規范公路工程檔案管理的思考

文/孫調換

公路工程檔案管理涵蓋項目策劃、立項、審批、勘察設計、施工、交竣工全過程，包括文字、圖紙、圖表、聲像等，不僅對工程建設過程控制發揮著重要作用，而且對工程全生命周期管理和使用也發揮著極其重要的作用。本文針對公路工程檔案管理的特點、現狀和問題進行分析，提出了規范公路工程檔案管理的具體措施

近年來，隨著社會的飛速發展，交通行業發展迅速，公路建設規模、里程和等級都在不斷提高，不僅為中國社會的發展提供了重要支撐和強力保障，也逐漸成為國民經濟的基礎產業。作為公路交通發展的歷史記錄者和見證者，公路工程檔案是公路交通事業發展的不可或缺的重要一環。對內容繁雜，數量浩大，來源廣泛的檔案材料如何進行科學、規范、系統的整理，深入挖掘潛在價值，最大限度發揮實效，使其在“交通強國”建設的征程中發揮更大的作用，貢獻更大力量，是公路行業檔案管理人員肩負的一項重要職責。

一、概述

（一）公路工程檔案的定義

公路工程檔案是指在公路建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、交工、竣工全過程形成的應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的文件材料，是公路建設的真實記錄，是公路建設和管理的重要依據，是具有豐富性、多樣性的一種科技檔案。

（二）公路工程檔案的特點

一是專業技術性強。作為科技檔案的一種，公路工程檔案具有科技知識的專業性和技術性，不僅在內容上各不相同，而且表達內容的方式也不一樣，需要按專業特點整理。它有特定的工作對象，即公路工程建設、管理；有既定的內容，即收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等；需要較強的專業知識，包括機械、建筑、勘察、設計、橋隧、養護等，部分較大的公路項目，常由多家單位分別完成，涉及到更多專業和學科。

二是必須完整成套。公路工程檔案反映的是一個工程項目全生命周期、全過程，是一個有機聯系的整體。從項目建設的投資立項、勘察設計和施工竣工等階段必須連續，文字材料和圖紙配合成套，項目建設中各項專業內容緊密關連，是一個成體系的、有機聯系的整體。

三是可以現實利用。公路工程檔案中的大量圖紙、圖表、聲像、文字等，包含有大量的科技信息，即具有檔案的一般特性，可成為追溯的原始根據及憑證，也可轉化成現實生產力，提高工程建設的質量和效率，創造經濟效益。

四是經常重復利用。原有的工程檔案作為重要記錄和憑證，是后期公路使用、維護、管理、擴建及改建中最直觀和最重要的依據，無論在設計、養護、質量、安全，還是路產路權維護等方面，都需要反復參考利用原始檔案成果。

五是形式多樣，數量龐大。公路工程建設經常涉及多家單位，工程建設周期長，載體多，在不同階段、不同專業領域形成大量的文件、文字、表冊、照片、音像等原始記錄，都需要分門別類收集整理歸檔，具有明顯的復雜性、多樣性。

二、公路工程檔案管理現狀

不言而喻，近年來公路工程檔案管理日趨規范，但在實際工作中，仍然存在很多問題和短板，具體表現在：

（一）重視程度不夠。在公路建設過程中，做好工程檔案管理能夠有效提升項目管理的規范化，但很多單位往往把精力集中在工程建設的“硬指標”上，忽視了工程檔案收集和管理。某些工程項目管理人員，缺乏《檔案法》及工程建設檔案相關規章和制度知識。因不重視檔案工作，導致工作積極性差，產生懈怠心理。

（二）管理水平不高。工程建設過程中，缺少專職人員負責檔案相關工作，未按規定確立檔案工作領導負責制。由于工程管理部門、工程質量監督機構和監理部門對檔案管理的措施不夠，致使監督和監理“寬、松、軟”。

（三）專業人才缺乏。公路工程檔案的專業性特點，不僅要求相關人員能熟練掌握運用檔案專業知識，還必須熟悉公路工程相關專業知識，工程檔案人員的專業素質直接影響到檔案管理的質量及水平。在實際工作中，公路行業檔案管理人員往往是專業技術人員兼職，愿意從事檔案工作的人員有限，專職檔案管理人員更加匱乏，導致一些檔案工作僅僅是收訂入庫，質量參差不齊，規范程度不高。

（四）制度建設滯后。雖然《公路法》《檔案法》《檔案法實施辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路工程竣工驗收辦法》等相關法規制度已實施多年，但在實際工作中，在公路工程檔案管理上缺乏規范和專業標準，與之相關的配套制度很少，崗位職責不明確，組織架構不完善，難以從基礎上保障檔案收集、整理和歸檔的質量。

（五）信息化程度較低。隨著科技信息化時代的到來，檔案管理在信息化方面不斷發展，對檔案管理從業人員專業技能知識和信息化技術提出了更高、更復雜的專業性要求。但在實際中，很多工作人員對靈活掌握和使用各類信息化技術手段進行檔案管理工作相對艱難，仍以傳統的方式進行工作，同時相應硬件設施跟不上，信息化程度不高，效率低下，使得檔案管理效果不佳。

三、規范公路工程檔案管理的措施

針對上述問題，特提出以下措施對策：

（一）提升人員素質，打造專業隊伍。相比其他管理工作，公路工程檔案管理工作量更大，專業知識要求更高，處理流程更加復雜，人力因素是保障檔案管理效果的決定性因素。要實現公路工程檔案管理的規范化水平，必須提高從業人員自身素質，盡快打造一支業務高超的專業檔案管理人才隊伍。一方面檔案工作人員要通過繼續教育和業務培訓等方式，切實提高業務素質和專業技能水平，以適應新時代檔案管理工作要求。一方面公路工程相關單位要有計劃地培訓檔案管理專業人員，設立檔案管理機構，使之適應單位檔案管理工作現實的需要。

（二）轉變工作理念，創新工作方式。要不斷提升領導者和管理人員的思想認知，認識到公路工程檔案的重要性，轉變傳統的管理工作理念，打破傳統檔案管理思想束縛，樹立正確的檔案管理發展方向。強化責任管理，完善工作體系，落實檔案管理工作的領導責任制和崗位責任制。強化監督管理，在項目實施過程中，同步落實自檢、互檢、交接檢三檢制和檔案驗收移交制，加強全過程檔案管理監督。針對公路工程的特點，創新檔案收集、整理和歸檔的方式方法，更加注重傳統紙質檔案之外，充分利用科技和信息化手段，加強對圖片照片、音像、電子文檔等能夠直接客觀反映公路建設過程的資料收集，為檔案成果利用打好基礎。

（三）完善管理制度，規范從業行為。加強檔案管理制度建設具有現實意義，但行業內存在著制度不完善的問題。基于此，針對工程項目的實際，采取對應措施，保障檔案完整、系統、準確。首先，建設單位在與施工、監理、勘察設計單位簽訂有關合同時，制訂有關檔案移交及違約處罰的條款，提高施工、監理、勘察設計等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性。其次，要持續健全檔案管理相關制度，按照檔案管理有關法規要求，結合本單位工作性質和特點，制定完善檔案管理工作的規章制度，建立檔案管理的領導責任制和崗位責任制，健全文件材料的整理、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等管理制度。

（四）打破行業壁壘，實現成果轉化。雖然目前公路管理單位工程檔案按照相關法規收集較為齊全，但完整性仍有欠缺。在實際工作中，由于項目的立項、審批、勘察、設計、監理、施工、監督等各個環節分屬不同單位和部門，各單位檔案管理“自掃門前雪”的現象較為普遍，跨行業和領域的檔案資料收集難度很大。如何形成一套貫穿項目始終的檔案資料，就要加強各有關部門和單位，以及相關工作人員協作配合，在項目實施之初就統籌規劃好檔案管理的目標，明確各部門、單位的職責任務，打破“各自為政”的壁壘，實現共建共享，保證部門和單位間、項目建設從業單位間、項目建設各階段間、檔案工作各環節間協調運作，提高公路工程檔案工作質量效率，推進成果轉化利用。

（五）加強保障支撐，提高科技水平。在新時代背景下，各行業都離不開信息技術的支撐和保障，公路工程檔案管理要在質量以及服務效率方面取得突破發展，就必須與時俱進，加強對現代科技手段和現代管理方法的運用，不斷提高信息化、智能化水平。要加強軟硬件建設，提升硬件配置，包括對存儲空間的建設，計算機及配套設施的購置等，加大軟件投入，包括數據庫的建設和維護，檔案信息檢索平臺建設等，形成集約高效信息化檔案管理體系。大力推廣應用高速掃描、數據壓縮、云數據平臺的先進技術手段，實現檔案信息管理的接收、傳遞、存儲和利用的一體化管理，實現檔案資源利用和成果轉化的效益、效率最大化，提高公路工程檔案管理的科學性、可持續性。

總之，可以預見，通過分析研究公路工程檔案管理現狀，指出存在的問題并提出相應對策，切實有效地助推公路工程檔案管理水平的提高與服務功能的發揮，無疑會為加速公路工程建設提供有力的保障，為公路工程建設加速發展做出新的貢獻。