國有企業檔案管理中的問題分析及對策建議

文/李海霞

檔案管理是國有企業管理的重要一環，它的發展與企業實現現代化息息相關。基于此，筆者通過分析研究，針對新時代下國有企業檔案管理工作中存在的問題進行了分析研究，并提出了三條解決建議與對策，以期為國有企業檔案管理工作的創新發展提供新的路徑

國有企業檔案是企業研發、生產、經營、管理等各項活動的原始記錄，是國家檔案資源體系的重要組成部分。檔案工作與黨和國家核心利益息息相關，事關企業的核心競爭力、職工群眾的切身利益和社會的安全穩定。[1]新時代，我國互聯網飛速發展。在這樣的發展背景下，國有企業檔案管理也迎來了全新的機遇與挑戰。面對新時期、新任務、新形勢、新特點，筆者通過思考與分析，找出國有企業檔案管理中存在的問題，并提出了相應的對策與建議。

一、新時代下國有企業檔案管理中的問題分析

毋庸置疑，經過多年的改革與發展，國有企業檔案管理工作已經取得了很大成績，這是主流；然而，面對新時代的創新發展要求，通過分析研究，確實還存在一些問題，諸如：

問題之一，企業檔案管理理念跟不上時代發展潮流。互聯網的飛速發展在無形之中影響了很多行業，企業檔案管理也在其中。在電子信息科技普及之前，企業檔案管理制度和保管條件都很落后。傳統的檔案保存以紙質為主，主要依靠的還是人力，在整理和查找等方面存在很大的劣勢，比如：效率不夠高、收檔不及時、保存不完整、檔案內容常有損壞，等等。與此同時，檔案管理短期內也很難看到可觀收益，大多數企業更重視企業生產經營活動，致使檔案管理工作在企業越來越得不到重視。[2]筆者認為，有效利用企業檔案資源對企業的發展至關重要，企業檔案管理早已不是一個部門的事情，而是整個單位、乃至整個行業的事情，實現檔案資源共享就是未來檔案管理的歸宿。2021年是實施“十四五”規劃的第一年，時代的發展給企業檔案管理賦予了全新的使命。檔案管理在“十四五”規劃之中肩負重要職責，企業應高度重視檔案管理工作被逐步邊緣化的窘境，面向新時代，重新塑造企業檔案管理的新形象。

問題之二，企業檔案管理人員綜合素養不高。據調查，當前，人才缺乏，特別是缺乏優秀的管理人才，這是企業檔案管理中存在的普遍而又突出的問題。有些企業并沒有按照要求配備相應數量的專業檔案管理人員，甚至由企業其他部門的人員兼職管理檔案，這極不利于企業檔案的及時收集、整理、修復和保護。除此之外，企業大多數非專業檔案管理人員缺乏信息技術知識，很難適應新時代電子信息化的檔案管理工作，對音頻和視頻等多媒體文件進行掃描、分類、整理時難免力不從心。除此之外，企業檔案管理崗位職責不明確，培訓未見實效，甚至出現學用脫節、理論與實踐結合不夠緊密等現象。企業檔案管理人員的綜合素養提升已經迫在眉睫，這個問題應該引起有關方面的高度重視。

問題之三，企業檔案管理信息化程度不夠。黨的十八大以來，國家檔案局陸續發布了《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《檔案移動服務平臺建設指南》等文件。2021年，企業檔案信息化建設也納入了《檔案法》。由此可見，國家高度重視企業檔案信息化建設，“互聯網+檔案”成了新時代發展潮流。但是，受企業自身人力和財力的限制，很多企業依然存在基礎設施不完善、檔案信息化標準規范體系不完備、檔案信息服務能力有待提升以及檔案信息安全工作開展緩慢等諸多問題。比如：很多企業檔案室維護設施未配備，對檔案數字化掃描工作不重視，網絡信息未安排存檔，電子檔案收集緩慢，對生產經營中的重大活動未進行完整的多媒體記錄，微信、微博、手機應用等移動服務平臺上的檔案信息更新不及時，影響與制約了檔案信息服務功能與有效利用。

二、新時代有效提升國有企業檔案管理成效的對策建議

面對新時代，特別是面對大數據信息化時代發展的總趨勢，如何提升國有企業檔案管理成效，特提出以下建議與對策：

建議與對策之一，創新企業檔案管理理念。創新企業檔案管理理念是緊跟時代發展步伐的重要一步。首先，企業要結合社會發展，更新企業檔案管理制度和保管條件，不拘泥于傳統檔案管理。比如：檔案管理應改變以往不重視、不到位、不完整的舊觀念，從業人員應從思想和行動上引起雙重重視。[3]其次，企業管理者要改變傳統的檔案管理觀念。要從思想觀念高度上認識到檔案管理不僅僅是文檔的收集和整理，更是企業發展的重要推動力，“讓歷史說話、用史實發言”就是檔案管理的真實寫照。比如：企業管理者要重視檔案管理工作，做好檔案管理制度建設和制度落實工作。特別是當前，要以建黨百年為契機，以企業檔案為素材，講好黨的百年故事，用檔案資源展示企業的發展風采。

建議與對策之二，培養優秀的企業檔案管理人才。人才，是企業的“寶貝”，是企業的核心競爭力。時下，大多數企業缺乏高素質、專業化的檔案管理人才，而這正是企業檔案管理實現現代化的關鍵問題所在，應該引起有關方面的高度重視。為此，首先，企業要積極開展多渠道提升檔案管理人員的專業化水平。比如：企業可以結合發展經營定期開展科學歸檔專題培訓、電子檔案技術培訓、檔案管理理念培訓，不斷提升檔案管理人員的理論素養、政治素養和職業道德素養。其次，我們要將檔案管理工作進行明確分工，制定崗位職責以及合理有效的人才培養計劃，對檔案管理人才實施規范化管理和激勵政策。比如：企業可以從檔案人才培養、人才求職等出發和高校開展合作交流，通過激勵政策吸納檔案管理專業性的人才，特別是信息技術人才，借助網絡實現檔案資源共享。

建議與對策之三，提高企業檔案管理信息化水平。當前，互聯網時代下檔案管理實現了電子信息化，企業可以從基礎設施建設和檔案管理網絡服務兩個方面出發，持續推動企業檔案管理規范化、有序化。企業應成立專用的檔案室，配備專業的檔案管理人員，定期維護檔案信息化設備，延伸檔案收集途徑，細化檔案管理門類，化被動收集為主動服務，讓檔案管理工作“活”起來，用檔案講好企業發展故事，傳承企業歷史文化。[4]針對檔案管理網絡服務，企業應盡快完成檔案的數字化轉型，將檔案分類、分密級、分輕重逐次進行掃描入檔，豐富電子檔案資源，做好電子檔案歸檔保存工作，從而實現全集團乃至全行業電子檔案信息共享。企業也可根據自身發展情況，逐步引進檔案管理專用軟件，推進業務信息系統和檔案管理系統的有效銜接。

綜上所述，新時代下國有企業檔案管理既有挑戰也有機遇。企業應樹立創新檔案管理理念，注重培養優秀的企業檔案管理人才，提高企業檔案管理信息化水平，譜寫新時代國有企業檔案管理工作高效率、高水平創新發展的新篇章。