網絡環境下高校檔案管理工作建議

摘要：近年來，隨著各大高校對招生規模的不斷擴大，信息檔案的數量亦有所增加，而傳統的檔案管理方式已經無法適應目前檔案管理工作的要求，因此現階段需要將檔案管理方式進行改進和創新，用更加有效和便捷的方式來對高校檔案進行管理。隨著如今信息技術的不斷發展，計算機網絡技術在高校檔案管理中發揮著積極地作用，且已經成為了其管理的新型模式。

關鍵詞：網絡環境;高校檔案管理

前言：

伴隨著計算機網絡技術的不斷發展，高校的檔案管理工作已經逐步的實現了信息化管理，使高校的檔案管理工作變得更加的方便和快捷。在社會快速發展的現如今，人們也逐步提高了對于檔案管理信息的需求，信息間進行傳遞和利用的方式也隨之增加。因此，高校想要實現高質量的檔案管理，就需要不斷應用互聯網絡信息化技術，對網絡資源進行充分利用。

一、高校檔案管理工作過程中出現的問題

（一）檔案管理模式老舊

由于收到傳統高校管理檔案模式的影響，使檔案管理工作的效率大打折扣，對高校檔案信息的發展和整合都有著一定程度的不利影響。隨著各大高校人數和規模的不斷增加，檔案管理的數量也隨之擴大，信息量也逐漸增多，但是檔案管理仍然還是采用以前傳統的人工管理模式，以此在找尋檔案信息是不僅很容易會出現混亂和錯誤的問題，這樣過于老舊的檔案管理模式一方面會影響到檔案管理的效率，另一方面也對高校統一的管理質量和科學性有著不利的影響作用。

（二）檔案存儲方式不合理

大部分的高校在進行對檔案的存儲工作時，都采用的是紙質的檔案存儲方式，并沒有對芯片和數字光盤等等現代化的存儲信息工具有效利用起來，這些紙質的檔案不僅數量多，重量大，還占地面積大，檔案中信息的收集整理工作也需要一定的人力，并且在以后的管理工作也有著一定程度的難處，假如要在眾多的檔案中去找尋某一個人的檔案信息，這樣找起來不僅浪費工作人員的時間和精力，并且還會大大降低其工作效率，最后反而得到的結果也一不定會令人感到滿意。

二、網絡環境下高校檔案管理工作的具體措施

（一）提高對網絡檔案管理的認識程度

在網絡時代環境下，想要實現高質量和高效率的檔案管理工作，首先應該做的就是對網絡檔案管理的意義進行理解和明確，加強對網絡信息管理的認知，能夠對網絡化的檔案管理工作進行積極主動的執行和落實。各大高校應該在工作的日程上加入檔案管理的工作，合理和充分地對檔案資源進行應用，努力實現高校檔案管理工作的網絡信息化建設，建立起現代信息化的檔案管理體制，為更多的高校師生提供相關的專業服務。

（二）構建數字信息化的檔案管理體系

伴隨著互聯網信息技術的不斷快速發展，促使數字信息化的管理體系逐步的體現出來，而數字信息化的檔案管理方式，可以在一定程度上使管理工作人員的工作量有所減少，并使其工作效率得到有效地提升，實現合理和科學的應用檔案信息。要科學有效的對高校的所有檔案信息進行總結和整理工作，構建起健全的信息數字系統，各大高校在構建檔案管理數據庫時，應采用安全的和統一的方式來對檔案信息資源網絡進行構建，促進檔案管理信息資源的利用和開發，使廣大師生的不同需求都能夠有所滿足，提升檔案管理工作的質量和效率，使人工輸入、傳遞和整理信息的時間能夠有效縮短，從而使錯誤的出現頻率能夠大大減少。

（三）提升檔案工作管理人員的能力

在網絡信息技術快速發展的現階段，高校的檔案管理工作也逐漸的步入現代化時期，這就需要對檔案管理人員的素質能力進行培養和提高。首先管理人員自身應該具有現代化的管理觀念，使自身的服務意識能夠有所提高。努力增加自身的知識儲藏能力，對信息知識和實踐能力能夠準確抓實和掌握，能夠有效的管理好信息檔案，定期的組織檔案管理工作人員進行培訓和學習，使各高校檔案管理工作人員間能夠溝通和交流合作，一起學習，一起討論和一起進步。培養檔案管理人員的職業道德素質和素養能力，讓自身的責任感能夠有所增強，從而對檔案管理這項工作認真負責和積極主動服務。

（四）提升檔案信息化管理的安全性

在高校的檔案中，有著很多不能公開的秘密文件，因此為了實現檔案的信息化管理工作，應該對檔案管理的安全性重視起來。在網絡時代環境下，有很多的社會不良人員和網絡病毒會隨時對網絡信息系統進行侵害，從中盜取網絡信息資料，因此高校要對檔案信息的安全性進行確保，控制使用用戶的權限，增加對檔案信息的加密程度，進而有效防止不法人員對檔案信息進行盜取，損害當事人的利益。針對于涉及秘密檔案信息的計算機網絡要構建起各種防盜措施，采取下載防病毒軟件、相關身份認證和設置密碼等等方式來對檔案信息的安全性進行切實保護。

結語：

隨著國家社會的全面發展，網絡信息時代也逐漸凸顯出來，網絡信息化已逐步滲透到各個領域中。因此高校的檔案管理工作想要實現高效率和高質量的有效發展，就需要現代化的信息檔案管理方式來替代以往傳統的管理方式，對現代網絡信息技術進行充分有效利用起來，促使檔案管理工作能夠更好的開展起來，從而實現適應社會發展對于高校檔案管理的需求。

參考文獻：

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海口經濟學院?杜婷婷