無(wú)紙化辦公環(huán)境下電子檔案信息安全管理對(duì)策分析

摘要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都開(kāi)始施行無(wú)紙化辦公。在這種大背景下，無(wú)紙化辦公如何保證檔案信息的安全逐漸成為一個(gè)急需解決的問(wèn)題。本文詳細(xì)分析了無(wú)紙化辦公的優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)無(wú)紙化辦公檔案信息安全管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公;電子檔案;信息安全管理;具體措施

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展在很大程度上帶動(dòng)了我國(guó)檔案信息管理的無(wú)紙化辦公進(jìn)程，同時(shí)也帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)。隨著無(wú)紙化辦公的逐漸普及，檔案管理工作也越來(lái)越依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。但是，眾所周知，計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過(guò)程中肯定會(huì)出現(xiàn)一些安全問(wèn)題。尤其對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，安全是一項(xiàng)十分重要的問(wèn)題，對(duì)電子檔案的完整性會(huì)產(chǎn)生很大影響。因此，相關(guān)部門要在日常工作中及時(shí)排查可能存在的安全隱患，建立健全完善的安全防范制度。

1、在檔案管理中無(wú)紙化辦公突顯的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要用到很大的場(chǎng)地來(lái)對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，并且需要聘用專人進(jìn)行檔案的整理和分類儲(chǔ)存，這不僅耗費(fèi)了大量的人力物力，還浪費(fèi)了很多時(shí)間。無(wú)紙化辦公在檔案管理中的運(yùn)用能夠大大減少檔案管理工作的人工成本，縮短了檔案整理的時(shí)間，并且人們可以通過(guò)專門的電子檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)查找自己需要的檔案，為人們提供了更加方便快捷的檔案檢索途徑。

2、無(wú)紙化辦公后檔案信息安全管理存在的問(wèn)題

2.1電子檔案安全管理制度不完善

科學(xué)高效的電子檔案管理制度能夠幫助電子檔案安全管理工作更好地實(shí)施?，F(xiàn)階段，我國(guó)的電子檔案安全管理制度覆蓋范圍較小，而且缺乏針對(duì)性和統(tǒng)一性。在無(wú)紙化辦公的大背景下，若要提升電子檔案安全管理的效果，就要逐漸完善管理制度，保證管理規(guī)范的統(tǒng)一性、針對(duì)性。

2.2電子檔案安全管理人員缺乏防范意識(shí)

保證電子檔案的安全是電子檔案管理人員的首要責(zé)任，因此，管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響到電子檔案管理工作的質(zhì)量。目前，我國(guó)很多地方的檔案管理還是以紙質(zhì)為主，檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)將紙質(zhì)版檔案錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案不同步的情況，這是檔案管理人員缺乏工作細(xì)致性的體現(xiàn)。不僅如此，電子檔案管理人員缺乏安全防范意識(shí)，還會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)存在潛在風(fēng)險(xiǎn)而沒(méi)有做到及時(shí)處理等現(xiàn)象的發(fā)生，這會(huì)導(dǎo)致檔案泄密、丟失等一系列嚴(yán)重后果，造成很大的損失。

2.3電子檔案信息安全管理技術(shù)落后

現(xiàn)階段，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)覆蓋面逐漸增大，但是網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)卻沒(méi)有全面普及。眾所周知，如果計(jì)算機(jī)沒(méi)有安全的通訊保障和有效的隔離技術(shù)，就會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)受到黑客或者病毒的哥攻擊，大大降低了計(jì)算機(jī)的安全性。不僅如此，我國(guó)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)尚未掌握自主研發(fā)能力，核心的安保技術(shù)依舊依賴于其他國(guó)家，這就導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中出現(xiàn)問(wèn)題但是我國(guó)的技術(shù)人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)的情況出現(xiàn)，給電子檔案安全管理埋下了很大的隱患。與此同時(shí)，由于我國(guó)信息安全技術(shù)的相對(duì)落后，無(wú)法采用最先進(jìn)的安全防護(hù)系統(tǒng)對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)進(jìn)行保護(hù)，導(dǎo)致檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)加劇。

3、增強(qiáng)電子檔案信息安全管理的具體措施

3.1建立健全電子檔案信息安全管理制度

要保證制定的電子檔案安全管理制度科學(xué)且高效，就一定要遵循以下幾個(gè)原則：第一，制度的制定要符合自身實(shí)際情況，參考其他國(guó)家的先進(jìn)管理理念，全面提升電子檔案安全管理制度的針對(duì)性。第二，要防范汲取其他行業(yè)安全管理的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并充分運(yùn)用到電子檔案安全管理工作中去。第三，在制定電子檔案安全管理制度時(shí)，要保證其合理性，緊跟時(shí)代步伐，避免制度落后、不符合實(shí)際等情況的發(fā)生。

3.2提升電子檔案信息安全管理人員的安全意識(shí)

提升電子檔案信息安全管理人員的安全意識(shí)的有效方法有以下兩點(diǎn)：第一，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)課程來(lái)提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，通過(guò)實(shí)際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計(jì)算機(jī)。第二，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)隱藏危險(xiǎn)的預(yù)警能力?？梢酝ㄟ^(guò)邀請(qǐng)專家開(kāi)展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識(shí)，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。

3.3建立合理的電子檔案管理協(xié)作機(jī)制

電子檔案管理的一個(gè)重要特性就是對(duì)于信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。正因如此，建立合理的電子檔案管理協(xié)作機(jī)制顯得尤為重要。重點(diǎn)要建立起檔案管理部門其他部門或單位的協(xié)作機(jī)制：第一，與單位內(nèi)部其他部門建立良好的協(xié)作機(jī)制。由檔案管理部門牽頭開(kāi)展，關(guān)注電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且在內(nèi)部提出解決辦法，集思廣益，共同維護(hù)電子檔案管理的安全性。第二，與上級(jí)單位之間建立協(xié)作機(jī)制。能夠更好的解決信息資源共享方面存在的問(wèn)題，當(dāng)電子檔案信息管理出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)，可以及時(shí)和上級(jí)部門溝通，吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)方法，在最短時(shí)間內(nèi)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，在電子檔案安全管理工作的過(guò)程中，只有建立起科學(xué)高效的協(xié)作機(jī)制，才能更好地處理好電子檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

3.4建立電子檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案

在建立應(yīng)急預(yù)案時(shí)，一定要遵循實(shí)用性和時(shí)效性的原則，讓應(yīng)急預(yù)案于發(fā)生的危險(xiǎn)相匹配。安全預(yù)案的實(shí)用性指的是預(yù)案中的內(nèi)容貼合現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的問(wèn)題，時(shí)效性指的是，預(yù)案中的內(nèi)容能夠在最短時(shí)間內(nèi)解決電子檔案安全管理中出現(xiàn)的棘手問(wèn)題。不僅如此，單位所制定的應(yīng)急預(yù)案要對(duì)電子檔案實(shí)現(xiàn)24小時(shí)全覆蓋管理，以此保證在任何時(shí)間電子檔案出現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題都能及時(shí)解決，并有效執(zhí)行補(bǔ)救措施。

3.5做好電子檔案?jìng)浞菖c保存工作

在無(wú)紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成了檔案管理的主流，但是電子檔案也存在明顯的缺點(diǎn)，如果機(jī)器和設(shè)備收到外力的沖擊，很容易出現(xiàn)故障，而且目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，病毒活動(dòng)猖獗，極容易對(duì)電子檔案的管理產(chǎn)生侵?jǐn)_。因此在電子檔案的管理中，要重點(diǎn)做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應(yīng)對(duì)由于突發(fā)事件導(dǎo)致的檔案丟失，減少損失;第二，開(kāi)發(fā)電子檔案的“云”系統(tǒng)儲(chǔ)存空間。在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)，將數(shù)據(jù)同步錄入到“云”空間中進(jìn)行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。

4、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科技的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)開(kāi)始使用無(wú)紙化辦公，尤其對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，無(wú)紙化辦公既帶來(lái)了機(jī)遇，也面臨著不小的挑戰(zhàn)，因此做好電子檔案安全管理工作十分重要，本文對(duì)增強(qiáng)電子檔案信息安全管理提出了五點(diǎn)具體措施，旨在幫助我國(guó)的電子檔案信息安全管理更好的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：王亞男、出生年月：1990年8月、性別：女、籍貫：黑龍江、單位：無(wú)線電臺(tái)管理局，單位所在城市：北京、單位郵編：100866民族：蒙古、職稱助理級(jí)、學(xué)位：經(jīng)濟(jì)學(xué)學(xué)士、研究方向：文書檔案整理

（無(wú)線電臺(tái)管理局?100866）