還上傳了電子掃描圖像。

目錄第三頁“1798年圣彼得堡地圖集”一條。點擊條目行，就會看到該文件的詳細信息：

保存地：圣彼得堡國家歷史檔案館

登記編號：157

入目錄時間：2004年11月18日

文件名稱：1798年圣彼得堡地圖集

文件作者：不確定

成文日期：1798年

注解：

該地圖集由參議院所屬的圣彼得堡石材建筑委員會于1798年編輯。它由155份圖紙組成，按25英寸的英制比例尺繪制，反映了圣彼得堡的11個行政和警察部門。地圖又分為51個區域，圖紙顯示了城市廣場、街道、政府和編號的私人住宅、花園、菜園、碼頭、漁場和荒地。所有城市建筑物均顯示在字母下方，每種建筑物均以相應的顏色表示。

地圖集帶有附件《總表》，包含有關城市11個部門每個地方的石制和木制建筑數量以及空置地方的信息，以及石制和木制建筑物面積信息。地圖集由州議會議員亞歷山大·格利琴批準。

腳本：

地圖集作為18世紀后期制圖藝術的一個特例而具有藝術價值。另一本題為“圣彼得堡市地圖集”的手寫本，由阿拉克謝耶夫男爵于1797年編寫，保存在莫斯科俄羅斯國家軍事歷史檔案館中。圖紙由44頁35英寸的紙張組成。

歷史參考：

圣彼得堡最初是定期建造的。1715－1716年特列茲尼制定的規劃被認為是第一個總體規劃，上面繪制了瓦西里島是城市的中心。1717年，勒布朗按照理想的西歐城市類型制定了類似的規劃，瓦西里島被畫在一個巨大的橢圓上。但是，這種想法不符合城市發展的要求，沒有得到實施。（圣彼得堡18世紀初建造歷史。蘇聯科學院出版社，1957年第52頁）。

1737年在科學院成立的圣彼得堡建筑委員會對城市規劃做出了重大貢獻。在埃羅普金領導下，1737年制定了總體規劃，將海軍部大廈作為城市中心。1753年，制定了圣彼得堡另一個總體規劃，共9頁，并附上了文字和城市圖景，除了當時存在的建筑物外，還顯示了圣彼得堡未來發展的項目?？偟膩碚f，城市人口很少，市中心被劃分為多個貴族階層的莊園。

1762年，在圣彼得堡和莫斯科成立了石材建筑委員會，該委員會的工作一直持續到1796年。在建筑師克瓦索夫的領導下，1769年制定了圣彼得堡的總體規劃，直到19世紀初一直是正式文件。1782年，圣彼得堡被劃分為10個行政區，之前的保留，并增加一個行政區。

與1753年的規劃相比，應注意城市規模的顯著增加。沿著豐坦卡河右岸的市中心南部邊界被移到奧布沃德尼運河的邊界，警衛團的前定居點被添加到城市范圍內，首次在地圖集中顯示了3條輻射的大街——涅瓦大街、沃茲涅森斯基大街和格羅霍夫大街。利沃尼亞郊區的布局與早期計劃不同——該規劃標出了里加和彼得霍夫大街以及庫爾連恩斯卡亞大街。該地圖集首次描繪了彼得一世（“青銅騎士”），藝術學院和冬宮學院，科學院以及未來的公共圖書館，郵局和中心商場，大理石宮和塔夫利達宮，并且第一次是米哈伊洛夫斯基城堡，奧布霍夫斯卡婭和馬林斯基劇院和其他醫院，私人豪宅。

地圖集上的《總表》提供了有關18世紀末該城市所占空間的準確信息，并使人們能夠判斷當時城市的發展程度和性質。每個部分均帶有房主名稱的特定描述，但這些描述的位置未知，與1762年相比，石屋的數量增加了4倍。市中心得到了極大的改善：在四個行政區，多達90%的是石屋，而在彼得斯堡一側則只有2%。市中心鋪了90%，其余地區鋪了20%，彼得斯堡一側鋪了4%。（參閱圣彼得堡規劃，1797－1798年第28-29頁）。

存檔密碼:全宗513目錄號168案卷號319。

信息載體材料：紙質

文件大小:55cm х 40 cm х 10cm

文件量:165頁

僅從目錄板塊看，一條文件包含著豐富的信息，特別是注解和歷史參考，對檔案相關的信息列舉得非常全面，一目了然，這對利用者來說極為方便。

第三板塊是檔案館。該板塊由兩部分組成，第一部分是聯邦檔案館，第二部分是區域檔案館。點開任何聯邦檔案館，就會顯示該檔案館保存的所有國家目錄的文件，打開任一文件，所包含的內容有文件名稱、產生的時間、登記編號、列入目錄的時間、保存在哪個檔案館，還包括文件的描述、注釋、歷史參考，有些文件還上傳了電子掃描圖像。區域檔案館，又分為幾個部分，有俄聯邦加盟共和國檔案館、州立檔案館、直轄市檔案館等，不同的是這些檔案館并沒有含有具體的文件，如果有需求，可以直接點擊進入這些檔案館的主頁面。

第四板塊是人名索引。這個板塊囊括了俄不同領域的很多名人，點開人名，就會出現與之相關的文件，所包含的內容有文件名稱、產生的時間、登記編號、列入目錄的時間、保存在哪個檔案館，還包括文件的描述、注釋、歷史參考，有些文件有電子掃描圖像。

第五板塊是區域（國別）索引。這個板塊包括了俄城市、獨聯體國家城市、歐洲城市等。點開任一城市，就會出現與之相關的文件，所包含的內容有文件名稱、產生的時間、登記編號、列入目錄的時間、保存在哪個檔案館，還包括文件的描述、注釋、歷史參考，文件電子掃描圖像等。

第六板塊是搜索。包括檔案級別、檔案、世紀、年、文件類型、作者、關鍵詞、所屬人、國別、聯邦區、共和國、州、直轄市，打開這些搜索區，就會打開相關文件，而內容有文件名稱、產生的時間、登記編號、列入目錄的時間、保存在哪個檔案館，還包括文件的描述、注釋、歷史參考，有些文件還上傳了電子掃描圖像等。

三、俄羅斯聯邦檔案館解密文件數據庫

聯邦國家“檔案解密文件數據庫”是在聯邦檔案署的倡議下建設的，目的是協調解密檔案文件的工作，積累信息數據，進行統計，并向利用者發布聯邦檔案關于檔案文件解密工作的結果。

根據1998-2010年解密的結果，俄檔案署限量發行了聯邦檔案館解密文件的公告（共12期，1998-2000年，2002-2011年），包含聯邦檔案館、俄羅斯聯邦政府檔案館、俄羅斯聯邦總統檔案館解密后的檔案清單，為了滿足檔案館和公眾需求，所有這些公告都發布在“俄羅斯檔案館”門戶網站“解密”一欄。

遺憾的是公告信息無法完全協調存儲在俄羅斯聯邦各級檔案館中檔案文件的解密工作，在這種情況下，2012年俄檔案署又創建一個數據庫并將其放置在互聯網上。2013年12月，俄聯邦檔案的解密文件數據庫已發布在行業門戶網站“俄羅斯檔案館”上，可供廣大用戶使用。

該數據庫包含解密的文件標題，以及來自8個聯邦檔案館和一個分館（其中有秘密存儲的文件）全宗的搜索數據。

文件解密由保護國家秘密跨部門委員會負責，專門來解密蘇共和蘇聯政府的文件。

該數據庫包含已解密案卷和文件的搜索信息——檔案館名稱，全宗編號和名稱、清單編號和名稱、案件編號、案件表格以及案卷或文件解密年份。

除了上面介紹的三個檔案信息系統外，還有俄檔案館導覽系統、蘇維埃時期檔案數據庫，俄電子文件目錄系統、俄聯邦解密檔案數據庫、個人檔案數據庫等，利用者和研究人員都可以通過系統查詢，獲取所取。這些系統的開放代表了俄檔案檔案解密、信息系統建設、開放利用等方面近年來取得的一系列成就。

俗話說，他山之石可以攻玉。通過上述俄羅斯聯邦檔案信息三個系統的介紹可窺一斑。客觀現實表明，俄羅斯聯邦檔案信息化建設與應用的諸多特色，對我國檔案信息化開發與利用無疑具有很好的參考價值與借鑒作用。