基于云計算的“云檔案”信息資源共享系統建設研究

文/馮海魂

信息化社會，如何對單位檔案資源進行收集、管理、利用和共享，提升利用效能，減少檔案管理成本，縮減檔案服務的中間環節，是當前檔案管理人員需要重點探索和思考的課題。云計算技術能夠打破時空壁壘，為實現檔案資源的高效傳輸和共享提供了可能。基于云計算的“云檔案”信息資源共享是當前學界研究的熱點，故此文就云計算技術條件下的“云檔案”服務模式展開思索與探究，分析當前“云檔案”信息資源共享系統建設中存在的主要問題，并就如何構建信息資源共享系統提出一些意見與建議，旨在推動檔案資源共享與有益交流

云計算的“云檔案”信息資源共享是當前學界的研究的一大熱點，是檔案管理人員需要重點探索與思考的一大重點課題。云計算技術能夠打破時空壁壘，大大提升檔案現代化管理水平，實現檔案的科學管理與資源共享，為此筆者對云計算的“云檔案”信息資源共享系統建設進行研究，愿與大家進行切磋與交流。

一、“云檔案”信息資源共享系統建設中存在的主要問題

綜合分析“云檔案”信息資源共享系統建設中存在的問題，主要在于：

問題之一，檔案數字化進程滯后。當前部分單位數字化進程滯后，無法形成相應的檔案數據庫，更談不上利用云計算技術打造共享平臺[1]。一是數字化轉化硬件和軟件設施不完善。部分單位尚未購置并引進電子高速掃描儀、微縮相機等硬件以及文件格式轉化器等軟件，難以高效開展紙質文件轉化工作和電子文件格式統一工作。二是在缺乏相關人力資源，加之單位歷史發展中堆積了許多重要的紙質類檔案，所以很難快速地在處理增量的基礎上對存量進行數字化處理。

問題之二，檔案共享機制不完善。當前，部分單位雖然認識到檔案共享對于單位成本節約和檔案利用的價值，但是并未建立相應的檔案共享機制[2]。一是缺乏相應的規章制度，檔案共享的內容、權限、目標、職責、流程不明確。例如，何種檔案資源應當共享；檔案共享的范圍是否及于單位內部和單位外部；檔案共享資源的查閱權限是什么等等，都沒有在制度文件上加以體現。二是尚未構建安全保障體系，檔案共享后存在一定的安全隱患。部分單位在共享過程中忽視對檔案系統、檔案共享平臺、檔案數據庫以及檔案本身進行加密，進而引發安全事件。

問題之三，云計算技術的應用不足。檔案共享的核心是云計算技術，即將對檔案資源進行分布式計算后，自動識別檔案類型并將其上傳至云終端的一種技術。當下，部分單位云計算技術與檔案管理系統、檔案數據庫的融合度不高，無法打通“云終端”共享平臺與檔案管理系統、檔案數據庫之間的壁壘，更談不上自動同步和自動共享[3]。除此之外，部分單位自動辦公系統以及其他管理系統與“云終端”共享平臺尚未實現關聯，往往需要檔案管理人員對檔案資源進行處理并錄入檔案管理系統后才可上傳至云端，不利于提高工作效率。

二、基于云計算的“云檔案”信息資源共享系統建設路徑

針對存在的上述問題與“云檔案”信息資源共享系統建設的需求，經過研究與思考，筆者特提出以下路徑：

路徑之一，加快檔案數字化進程，夯實管理基礎。檔案數字化是檔案共享的基礎，也是建設信息資源共享系統最為關鍵的環節。一是要完善硬件和軟件設施，堅持一次到位、高標準、不搞重復建設的基本原則，采購相應的電子高速掃描儀、微縮相機等硬件以及文件格式轉化器等軟件，推動紙質檔案數字化進程。二是探索檔案數字化外包的機制，將檔案數字化業務外包，解決內部人力資源不足的困境，為檔案信息資源共享創造良好基礎。

路徑之二，完善檔案共享機制，加強業務指導。由于“云檔案”信息資源共享系統建設技術性強、復雜度高，所以必須要完善檔案共享機制，強化對檔案管理人員的指導。一是加快建章立制工作，出臺相應的文件來明確檔案共享的內容、權限、目標、職責、流程。通常而言，檔案共享主要是單位內部部門之間的共享以及上下級單位之間的共享。同時，要設置相應的查閱權限，避免共享過程中出現泄密的問題。二是要構建安全保障體系，維護檔案信息資源的真實性、完整性，更好地解決安全短板。單位可以通過數字密鑰技術、訪問權限技術、數字水印技術、云系統加密技術、內外網隔離技術對共享終端的檔案進行管理，避免檔案在傳輸過程中被損毀、竊取。

路徑之三，深化云計算技術應用，實現高效共享。在云計算環境下，檔案管理人員主要是要建設一個虛擬的線上信息資源共享平臺，確保相關主體能夠隨時隨地登錄這一平臺搜索并查閱相應的信息資源。具體而言，一是要統一技術規范，打通技術壁壘。單位在明確共享主體以及共享文件范圍后，將相應的檔案數據庫、檔案管理系統與云儲存終端的信息資源進行數據關聯和數據共享。同時，要設置相應的代碼和字符集，確保能夠自動識別檔案類型，推進自動化、一站化共享和利用。二是要探索將共享平臺與OA辦公系統的數據進行關聯，避免二次處理和重復勞動，減輕檔案管理人員負擔，不斷適應電子化辦公的要求。

毋庸置疑，檔案事業是我們黨和國家的偉大事業之一。檔案歷來是單位工作的有力助推和重要依據，對于提升單位科學化管理水平不可或缺。尤其是在大力倡導檔案規范化、科學化以及信息化利用的現階段，做好檔案共享工作刻不容緩。由此可見，基于云計算的“云檔案”信息資源共享系統建設的研究與實施十分必要，急需加快進行，借以提升檔案資源共享與有效服務。