新組建機關檔案工作體系建設研究

文/郭 萍

本文從機構改革中檔案工作的重要性切入，明確指出新組建機關檔案工作體系建設的總體目標、基本原則和主要內容,闡述了標準化檔案管理體系建設的基本任務和主要任務，為做好新組建機關檔案工作建言獻策

檔案工作是基礎性工作，承擔為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣職責和使命，對維護黨和國家歷史真實面貌以及長遠發展具有特殊的重要意義。在機構改革中加強檔案工作，理順各項工作機制，依法依規做好機改撤并部門、單位的檔案移交處置工作，是機構改革中的重要工作，也是各級政府、涉改部門的一項重要職責。同步安排、部署檔案工作，建設與新組建機關調整后職能相適應的標準化檔案工作體系，從而有效地推動各級政府、涉改機構的改革進程，確保國家以及相關部門檔案資源完整齊全、安全保障，促使檔案提供最佳服務與利用。

一、總體目標

中省兩辦已經印發了《關于在機構改革中加強檔案工作的意見》。按照意見要求應盡快理順檔案工作機制，整合涉改單位機關檔案管理資源，2019年底完成檔案工作新體系基本框架設計。2020年，新體系初建運行，在各部門職能銜接過程中進行微調，形成運轉高效、功能完備的檔案管理模式。2021年對標運行，發現問題、不斷完善，形成標準化、規范化的工作體系。

二、基本原則

在機構改革中，如何做好涉該部門以及相關單位的檔案處置工作，依據的基本原則是：

其一，統一領導，分級負責。從領導職責與責任擔當來講，總體要求是相關各級領導以及管理人員，必須高度重視涉改部門、單位的檔案處置工作，密切關注其原有工作體系和特點，以檔案工作相關法律法規為準則，對照《機關檔案管理規定》，繼續將檔案工作納入新組建單位機關工作機制，明確分管領導和專設機構，劃分職責定位，實現檔案工作有序推進。

其二，兼顧特點，有序推進。檔案工作涉及機關以及單位各部門，各部門在機關行政效能運行過程中承擔不同職責，履行職能時又會相互影響、相互照應，信息技術、檔案資料和設備資金等資源既要實現共享又要盡量向主要部門傾斜，在安排部署資料收集與整理時既要充分考慮部門共性又要突出各自特點。可見，兼顧特點，有序推進，方能更好地落實改革工作，并保證在機構改革中檔案管理工作的服務于利用得以更好地實施。

其三，重點建制，規范入軌。以實際工作為根本出發點，起初應將檔案工作實施的重點放在建立健全制度、完善相關機制上。這就是以涉改單位新職能為主要依據，結合涉改單位新任務，及時補充和修定檔案管理相關的各項制度，健全完善工作程序，規范實施檔案管理規章，將新的檔案工作體系建設盡快納入制度化、規范化軌道。

其四，保障為先，有序運作。在制度保障的前提下，對檔案工作進行梳理和細化。以檔案體系建設的規范性為基點，堅持以問題為導向，首先解決最急迫問題，集中解決最難辦問題，確保檔案工作章序有致，由重點工作向常規工作不斷完善，進而實現嚴而有序、全面有效地開展。

三、基本內容

機構改革中強化檔案管理工作非常必要，必須抓住“基本內容”得以實施，為此：

其一，圍繞一個目標。這個目標就是不斷強化檔案管理工作。相關領導者以及工作人員，必須牢固樹立“一盤棋”管理理念，堅持政治導向，以建立科學性、開放式、信息化的檔案管理合作體系為主要目標，實現政治和業務深度融合，繼承與發展同頻共振，人員和技術暢通流動，高效完成檔案資源管理服務與利用。

其二，嚴守一個準則。依法治檔是基本準則。《中華人民共和國檔案法》和實施辦法是檔案工作開展的法律準繩，嚴格按照本省檔案管理條例中的各項原則優化檔案管理措施，貫徹執行《保密法》，恪守保密工作紀律，有力促進檔案工作法制化。

其三，突出兩條主線。第一條主線就是要突出檔案管理工作重要地位的認知。第二條主線就是突出強化大局意識和服務意識。真正使機關領導者以及工作人員突出認識到檔案工作在機關整體工作中的重要地位，強化大局意識和服務意識，以機關辦公室或機關檔案部門為主導，多部門協作參與開展工作，實現檔案資料收集、資源開發、檔案服務全覆蓋。

其四，做到“三個堅持”。一是堅持檔案資源全方位收集，對機關各類檔案資料進行收集整理，實現資源最大化。二是堅持檔案資源規范化管理，做實做細檔案資源的常規入庫管理。三是堅持檔案資源合理化開發，促進檔案資源開放利用，實現檔案價值提升，提高檔案服務功能和社會影響力。

四、涉改機關檔案工作體系建設的基本任務

涉改機關與部門檔案工作體系建設的基本任務在于：

其一，目標明確，做好檔案清查工作。依照材料歸檔范圍，被納入新組建機構應對歸檔文件材料和檔案整理情況進行清查，將各門類各載體文件進行再整理，確保檔案資料不因機構改革流失。全面、徹底地清查留存在部門、個人手中的文件材料，對查處的散落資料進行綜合收集，并做好專項鑒定，同時還要編制歸檔目錄，做到在庫底子清，交接情況明。

其二，分步實施，做細檔案交接工作。細化檔案資料的移交留存范圍，明確各門類檔案歸屬和流向，制定檔案處置方案，報請上級檔案機構批準做好檔案移交銜接工作；組建檔案移交工作小組，在分管領導和檔案工作部門的安排下，合理調整檔案用房、配備必要的安全設施，實現被納入機構檔案資料的順利交接。

其三，完善制度，做實檔案規范管理。嚴格執行國家檔案局以及陜西省檔案局有關檔案整理相關標準與規范，確保管理規范、利用便捷。完善新機關檔案工作方案、檔案管理與處置方案、檔案收集整理要求、檔案庫房安全應急預案等一系列管理制度，明確調整文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限等技術方案，為規范開展新組建機關檔案管理工作提供技術保障。

其四，齊抓共管，做全檔案管理保障。為此，一是健全領導機構。通過調整成立適應新機關職能的檔案工作領導小組，形成小組成員更新的動態模式，加強對檔案管理工作的組織領導，促進檔案管理措施的有效落實。二是廣開財源。加大檔案工作經費投入，預留檔案交接、檔案整理編目、檔案工作相關設備裝具等處置費用，確保工作順利開展。三是開拓思路。通過開展各種形式的檔案宣傳活動，擴大檔案工作的影響力，提高檔案的社會關注度，爭取社會群體的大力支持，以利于開發檔案資源和服務利用功能。

五、新組建機關檔案工作體系建設的任務

新組建機關檔案工作體系建設的任務主要有以下幾個方面：

其一，強化培訓，實現檔案管理體系規范化。檔案工作規范化管理是新組建機關面臨的新任務之一。這項工作任務重、要求高，必須有針對性地開展檔案知識培訓，及時傳達檔案規則新標準，通報檔案工作新形勢，培訓以國檔局頒布的各類別檔案整理標準為主要內容，重在提高檔案專業人員、兼職檔案員的專業素質。同時，盡快更新庫房管理設施，更換陳舊的管理設備，實現高素質人員、先進技術與現代設備的有機結合，不斷加快檔案工作體系技術現代化、操作規范化的建設。

其二，強化考核，完善檔案工作體系制度化。堅持“統一領導、分級管理”原則，建立多元化的監督體制和機制，完善檔案工作體系責任制。按照屬地管理原則，檔案資料收集的責任主體是新機關的各個部門，第一責任人是部門主要領導，直接責任人是分管領導。將資料收集整理的任務層層分解，形成合理的目標責任體系，確保各項工作落到實處。圍繞工作體系建設的目標，確定考評標準，把檔案管理納入部門目標考核機制，確保責任逐級落實。在關鍵時期，組織開展檔案專業人員對各部門督查指導，督促檔案部門和有關單位切實履行檔案工作職責，穩步推進工作體系的監督制度建設。

其三，強化協作，促進檔案工作體系科學化。啟動聯合工作機制，檔案部門加強與其他部門的聯合協作，力求實現信息互通、資源共享、平臺共用，形成檔案工作合力，實現互助共贏。開展部門管理示范建設，穩步增加檔案管理專項資金專項投入，劃區域分層次推行資金配比管理，改善必要的庫房設施，配備足夠的、有業務基礎的管理人員，穩定檔案隊伍，確保檔案工作人、財、物三方保障。發揮技術引領帶動作用，充分考慮檔案資料類別特點，有側重地進行收集整理、資源開發、價值鑒定等技術指導，提倡形成各具專業特色的檔案管理模式，為檔案工作新體系整體優化積累科學可持續的經驗。

其四，創新研究，助推檔案工作體系前沿化。提升思想觀念，增強創新意識，開展先進的專業技術研究，摒棄故步自封的陳舊觀念，借鑒其他領域先進的管理技術，引進信息化技術、引進檔案保護技術，實現檔案綜合使用與技術開發的有效融合，建立必要的科學技術儲備。開展檔案資源開發利用研究，以服務利用為最終目的，圍繞機關中心工作和主要業務，增強檔案服務主動性，將“死”檔案變“活”檔案、讓庫存資源走向朝外開放。檔案的最終價值在利用，隨著形勢發展與變化，對檔案服務利用要求不斷更新，只有服務機制隨工作職能發揮的實際需要動態演進，建立對未來管理趨勢的預測研究，才會實現檔案工作體系的加速發展，進而增強新機關檔案工作體系的前沿性，面對大數據信息化時代，方能不斷創新開拓檔案管理的新局面。

綜合上述，新組建機關檔案體系建設問題，是一個極為重要的問題。只有樹立大局意識和正確的思想觀念，明確目標和任務，真正把檔案管理工作體系的建設放在重要位置，作為重要的工作切實抓好，方能實現新機關的檔案系統具備科學化、規范化、有序化，為新機關的開局起步、創新發展做出貢獻。