高職院校電子文件檔案管理的問題與對策研究

檔案管理工作是高職院校的基礎(chǔ)性建設(shè)工作之一，高職院校的發(fā)展、評估、以及各種檢查等都要依托檔案管理工作來進(jìn)行。但是即便如此，高職院校檔案管理工作卻往往得不到大家的認(rèn)可和重視。隨著高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，使得傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)無紙化電子文件對檔案管理工作所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，由此可見，如何實(shí)現(xiàn)對電子文件檔案的管理，已經(jīng)成為了高職院校檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)與必然。

一、高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

高等職業(yè)教育在教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、科研過程中所形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體和形式的材料就是高職院校教學(xué)檔案，是對原始文獻(xiàn)和成果的記錄。

高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)主要包括：

一是特殊且多樣性。因?yàn)榇蠖喔呗氃盒?shí)行的都是秋季招生制度，因此也就按教學(xué)年度形成了教學(xué)檔案。一方面，如各專業(yè)的教學(xué)大綱、教師的授課計(jì)劃就會(huì)在周期上存在一定的交叉；而另一方面，如學(xué)生的成績登記表等因?yàn)槭菑娜雽W(xué)到畢業(yè)后所形成的。此外，在這一過程中所產(chǎn)生的各種載體和形式的材料，包括有報(bào)告、請示、實(shí)習(xí)日志、畢業(yè)設(shè)計(jì)等；有文字材料、有聲像影音，因此教學(xué)檔案區(qū)別于其他門類檔案的原因就在于具有特殊多樣性。

二是真實(shí)且豐富性。教學(xué)檔案是對教學(xué)方法、途徑的真實(shí)反映和記錄，體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)面貌。教學(xué)檔案有涉及人文與社會(huì)科學(xué)（教改）的、自然科學(xué)與技術(shù)的，也有各專業(yè)的原始教學(xué)管理的相關(guān)文件等，這些資料不僅數(shù)量大，涉及面廣，并且內(nèi)容豐富，因?yàn)槭菍﹂_展教學(xué)研究、人才水平評估以及畢業(yè)生和用人單位的負(fù)責(zé)，因此就要求教學(xué)檔案的記錄必須是客觀真實(shí)的。

三是成套且共通性。學(xué)生作為高職院校教育工作的主體，從學(xué)生開學(xué)報(bào)到入學(xué)一直到畢業(yè)離開學(xué)校，在這整個(gè)的學(xué)習(xí)、教育、培養(yǎng)過程有一套完整的程序，而教學(xué)活動(dòng)的規(guī)律性恰恰又決定了相同或是相近專業(yè)、不同年級的學(xué)生在教師授課內(nèi)容、方式方法、政策制度等方面的共通性。

二、電子文件的特點(diǎn)

人們平日在社會(huì)活動(dòng)中所形成的，以計(jì)算機(jī)、磁盤材料等為載體的電子文書、報(bào)表、圖紙、文字材料等都是電子文件。電子文件具有其特殊性，主要反映在：

一是電子文件和紙質(zhì)文件的第一個(gè)不同之處在于電子文件必須借助和依靠現(xiàn)代化的辦公儀器設(shè)備才可以得到利用，電子文件可以通過現(xiàn)代化設(shè)備直接來進(jìn)行傳遞和處理，并且在做到資源共享的同時(shí)還可以不受到時(shí)間以及空間距離的限制和影響。

截至2018年7月，國家衛(wèi)生健康委員會(huì)醫(yī)政醫(yī)管局公開數(shù)字顯示，目前全國已有一半以上三級醫(yī)院開展了日間手術(shù)，1340家醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置了日間病房。

二是電子文件在保存的時(shí)候，對于保存設(shè)施基礎(chǔ)條件以及環(huán)境溫度和溫度的要求也是和紙質(zhì)文件不同的。電子文件的保存要求比紙質(zhì)文件的保存要求更高。

三是電子文件因?yàn)殡S時(shí)有可能被人為地修改、銷毀，所以它的真實(shí)可靠性遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙質(zhì)文件，電子文件具有極大的不穩(wěn)定性。

四是因?yàn)殡娮游募仨氁柚F(xiàn)代化的辦公設(shè)備，所以它在存儲(chǔ)兼容以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方面是和現(xiàn)代化設(shè)備軟、硬件系統(tǒng)緊密相關(guān)的。

五是電子文件檔案與傳統(tǒng)文件檔案的主要區(qū)別之處，還在于歸檔時(shí)間以及歸檔方式的不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)主要以紙質(zhì)材料為主，一般由各部門自己收集、立卷后再移交到檔案部門。時(shí)間一般都是一年一次，往往都在第二年的上半年。而電子文件在辦理結(jié)束后就可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔。但是因?yàn)殡娮游募嬖诒恍薷摹h除等危險(xiǎn)，因此，電子文件在傳輸和處理過程中要隨時(shí)進(jìn)行加密和身份驗(yàn)證工作，以保證電子文件的真實(shí)可靠性。

三、電子文件檔案在高職院校檔案管理中的作用

一是有效加快了檔案的利用率，體現(xiàn)了檔案應(yīng)有的價(jià)值。電子文件檔案經(jīng)過現(xiàn)代化信息設(shè)備的處理，方便了不同部門或處室之間的使用，達(dá)到了資源共享。

二是切實(shí)提高了檔案的查詢速度。以磁盤和計(jì)算機(jī)為載體的電子文件檔案，不僅節(jié)約了原本紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存所需的空間，而且還因?yàn)橛?jì)算機(jī)的使用方便了檔案的檢索。

三是大力推進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。規(guī)范化的檔案管理不僅是對檔案管理水平的根本要求，也是對檔案自身存在問題的有效約束。

四、電子文件檔案在檔案管理過程中存在的幾個(gè)問題

一是網(wǎng)絡(luò)安全問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的軟、硬件系統(tǒng)是否能夠正常運(yùn)行，操作人員是否能規(guī)范操作以及防火墻的設(shè)置保證黑客不能入侵等問題都對電子文件的信息內(nèi)容安全有較大的影響。一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故，就無法保證電子文件信息的真實(shí)可靠。

二是利用效率問題。當(dāng)前因?yàn)闄n案管理人員素質(zhì)能力的不高，并且管理技術(shù)手段的差異，導(dǎo)致有些文件沒有得到及時(shí)的存檔和歸屬，進(jìn)而對檔案資料的有效利用造成了一定問題。

三是管理制度、設(shè)施問題。高職院校在檔案管理方面所制定的規(guī)章制度等看起來有很多要點(diǎn)，但其實(shí)不見得足夠務(wù)實(shí)，在實(shí)際操作過程中，往往會(huì)出現(xiàn)一些情況。所以，應(yīng)該在實(shí)際工作中進(jìn)一步建立健全管理制度以及加強(qiáng)配套設(shè)施條件的落實(shí)，更好地利用現(xiàn)代化手段，讓檔案管理更具科學(xué)性。

四是管理人員能力問題。因?yàn)楣芾砣藛T隊(duì)伍的理論水平、專業(yè)能力都各有不同，甚至有的人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，很多人都是兼職檔案管理員，這也就使得檔案管理人員存在工作水平低，綜合能力不高的現(xiàn)象，繼而也就對檔案管理工作的質(zhì)量有了影響。

五是領(lǐng)導(dǎo)重視程度問題。因?yàn)槿藗儗n案工作認(rèn)識的偏差，簡單的只是以為檔案管理工作及時(shí)收收資料，再整理一下進(jìn)行保管而已，沒有大的技術(shù)含量。但是從實(shí)際情況來看，因?yàn)橛?jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校要建設(shè)發(fā)展，就必須下大力氣去抓檔案管理工作，無論是思想認(rèn)識上、政策上還是經(jīng)費(fèi)支持上都要有所保障，否則工作就缺少了主動(dòng)性和積極性，難有收到很好的成效。

五、有效提高高職院校電子文件檔案管理的幾點(diǎn)措施

一是更新觀念，強(qiáng)化管理人員檔案意識。高職院校檔案管理人員，不論是上級領(lǐng)導(dǎo)還是下屬干事，都要及時(shí)更新觀念,提高自身思想認(rèn)識。一方面要積極參與到檔案的管理工作中來,另一方面加強(qiáng)和不同部門處室之間的默契配合，讓大家一同來推動(dòng)電子文件檔案的科學(xué)管理工作，讓電子文件檔案做到完整且真實(shí)，從而保證檔案管理工作的順利開展。

二是健全管理制度，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理的規(guī)范化。當(dāng)前高職院校由于電子文件檔案存在數(shù)量大，種類多，并且涉及各個(gè)不同部門，因此對原始電子文件的及時(shí)、有效歸檔和存儲(chǔ)就顯得至關(guān)重要。高職院校在檔案管理建設(shè)的過程中，要根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子文件檔案不同的歸檔和使用制度，專門制定出適用于電子文件檔案接收、保管、銷毀等的流程圖。對電子文件的管理人員應(yīng)該設(shè)置專屬的電子簽名等高科技手段，防止電子文件檔案被他們隨意更改或刪除。只有在電子文件檔案內(nèi)容安全的這樣一個(gè)大前提下，才可以促進(jìn)資源的有效共享。

三是加大資源設(shè)施建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的有效提高，主要依托于以下幾個(gè)方面：第一，要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，通過專家面授或網(wǎng)絡(luò)授課等形式進(jìn)行講解，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識能力和業(yè)務(wù)操作水平；第二，要利用各種機(jī)會(huì)大力促使檔案工作人員學(xué)習(xí)和使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的辦公儀器設(shè)備，增加實(shí)際操作能力的培養(yǎng)；第三，學(xué)校還可以考慮通過引進(jìn)專業(yè)人才的方式來不斷壯大檔案管理人員隊(duì)伍。

四是利用科學(xué)技術(shù)手段,增強(qiáng)電子文件檔案管理的安全化。因?yàn)殡娮游募嬖谥蝗穗S意更改和銷毀的這一安全隱患，所有的電子文件的保存過程中，必須借助科學(xué)的技術(shù)手段，比如訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)、身份驗(yàn)證、加密備份，等等，來確保檔案的完整和安全真實(shí)性。有鑒于此，首先提倡使用加密的電子文件，利用身份驗(yàn)證等手段對檔案進(jìn)行控制，只用通過驗(yàn)證才可以進(jìn)行操作；其次，可以使用防火墻技術(shù)來阻擋病毒、黑客等對電子文件檔案帶來危險(xiǎn)的不確定因素，從而達(dá)到電子文件的安全存儲(chǔ)。

五是認(rèn)真進(jìn)行總體規(guī)劃，加快檔案信息化的建設(shè)步伐。檔案信息化建設(shè)要有效推進(jìn)，主要是從兩個(gè)方面進(jìn)行。第一，學(xué)校首先要制定出一個(gè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，包括長期的、短期的、學(xué)校的、部門的等等，以此來確保信息化建設(shè)的有序開展。第二，就是要制定一份“標(biāo)準(zhǔn)”，要將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施統(tǒng)一化管理，只有這樣才可以做到資源的共享，確保高職院校不同部門處室之間高效方便地獲取到檔案信息。

綜上所述，電子文件檔案管理工作的有效規(guī)范，不僅為檔案的科學(xué)管理提供了新的方法和新的手段，而且也能讓高職院校有效發(fā)揮出電子文件檔案的功能與作用，使高職院校的檔案管理工作更方便地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為廣大民眾服務(wù)。