淺談檔案利用

摘要：本文指出了檔案工作的根本目的是“利用”。“利用”，才能產生出一定的社會效益和經濟效益。分析了檔案利用的現狀;闡明了如何做好檔案利用工作的措施。

關鍵詞：檔案;利用;現狀;措施

檔案的收集和管理，如果僅僅為了不使其散失和安全保存，那么其根本就沒有什么價值。他的價值在于開發和利用。而開發和利用檔案，首先要向利用者介紹檔案館（室）藏，提供利用和咨詢服務，這就形成了檔案利用工作。我國檔案部門很重視檔案利用工作，檔案利用是整個檔案工作的中心工作。

一、“提供利用”，是檔案工作的根本目的

檔案具有原始性和真實性，它既是歷史的真實記錄，也是進一步開展工作，發展生產和科研的必要條件。檔案管理的根本目的就是提供利用，在廣泛的利用活動中，檔案才顯示出其價值，才能產生出一定的社會效益和經濟效益。

黨和國家非常重視和發展檔案事業，花費了大量的人力、物力和財力來保存檔案，都是為了提供利用。沒有檔案的利用，檔案工作和檔案事業就不會產生，更不會得到發展。檔案利用工作做得好壞與否，直接關系到檔案事業的興衰。各行各業、各類人員需要利用的檔案，檔案部門能夠及時地提供給他們，滿足利用者的需要，檔案部門的作用就會明顯地展現在人們的面前，就會使人們感到檔案部門是他們有力的助手，是他們取之不盡，用之不竭的材料庫，才能引起人們重視和支持檔案工作。

二、檔案利用工作的現狀

相當長一段時間，由于過分強調保密性，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，檔案部門被視為“保密重地”，為了避嫌，許多人不敢輕易地踏進檔案館（室）的大門。人們的社會檔案意識普遍淡薄，甚至有些人把檔案寫成“黨案”，不少人不知檔案為何物，不了解檔案有什么作用。經過幾十年的發展，這種狀況有所改變，從中央到地方各級檔案行政管理機關和檔案實體管理部門先后開展了各種形式的檔案宣傳工作，收到了一定的效果，社會的檔案意識逐步增強，檔案的利用人次和卷數不斷上升，檔案工作在兩個文明建設中發揮的作用日益顯著。然而，總的來看，社會的檔案利用意識，特別是公民個人的檔案利用意識，還有待于進一步提高。只有當整個社會和眾多公民把利用檔案視為其日常生活不可缺少的一部分，利用檔案來解決工作、學習和生活中的問題成為自覺行為，我們的檔案利用工作才能達到一個較高的層次，才能縮小與世界選進國家的差距。

我們的檔案利用工作基本上是坐等利用者上門，只要接待人員做到“熱情、細致、耐心”也就算盡職盡責了。但是光做到這些是不夠的，只有通過走出館門深入群眾調查訪問，才能發現檔案工作某些業務環節上的缺陷，從而采取措施加以改進。利用者后來竟在他人手中找到了這些珍貴的原件。檔案館的同志帶著這個問題，走訪了有關利用者，通過耐心、細致地做工作，說服了該原件的珍藏者，將這批應進館的檔案接收進館，豐富了館藏，在落實政策中發揮了作用。這件事說明了，一些珍貴的檔案資料有流落個人手中的可能，只有走出館門，明察暗訪，將有價值的檔案資料“請”回來，填補空白。

我國檔案工作現代化起步較晚，但發展較快。省部級以上檔案館已全部配備了計算機，許多地、縣級檔案館及企業、事業單位檔案館（室）擁有計算機的數量也在逐年增加。不少檔案館已開始運用計算機進行檔案存儲、檢索、編目、制卡、統計分析等工作，檔案利用工作效率也迅速提高。但是，受資金不足、專業人才缺乏、設備落后以及其他因素的制約，我國的檔案工作現代化特別是檔案利用工作現代化仍處于試點和探索階段，主要表現在：設備添置帶有一定的盲目性，一些計算機長期閑置;已經取得的科研成果未能得到很好的推廣應用;宏觀管理和指導不夠等等。可以預測，在今后相當長一段時間內，一些規模不大的檔案館（室）的利用工作仍將以傳統的手工操作為主。

三、如何做好檔案利用工作

1、大力開展檔案收集、利用的宣傳工作。檔案工作人員要通過自身不斷的努力，重塑綜合檔案館的新形象，堅持收集、利用并重，突出利用原則，增強服務意識，擴大檔案工作的影響，提高和強化全社會檔案利用的意識，讓檔案利用發揮更大的作用。（1）向各級領導進行宣傳。以取得他們的關心與支持，適時地向領導宣傳檔案工作，爭取他們的重視。使他們對檔案工作及檔案利用有全面的認識，使他們心目中有檔案工作的位置，使他們明白在什么樣的情況下與檔巡查發生怎樣的聯系，只要領導重視，檔案工作也能得到支持關心，以便于開展各項工作。（2）宣傳檔案的作用。檔案在編史修志、工作查考、學術研究、經濟建設等許多方面發揮著它的原始憑證與法律依據作用。同時宣傳檔案利用已取得成果，使全社會相信檔案利用為他們的工作帶來的方便和發展所起到的作用。（3）宣傳檔案館能為社會作出哪些服務。就像百貨公司亮出自己的商品一樣，使社會各界人士明白，檔案館對他們的工作有什么聯系，有什么作用，在商品社會的今天，這一點已顯得十分重要。

2、大力豐富館藏，改善館藏結構，為最大限度地滿足社會需求提供豐厚的物質基礎，最大限量的收集是最大利用的前提和保證。在實踐中，豐富館藏的工作可采取“三結合”及代保管檔案的方法。（1）廣泛收集與重點收集相結合。從開發利用檔案工作的一開始，就要開展有計劃、有步驟的收集工作。每年根據實際下發接收通知，并確定專人負責檔案的接收工作。另外，對撤、并機構及相關人事的檔案及時進行重點收集。（2）有償征集與無償捐贈相結合。檔案館一方面要注重對散存在社會上的珍貴歷史檔案征集工作，以豐富館藏內容，另一方面，也要動員社會力量，通過各種大量的宣傳，使人們認識到檔案收集與利用的重要性，由此讓其主動捐贈，以此作為館藏檔案資料的有力補充。（3）實地收集與信函索取相結合。在檔案資料的收集過程中，為了得到一些珍貴的檔巡查，往往需要檔案工作人員不辭辛苦到資料的實地去收集;同時，對實在不能到達之處，也可采用信函征集。在信函征集中，要注意寫信的語氣和方式，使被征集者認識到該檔案資料的社會價值，從而達到收集檔案資料之目的。（4）實行代保管檔案。對凡被列入進館計劃但未列進館期限的檔案實行代保管。對社會各界和個人所有的各種不同載體的檔案實行代保管業務，這一舉措可有效地減少和避免單位、個人檔案保管不善造成的損失。

作者簡介：廖愛（1974年5月），女，漢，湖南省懷化市，工程師，大學本科，湖南省中方縣委辦（中方縣檔案館），檔案管理

（湖南省中方縣委辦 湖南 懷化 418005）