設立單一家辦的流程：從短期到長期

Jing Cn & Barbara Hauser

促進透明度和開放式溝通，選擇適合家族的財務顧問，并在年輕家族成員成長為決策者的過程中進行教育和指導，都是家族辦公室本身是否能夠跨代際持續的關鍵。

家族辦公室的成立通常是因為家族在出售全部或部分企業后，需要重新考慮如何管理家族資本。直到那時，企業主的許多個人需求可能由企業財務或會計部門提供，而其他服務需求可能由外部服務商滿足。

通常，一旦做出決定，家族就會把以往嵌入在企業中的“家辦”剝離，設立正式的家族辦公室結構。這可能意味著保留某些老員工并將他們的職能正式轉入到家族辦公室。

在這種情況下，值得一問的是，哪些事項是需要家族優先關注的？以下，我們將這些優先事項分為短期、中期和長期來看。

短期（前三個月）

在前三個月內，確保您和您所招募的家辦人員：

對家族資本以及可供家族使用的資源進行一個完整的審計

確定所有受監管的義務是否都是最新的，合規的

確認已履行所有財務承諾，并已制訂流程以履行持續的義務

檢查滿足家族日常需求而實施的現有系統和流程，并考慮應如和更新

繪制整個家族所建立的所有法律關系，并了解他們的角色和目的

考慮您自己對財富的態度

中期（12到18個月）

在建立了維護家族財富的各種文件、結構和體系之后，接下來的幾個月應該讓家族成員參與制訂家族辦公室運營的計劃和戰略。

建立家族辦公室的目的應該得到討論和認同

家族應界定家族辦公室的角色，并制訂管理策略

制訂計劃如何長期持續管理家族資本，并將計劃分享給家族成員

一個關鍵點是，在現階段，金融資本的管理并不是議程上最重要的項目。如果家族成員對設立家族辦公室的想法沒有認同或共識，這將很容易讓家庭成員放棄承諾與參與。因此，在創建家族辦公室時，重要的是要了解：1）迄今為止，內部和外部供應平衡 是如何運作的？2）什么有效，什么需要更新？3）有什么需求是沒有滿足的？

長期（持續的義務）

歷史證明，成功的家族財富轉型的兩個主要標志是信任和溝通。

要取得成功，一個家族需要建立一個有效決策的空間。 傳統上，這一直是家族辦公室的角色。家族辦公室的成功最終將取決于其如何與家族成員溝通并在幾代人之間建立信任。通過定期溝通和建立有效的治理結構，家辦的角色可在家族成員心中得到認可。

經營家族辦公室的人需要意識到家辦的目的：

·長期管理家族資本;

·圍繞家庭財富進行教育;

·幫助家族成員滿足財務期望;

·幫助家庭成員了解消費和再投資之間的平衡，以及對長期未來的影響。

所有這些都要求對家族辦公室進行某種形式的治理和監督。從長遠來看，規劃、審查和不斷改善家族辦公室如何滿足家族需求將是一項必要且至關重要的職能。

家族辦公室的生命周期

從一開始，我們建議您就家族辦公室的“潛在周期”做出暫定計劃。你打算讓家辦只為現有家庭成員服務還是繼續為后代服務？在美國，許多由前幾代人創建的家族辦公室現在正受到當前家族成員的審查。過去，創始一代為家族辦公室提供資金，沒有人需要擔心成本。那樣的日子遲早會結束。

一個從單一家族辦公室開始，后轉型為多代家族辦公室的首席執行官， 曾描述家辦生命周期的自然階段：下一代家族成員可能會問是否有理由保持家族辦公室。他們可能會質疑自己是否需要與父母或祖父母相同的服務，是否要繼續支付費用，是否希望獲得比長輩更多（或更少）的收入，或者是否要將財富捐出。家庭成員需要齊心協力，為未來制定共同的愿景。如果家族辦公室能夠證明其可以成功地為多代人服務，那么家族成員更有可能做出保留家辦服務的積極決定。

這意味著促進透明度和開放式溝通，選擇適合家族的財務顧問，并在年輕家族成員成長為決策者的過程中進行教育和指導，都是家族辦公室本身是否能夠跨代際持續的關鍵。家族可以通過多種方式迎接未來：·可以像以前一樣繼續運作。·可以向其他家族敞開家族辦公室的大門，減少平均開銷。這在美國相當普遍。·可以解散家族辦公室。·可以與一個更大的家族辦公室合作，讓其管理日常事務，那么族辦公室高管可以負責更重要的，更長遠的需求。