基于用友U8的企業銷售業務處理探討

黃輝 唐琳琳 葉伽利 朱錦華

摘? 要： 在梳理企業銷售業務數據流轉規律的基礎上，結合用友U8平臺，提出了針對銷售業務處理的思路。通過提煉業務處理規則，固化業務參數，在用友U8平臺上實現了銷售業務處理的自動化，提高了銷售業務處理的效率。

關鍵詞： 銷售業務; 業務規則; 數據流轉; 用友U8

中圖分類號：G642????????? 文獻標識碼：A???? 文章編號：1006-8228（2021）01-110-04

Discussion on enterprise sales business processing with UfIDA U8

Huang Hui， Tang Linlin， Ye Jiali， Zhu Jinhua

（East ChinaJiaoTong University，Economicand Management School， Nanchang， Jiangxi 330013， China）

Abstract： On the basis of sorting out the data flow rules of enterprise sales business， combining with UfIDA U8 platform， this paper puts forward the idea of sales business processing. By refining business processing rules and solidifying business parameters， the automation of sales business processing is realized on UFIDA U8 platform， and the efficiency of sales business processing is improved.

Key words： sales business; business rules; data flow; UfIDA U8

0 引言

在市場經濟環境下，處在充分競爭行業的企業其銷售業務一般來說是最重要的業務。企業戰略層和經營層都希望能夠從銷售業務的處理中獲取詳細的有助于決策的信息。因此，會計實務中對于企業銷售業務處理的準確性和及時性要求很高。通常，在手工處理的方式下，由于處理手段的限制，業務處理的準確性和及時性是相互制約的，兩者之間存在此消彼長的關系。要保證準確性，就要犧牲及時性，反之亦然，要提供詳細的核算信息更是難以實現。但是在信息技術的支持下，通過軟件，可以實現業務核算準確性和及時性的完美統一，也可以采集到更詳細的信息提供給戰略層和經營層決策使用。

要使信息技術能夠在銷售業務處理中發揮作用，前提條件是充分了解業務實質，提煉出銷售業務的規律并固化到計算機程序中，讓計算機自動執行這些規律。本文通過對企業銷售業務流程、賬務處理規則、數據流程的深入分析，在掌握業務規律的基礎上，設計了銷售業務的不同處理模型[1]。借助用友U8平臺，結合財務鏈、供應鏈相關功能模塊，驗證了銷售業務處理模型的有效性。實現了將銷售業務處理中的不變規則以及數據計算規律固化到計算機中，在操作員盡可能少的干預下，讓計算機自動完成銷售業務憑證的填制，從而提高憑證處理的準確性和及時性。

1 企業銷售業務簡介

銷售是通過給客戶提供合格的產品或者服務，實現對生產產品時投入人財物等各類資源的回收，是保證企業簡單再生產和擴大再生產的前提[2]。從會計核算的流程來看，銷售業務的處理通常分為兩個部分。

第一部分是企業在客戶取得相關商品控制權并滿足相關條件時確認收入，具體包括簽訂合同各方已批準該合同并承諾將履行各自義務;合同中明確了各方所轉讓商品或提供勞務相關的權利和義務;有明確的對應所轉讓商品相關的支付條款;具有商業實質，即履行該合同將改變銷售方企業未來現金流量的風險、時間分布或金額;銷售方企業因向客戶轉讓商品而有權取得的對價很可能收回。在恰當的時點進行銷售收入的確認，通常的會計分錄為：

借：應收賬款/銀行存款

貸：主營業務收入分錄1

貸：應交稅費-應交增值稅（銷項）

第二部分是在會計期末或其他時點，需要根據收入費用配比原則，結轉已實現銷售收入的商品銷售成本，通常的會計分錄為：

借：主營業務成本分錄2

貸：庫存商品

從以上銷售業務核算的兩個會計分錄可以看出，會計科目的對應關系都是明確的。但是在一個完整的會計分錄中，除了會計科目對應關系以外，還有會計科目的發生金額。從會計實務可知，在確認銷售業務會計分錄的發生金額時，需要取得銷售數量、銷售單價、庫存數量、庫存成本等原始數據，還要進行一定的職業判斷，進而才能計算出分錄中會計科目的發生金額，不是簡單的事情。具體來看，對于分錄1，確認銷售收入的發生金額，必須獲得產品銷售數量和銷售單價;對于分錄2，確認銷售成本的發生金額，需要獲得產品銷售數量和單位成本，銷售數量的確定可以從分錄1中獲取。單位成本的確定，則比較復雜，由于企業根據具體情況可以使用計劃成本法、售價法，或者實際成本法中的先進先出法、加權平均法、個別辨認法等進行銷售成本的確定。所以，先要明確存貨出庫的方法，然后根據不同的方法進行出庫產品單位成本計算。如果采用的是計劃成本法、售價法、全月加權平均法等，銷售成本必須等到月末才能確定[3]，而先進先出法、移動加權平均法、個別辨認法等則可以在收入確認時確定銷售成本。

根據以上對銷售業務會計核算特點的分析可以看出，無論在手工還是計算機環境下，銷售業務的處理都是一個比較復雜的工作。在當前普遍實現的計算機環境下，業務處理的基本原則是能夠由計算機自動完成的通常不再人工干預。

在U8系統中，為了保證模塊應用的安全性，各功能模塊在使用之前都需要由系統管理員或賬套主管先啟用[4]。企業根據自身應用的特點以及模塊之間的勾稽關系，自行選擇模塊啟用的日期和順序。因此，根據模塊的不同啟用情況，用友U8軟件中對于銷售業務的處理，可以有很多種不同的應用組合供企業選擇，要區分不同的情況來使用，下面分別介紹。

2 使用總賬系統的銷售成本結轉功能

如果只啟用了總賬系統，其他系統未啟用或者啟用日期與總賬不同步，則銷售業務的處理（包括分錄1和分錄2）只能在總賬系統完成。在此環境下，總賬系統中進行銷售業務處理可以直接使用填制憑證功能來完成，但是這種方式就與手工處理方式沒有什么區別，不能發揮計算機的優勢。要發揮計算機的優勢，可以通過總賬系統中預置的銷售成本結轉功能實現，這個功能是根據銷售成本的結轉規律，事先固化到計算機程序中。具體步驟如下：

2.1 設置銷售業務相關的會計科目屬性

前已述及，銷售業務分為銷售收入確認和銷售成本結轉兩部分。這兩部分涉及到的會計科目主要有三個，分別是：主營業務收入、主營業務成本、庫存商品。其中，主營業務收入科目數據來源于收入確認時采集的銷售數量和銷售單價，主營業務成本科目數據來源于前面采集的銷售數量，以及庫存商品的加權平均成本，加權平均成本是通過庫存商品科目的期初以及本期入庫的金額與數量之比計算得出。

要使用總賬的銷售成本結轉功能，對于主營業務收入、主營業務成本、庫存商品三個銷售業務相關科目的屬性有特殊要求，包括三個科目都要設置“數量核算”屬性，三個科目的下屬明細科目必須結構相同等。

以上針對科目的設置要求在基礎檔案中完成。通常，為保證科目結構的一致性，先設置好其中一個科目的屬性，其他科目使用會計科目的成批復制功能進行完成。

2.2 轉賬定義設置

進入總賬模塊的“業務工作”—“財務會計”—“總賬”—“期末”—“轉賬定義”，根據企業銷售成本的確認方式，例如按實際成本結轉、計劃成本結轉、售價法等，選擇“銷售成本結轉”或者“售價（計劃價）結轉”。需要注意的是，按實際成本結轉時由于系統中只預置了全月加權平均法，所以其他的實際成本結轉方法（例如先進先出法、個別辨認法、移動加權平均法）是無法用這個功能的。轉賬定義時選擇憑證類別為“轉賬憑證”，輸入已經事先定義好的“庫存商品”“主營業務收入”“主營業務成本”三個科目的編碼即可完成。

2.3 轉賬生成

由于企業每期的收入業務以及存貨入庫業務是沒有規律的，所以這些會影響銷售成本結轉的憑證只能通過總賬的“填制憑證”完成。在填制該憑證時，一定要錄入業務的存貨數量，比如收入憑證的銷售數量和存貨入庫憑證的入庫數量，并且在銷售成本結轉之前，需要將所有收入憑證和存貨入庫憑證審核記賬。

最終，在總賬系統中，執行“期末/轉賬生成/銷售成本結轉”命令，系統會彈出“轉賬生成”對話框，從中選擇“銷售成本結轉”，確認結轉成本的會計期間，若收入或者庫存商品相關的記賬憑證沒有記賬，則需要選擇“包含未記賬憑證”，生成憑證并保存。憑證借方為系統已經提前定義好的“主營業務成本”，貸方為“庫存商品”。在系統生成的銷售憑證中，如果“銷售成本結轉”中銷售數量缺失或者不正確，需要檢查在錄入有關于收入記賬憑證時是否錄入存貨數量，因為收入憑證填制時，數量的填寫不是必要條件，很容易遺漏。若庫存數量不對，則有可能是期初錄入數量或者本期入庫數量錄入有誤，直接返回期初余額和本期庫存檢查錄入的數據正確與否。

3 使用總賬系統的自定義轉賬功能

前述的銷售成本結轉功能預置在系統中，直接調用即可，方便快捷，但是只能適合全月加權平均法和計劃價，如果存貨采用其他計價方式，則不能使用該功能結轉銷售成本。針對存貨的其他計價方法，在總賬中可以使用自定義轉賬功能來進行銷售成本結轉[5]。實際上，對于符合下面條件的業務：每個會計期間均發生，業務對應關系明確，且業務金額的計算有規律。均可以自行設置對應關系以及金額計算公式，通過自定義轉賬從而實現系統自動填制憑證，提高憑證輸入的準確性和及時性。常見的如固定資產折舊計提、無形資產攤銷、費用結轉等。

分析銷售業務可知，銷售收入的確認憑證從數據采集來看是沒有規律的，需要通過手工方式進行憑證填制。而銷售成本的計算可以根據收入業務和存貨入庫業務確定下來，科目的對應關系和科目發生額都是有規律的，因此銷售成本的確認憑證可以根據主營業務收入和庫存商品科目采集的數據，由系統自動填制。銷售成本憑證填制之前需要根據業務內容進行規則定義，以存貨計價采用全月加權平均法為例，進入總賬的“業務工作”—“財務會計”—“總賬”—“期末”—“轉賬定義”，在自定義轉賬中進行如下設置：

借：主營業務成本 SFS（6001，月，貸）* QM（1405，月，借）/ SQM（1405，月，借）

貸：庫存商品JG（）

以上定義的憑證規則中，涉及到賬務函數取數，其中：SFS函數取到的是當月庫存商品數量發生額，即當月商品銷售量;QM函數取到的是庫存商品的期末金額，SQM函數取到的是庫存商品的期末數量，兩者之比就是商品的全月加權成本，JG函數取到的對方科目的計算結果。

在定義并保存憑證規則的情況下，每個會計期末可以由系統自動生成銷售成本憑證。其他計價方法也可以采用類似的方式進行銷售成本定義。

4 使用供應鏈系統和往來系統結轉銷售成本

當前環境下，會計核算中僅僅使用總賬模塊的企業已經比較少了。通常都是同時啟用供應鏈、往來業務、總賬等子系統，實現了業務財務一體化核算。如果是這樣，則可以分別由業務系統來處理銷售收入和銷售成本業務并自動生成銷售相關憑證。在這種應用模式下，總賬模塊的主要作用變成了對記賬憑證審核和記賬，已經退居后臺了。

在業財一體化情況下，銷售業務基本的單據流程是：在銷售管理系統按流程完成銷售業務單據（銷售訂單、發貨單、銷售出庫單、銷售發票）處理，然后系統自動將銷售發票轉入應收款系統，在應收款系統中進行單據審核后填制收入確認憑證;銷售出庫單自動轉入存貨核算系統，正常單據記賬后填制銷售成本確認憑證。也就是銷售收入確認憑證和銷售成本結轉憑證都是由業務系統自動填制的機制憑證，不需要手工在總賬子系統中填制這兩張憑證。憑證生成后會自動傳遞到總賬系統，完成憑證后續處理即可。

總體來看，這種操作能夠接觸到業務前端，獲取更詳細的業務數據，為企業內部決策提供更詳細更可靠的信息，適合各種存貨的計價方法，是理想的業務處理方法。

在U8軟件中，基于業財一體化的銷售業務相關的操作要求及步驟如下：

4.1 在基礎設置中設置會計科目、存貨、倉庫屬性

“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”三個一級科目均需要設置“數量核算”屬性，若這三個科目有下級科目，那么所增加的下級科目結構應該相同。設置存貨和倉庫相關屬性，比如存貨或者倉庫計價方法。

4.2 錄入存貨期初數據并進行期初記賬

在采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、應收款管理、應付款管理、總賬等模塊中輸入存貨期初余額，模塊之間存在勾稽關系的期初余額需要保持一致。實際操作中，為了保證數據的一致，依次對采購管理、庫存管理和銷售管理等子系統中輸入期初余額，如果啟用存貨核算系統的同時也啟用了庫存系統，期初余額可在這兩個系統中的任何一個錄入，另外一個通過數據引入功能完成。期初余額數據輸入完成以后就可以進行各子系統的期初記賬，提示系統已經完成了期初數據處理。

4.3 銷售業務單據處理

執行銷售管理系統菜單“銷售訂單”功能，填寫銷售訂單相關信息;執行“發貨單”功能，填寫發貨單相關信息，包括業務類型、銷售類型、倉庫類別、存貨信等，應注意的是發貨單上只需要填寫出庫數量，否則會影響銷售成本的計算。當然，如果購銷存管理與庫存核算同時啟用，則發貨單也可參照銷售訂單進行生單操作，生成銷售發貨單;發貨單進行審核后傳遞到庫存管理系統，在庫存管理系統菜單中執行“出庫業務”-“銷售出庫單”功能，填制銷售出庫單，經審核后在銷售管理中執行“銷售開票”功能，生成銷售專用發票，銷售發票審核以后便傳遞到應收管理系統，在此系統中進行應收單據審核，填制收入確認憑證。

另外一方面，銷售出庫單傳遞到存貨核算系統，執行存貨核算系統中“業務核算/正常單據記賬”功能，在“正常單據記賬”對話框，選擇倉庫、單據類型，在正常單據記賬列表中選擇單據完成“記賬”。為確保數據一致性，記賬后的銷售出庫單據不能修改和刪除，若記賬后發現單據有誤，在本月未結賬狀態下，可以取消記賬后進行修改操作，但是如果已記賬單據已經生成憑證，那么只能先刪除憑證后，才能取消記賬。在填寫銷售出庫單時，單據上的出庫類型一定要正確，銷售出庫單上只填寫銷售數量即可，部分計價方法的單位成本需進行倉庫或者存貨月末處理后才可確定。銷售出庫單在存貨核算中記賬以后，如果存貨計價采用先進先出法、個別辨認法、移動加權平均法，則可以針對記賬后的銷售出庫單填制銷售成本結轉憑證。如果存貨計價采用全月加權平均法、計劃價、售價法，則需要先進行存貨核算的期末處理，確定單位成本以后才能填制銷售成本結轉憑證。

4.4 存貨核算期末處理

在存貨核算系統中，對于全月加權平均法、計劃價、售價法等存貨計價方法，期末時需要通過業務核算的“期末處理”功能，計算本期存貨的平均單價計算表和差異分配表。執行“供應鏈/存貨核算/業務核算/月末處理/處理”功能，彈出“成本計算表”，按要求完成期末處理。

4.5 生成憑證

在業務和財務一體化的應用環境下，填制記賬憑證只是業務處理到最后水到渠成的結果。對于銷售業務，銷售收入憑證的生成，執行“應收款管理/制單處理”功能，制單查詢對話框中選擇制單依據，勾選需生成的應收單據憑證（若此處訂單未顯示則返回銷售管理查看訂單是否進行審核），完成“制單”。銷售成本憑證的生成，執行“存貨核算/財務核算/生成憑證”，“查詢條件”對話框勾選已記賬單后（若需生成未記賬業務憑證則可點選未記賬），完成制單。

5 結束語

綜上所述，傳統會計核算中，記賬憑證的填制是會計核算的起點，確保記賬憑證填制的準確性和及時性是核算后續工作的基礎。但在信息技術，特別是大智移云技術的支持下，會計核算的起點可以延伸到業務現場，核算的重心轉移到支持戰略決策方面，實現會計核算的價值創造功能。對于類似于銷售成本核算的這類傳統業務，可以在歸納業務數據流轉規律的前提下，在系統中制定憑證規則，實現憑證的自動填制，提高業務處理的效率和效果。

參考文獻（References）：

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[3] 楊琴，牛永芹，用友U8 V10.1財務軟件中銷售“贈品”業務核算[J]，中國管理信息化，2019，（1）：58-60

[4] 彭昱靜等.用友ERP-U8V10.1下附有條件的銷售退回業務的會計處理[J].商業會計，2018.20：18-20

[5] 黃輝，會計信息系統實務教程（第二版）[M].東北財經大學出版社，2019.

收稿日期：2020-08-18

基金項目：2019年江西省高等學校教學改革研究項目“大智移云背景下會計信息系統課程教學改革研究”（JXJG-19-5-8）; 2018年江西省級研究生教改項目“基于AAPEQ的江西省會計碩士培養質量動態監測系統研究-以華東交通大學為例”（JXYJG-2018-104）

作者簡介：黃輝（1970-），男，江西贛州人，教授，碩士研究生導師，主要研究方向：會計信息系統。