試論企業電子文件與電子檔案管理

陳雪妮

【摘? 要】進入21世紀以來，我國的信息技術變得越來越成熟，在人們生活、工作和學習中起到的作用也變得越來越大，我國也因此邁入了信息時代。信息技術的越發成熟對企業文件和檔案管理帶來了很大沖擊，傳統紙質的人工管理模式已經出現了落后性，電子文件和電子檔案已經成為企業管理中必不可少的設施，為此，就要積極探索加強企業電子文件和電子檔案管理的措施，以便可以對企業管理水平進行提升，為企業發展創造更好的條件。

【Abstract】Since entering the 21st century， China's information technology has become more and more mature， and its role in people's life， work and study has become more and more important. Therefore， China has stepped into the information age. The growing maturity of information technology has brought great impact on the management of enterprise documents and archives， and the traditional paper-based manual management mode has fallen behind， the electronic documents and the electronic archives have already become the essential facility in the enterprise management. Therefore， it is necessary to actively explore the measures to strengthen the enterprise electronic documents and electronic archives management， so as to improve the level of enterprise management and create better conditions for the development of enterprises.

【關鍵詞】電子文件;電子檔案;管理

【Keywords】electronic documents; electronic archives; management

【中圖分類號】F272;G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）04-0024-02

1 引言

計算機信息技術的不斷普及推動了電子文件的發展。在企業管理中，電子文化的重要性變得越發凸顯。電子檔案在很多企業實現了廣泛應用，如何對這些電子文化、電子檔案進行管理和利用，如何避免其出現損壞和丟失，是企業接下來需要研究的重要問題。

2 電子文件和電子檔案的異同

企業經營管理中最為常用的兩種電子文件就是doc文檔和xls文檔，這兩種電子文件給紙質文件帶來了很大沖擊。電子文化可以在文稿上直接進行修改，我們只需要對最終稿件進行保存即可。從廣義上對電子文件進行解釋就是在企業電腦中以文檔形式存在的文件，或是在企業內部網絡流傳的文件。各個部門將收集到的電子文件移交給檔案部門，由檔案部門對這些電子文件進行審核和判定合格后，就可以進行歸檔，歸檔電子文件就可以被稱作電子檔案。

和電子文化相比，電子檔案不能隨意進行更改，而且不能隨意地選擇位置進行保存，也不能隨意地進行傳遞，其具有保密性和機要性，通常只能在特定的網絡系統上進行查閱，還需要在存儲庫中進行保存，還要盡量避免檔案出現失真、損壞和丟失等情況。而且電子檔案中還包括一些和人事、財務相關的內容，對于這部分檔案的管理尤其需要慎重，對于泄露問題一定要做好預防措施。

3 電子文件管理

3.1 對組織管理進行強化，對管理職責進行明確

企業想要提高電子文件管理有效性，讓管理人員的管理意識得到提升，就要針對管理情況制定組織管理制度，在制度中對各個管理人員的職責進行明確劃分。為了對編寫、歸檔和管理電子文件過程中存在的問題進行及時發現和解決，企業應成立由負責檔案管理領導帶頭，整個檔案部門員工為基礎，企業信息部門提供技術保障的工作網絡。檔案部門需要擔負起制定和完善電子文件管理制度，并對和電子文件相關的各個環節進行監控的任務，如形成電子文件的環節、鑒定電子文件的環節以及對文件進行歸檔的環節等，同時還要加強辦公自動化軟件和管理系統的連接緊密性，從而可以更有效地管理整個電子文件生命周期，對于電子文件是否存在失真、損壞和丟失問題也能進行及時發現和處理。

3.2 加強對電子文件收集、資料積累的重視

電子文件收集在電子檔案管理工作中占據重要地位，和傳統的紙質文件相比，電子文件的收集更加快捷，覆蓋的范圍也變得更加廣泛，收集方法和要求也有很大的不同。企業應將電子文件收集、整理工作交由編寫電子文件的部門承擔，正式電子公文包括對文件進行發送還包括接收文件。電子文件編寫部門發送文件之后需要歸檔的內容涉及很多方面，如文件內容、文件修改后的內容、分發記錄等。接收文件之后需要歸檔的內容也包括很多方面，具體有：文件內容、接收文件處理單和分發記錄等。還有一些文件雖然不是正式文件，但是也具有一定的價值，因此也要進行歸檔，對這類文件進行收集時需要更加小心，如記錄重要文件辦理情況的文件、記錄要緊文件修改過程的文件等。另外，如果處理公務時只編寫了電子文件，這種電子文件也要進行真實、完整保存，避免文件被其他人改動。為了防止電子文件丟失，還要做好備份工作，也就是在獨立的載體上進行保存。

4 電子檔案管理

4.1 對電子檔案移交工作進行規范

電子文件編寫部門肩負著對電子文件進行移交和歸檔的任務，現在比較常用的歸檔方法就是邏輯和物理兩種。邏輯歸檔依托于OA辦公平臺，可以對完成的電子文件進行實時歸檔;物理歸檔不需要借助OA辦公平臺，但是需要借助辦公自動化系統在下一年的特定時間將電子文件移交給同級檔案部門，也可以利用一些存儲工具對電子文件進行移交。對于由各部門移交的電子文件，檔案部門肩負著審核和判定職責，從而可以及時發現內容不真實、存在缺失的電子文件，并制定處理方案，或是要求移交部門重新進行整理。對于內容真實完整，而且不存在安全隱患的電子文件，檔案部門經過審核后就要對其價值進行確定，對其保管期限進行明確，之后就是和移交部門辦理移交手續，一起對移交清冊進行審查，審查沒有問題后雙方就可以簽字蓋章，至于移交清冊應交給雙方各自保存。檔案部門整理歸檔電子文件時，需要將“件”作為基礎單位，同時還要遵守相關規范要求，將其歸入合適的分類。如果歸檔電子文件屬于公文類別，檔案部門就要更加重視審核工作，需要審核的著錄項目也要適當地進行增添，現在比較常用的幾個著錄項目分別為：負責人、保管期限、完成日期、歸檔日期等，對于其他類型電子文件的審核只需要按照相關規定進行操作即可，從而可以對該文件是否存在文件背景信息虛假、缺失和無效等情況進行及時發現。如果歸檔電子文件的保存價值比較大，不僅要采用電子檔案方式進行保存，還需要用紙質檔案方式進行保存，并將兩者聯系起來，這樣能夠對歸檔電子文件的安全性進行有效提升。

4.2 提高對電子檔案保管的重視程度，做好安全備份工作

所謂的電子檔案保管也就是使用專用、可靠的服務器對電子檔案進行存儲，并采用專庫或專柜作為歸檔載體，而且歸檔載體應具備防寫處理功能，這樣才能防止發生人為修改情況，如果載體屬于單片形式就要將一定數量的載體豎起來放置到盒中存放，并注意不能將重物放置到盒子上面以免壓壞載體，還要注意不能和磁場距離太近，同時要防止有害氣體、塵土、老鼠和蟲害的侵害，對于保管環境的溫度、濕度和光照也要進行嚴格控制。電子文件收集格式最好采用doc、docx、txt、xml、xls等，因為這些格式具有很好的可讀性，不同類別電子文件的存儲應采用不同的格式，如圖像類存儲適合采用jpeg、tiff等格式，視頻類適合采用MPEG、AVI、DVD等格式，音頻類適合采用WAV、MP3等格式。檔案部門每年都要檢查一次電子文件是否能夠讀取，處理設備是否運行正常，每兩年還要隨機從磁性載體中抽取不少于總量的10%作為樣本進行檢測，光盤的檢測間隔則是4年，在檢測中如果發現載體出現問題就要及時進行處理。為了確保電子檔案存儲的完整性和安全性，需要定期對這些資料進行備份，企業信息部門還需要提供技術支持。現在比較常用的備份方式有每天都需要進行一次的增量備份，還有每周進行一次的全盤備份。如果電子檔案具有很大的存儲價值，還需要在間隔一定距離的異地進行備份。

4.3 對電子檔案進行充分利用

利用電子檔案不能違反企業保密制度，而且不同階層的工作人員擁有的權限也是不同的，例如，企業領導具有調閱公司各類電子檔案的權限，還可以對資料收發記錄進行查閱，應上述兩點的基礎上實現對電子檔案的充分利用，促使電子檔案發揮出最大價值。電子檔案只能在本單位內部流傳和使用，例如，一些規章制度和通報等文件就可以在企業內部進行傳遞，但是如果電子檔案涉及一些企業機密就只能在企業內網上傳遞，而且需要和外部網絡進行隔離，至于一些和企業財務、戰略發展計劃、經營開發策略等相關的電子檔案則只能在一定階層進行流傳，領導對于企業發展計劃的批示和批復、企業科技研發成果等也屬于這個范圍。如果有員工需要用到一些電子檔案，但是自己并沒有相關權限，就要將自己的需要報給本級檔案管理部門進行審批，通過審批后才能進行調閱。檔案管理部門只能將復印的紙質文件借給借閱人。存儲載體是不能出借的，借閱人只需要按照紙質檔案借閱規定辦理手續即可。借閱人查閱電子檔案期間擔負著保護檔案安全的責任，一定要看管好檔案，防止有人更改或泄露電子檔案內信息。檔案管理部門對于每一個借閱人都要進行詳細記錄，并將這些記錄制作為臺賬。

5 結語

總而言之，電子文件和電子檔案管理是企業實現更好發展的重要助力，而且還能對檔案管理效率和質量進行提升。目前我國對于電子文化和電子檔案管理方面的研究還比較淺顯。在今后的發展中，企業應按照現代管理理念，更加重視電子文化和電子文檔管理，推動二者走向更高的層次，為企業實現長遠發展奠定良好基礎。

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