信息化建設大背景下高校學籍檔案管理建設

張文婷

[摘 要] 高校學籍檔案管理建設一直都是教育部門重點關注的問題。隨著我國科技水平不斷增強，高校的檔案管理方法與以往相比也有了質的提升。我國傳統的高校學籍檔案管理一直都是采取紙質保存的方法，但是一旦保存不當或者出現意外情況，學籍檔案資料非常容易被損毀或者丟失。在信息化建設的背景下，我國高校的教學管理水平以及教學質量得到有效提升，從某種程度上來說，高校的學籍檔案管理也體現出學籍管理的直觀性以及文化一體性，體現出高校的發展水平以及信息化建設程度。

[關鍵詞] 信息化建設；高校；學籍檔案；管理；大數據

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）07-0062-02

黨的十九大后，我國正在朝著建設“雙一流”大學方向的目標邁進。所以，創設內涵式高等教育科研管理模式，才能有效提升我國高等教育管理水平以及教育水平。隨著信息時代的來臨，大數據技術推動了高校信息化建設的發展，并且使得高校管理模式得到了創新。而對高校來講，結合基礎管理條件，將信息技術的作用充分發揮出來，由此來推動高校學籍檔案工管理工作的發展[1]。

一、高校學籍檔案信息化建設的重要意義

（一）拓展學籍檔案管理范圍

高校在進行學籍檔案管理工作的過程中，利用信息技術，不僅能實現文字信息錄入，一些圖案或者視頻、音頻的資料也可以利用信息化技術進行保存，并且通過大數據平臺，可以大范圍地來收集其他有用的信息，有效拓展了學籍檔案管理的職能以及范圍。高校運用信息化技術來進行學籍檔案管理，不僅信息存儲量大，并且具有很強的便捷性、穩定性；另外最重要的一點就是，利用信息化技術可以實現信息共享。而根據高校傳統保存學籍檔案的方法，要對紙質學籍檔案進行合理分類然后存放，這樣不僅要占據很大的空間，同時還要分配很多的人力資源進行管理。而利用信息化技術來進行高校學籍檔案管理，一方面不用占據大面積空間，節省了很多人力資源；另一方面，也提升了高校學籍檔案管理的工作效率，以及學籍檔案資料的利用率。從整體效果來講，這既降低了高校學籍檔案管理以及維護的成本，同時也使得高校學籍檔案管理的服務水平得到有效提升。

（二）節約空間成本

在以往，高校一般運用紙質文件來記錄學生的學籍檔案資料，同樣會以紙質檔案的形式來對學籍檔案進行保存。然而高校的學生數量眾多，并且每年都會增加大量的學生，這樣一來，也就意味著高校每年要對學生的學籍檔案資料重新進行記錄。高校在學籍檔案資料更新以及處理的過程中，不僅要浪費大量的人力資源以及物力資源，同樣要花費大量的空間成本。因為紙質檔案的保存有著嚴格的要求，檔案室要處于干燥陰涼的環境中，濕度不能過高，并且要遠離火源。對于貨架以及擺放都有著固定的標準；所以，對于這些要求，高校學籍檔案管理部門要在檔案室工程建造開始前，就要考慮按照檔案室的布局并進行建筑設計，但是如此就會增加建筑面積，加大投入成本。一旦儲存空間受限，那么就會對學生學籍紙質檔案管理造成很多不便。

（三）增加現有信息資源共享以及利用效率

隨著我國高校朝著“雙一流”大學建設目標逐漸邁進，我國高校基本放棄使用紙質保存學生學籍檔案的方法，大多運用信息化辦公軟件以及檔案管理平臺來獲得高校學籍檔案信息并且進行綜合管理。運用此種方法能在短時間內實現信息共享。另外，加強高校學籍檔案管理信息化建設，不僅能夠有效實現高校學籍檔案的文字信息共享，還能實現圖片、視頻以及音頻等信息資源共享。

二、高校學籍信息化現狀以及問題分析

（一）學籍信息化水平較低

在當前階段，我國有諸多高校存在學籍檔案信息管理科學水平達不到統一標準的情況。甚至我國有很多“雙一流”大學，其學籍檔案管理水平也不是很高，甚至還有很多高校還不曾具備專業化的學籍檔案信息管理技術，沒有建立屬于自己的學籍檔案管理系統，無法對學籍檔案在短時間內進行準確分類以及搜索，目前還處于簡單的收集目錄信息的階段，不具備專業的搜索平臺以及信息數據儲存庫，有些高校電子信息檔案占比較小，不能實現學籍檔案精細化管理。有些高校的學籍檔案信息管理人員由于自身能力不足，所以無法達到二級學院檢索的學籍檔案系統和規范標準。

（二）學籍檔案安全性不足

在當前階段，我國有很多高校還在運用傳統的學籍檔案管理模式，運用紙質文件來記錄學籍檔案。如果將此類紙質學籍檔案進行管理的話，就要在防潮、防火、防光等多方面進行考慮，管理以及儲存紙質學籍檔案的條件過于苛刻。如果運用大數據平臺綜合信息技術來進行學籍檔案信息管理，那么就能將學籍檔案出現物理損傷的概率降低至最小。另外需要注意的是，在信息網絡環境中高校容易出現學籍檔案丟失，或者學籍檔案信息被篡改以及竊取等現象。這些情況一般會發生在學籍檔案信息數據傳輸以及存儲階段。而要想有效避免此類情況發生，就要在高校學籍檔案信息化建設階段，加強信息化安全體系建設；并且，尤其要提高學籍檔案信息管理人員的安全意識，這樣才能在最大程度上建立完善全面安全的高校學籍檔案信息化安全系統。

（三）學籍檔案管理人員專業程度不高

高校學籍檔案管理人員的專業程度影響著高校整體學籍檔案管理，所以高校對學籍檔案管理人員要嚴格要求。高校學籍檔案管理人員一定要具備現代化數據信息處理能力，特別是在當前大數據的時代背景下，學籍檔案管理人員的信息技術水平在一定程度上決定了高校學籍檔案管理的水平。而就當前階段來講，我國高校學籍檔案管理人員的不足主要體現在兩方面：其一是學籍檔案管理思維以及管理模式上過于傳統，使得高校學籍檔案管理人員的工作效率無法得到有效提升。其二就是高校一級院系以及二級院系存在一人身兼多職的情況[2]。這樣一來，就使得二級院校的學籍檔案管理的發展在某種程度上受到了限制，并且也無法將其學籍檔案管理應有的水平充分發揮出來。

三、高校學籍檔案信息化管理體系建設的對策

（一）加大對檔案信息化建設的投入力度

首先，高校要想學籍檔案信息化建設能夠順利開展，那么高校領導就要加強對學籍檔案信息化管理建設的重視，高校領導對學籍檔案信息化建設的支持是此項工作能夠順利開展的前提。另外，高校的財務部門應該加強對學籍檔案信息化建設的財力投入。這樣高校學籍檔案管理部門才有足夠的資金來購置管理設備，以及軟件設施。資金是一切活動進行的基礎，如果投入資金不夠，一切都只是紙上談兵。而學籍檔案管理部門只有具備足夠的資金，才能購置先進的計算機設備。對于計算機軟件系統的安全管理，高校學籍檔案管理部門要定時對計算機軟件系統進行巡查，做好防火墻以及防病毒等網絡工作，另外對學籍檔案的存儲、下載等工作一定要做好權限管理。另外，高校學籍檔案管理部門需要做好計算機管理工作以及學籍檔案電子文件的避光、避塵以及防變形等工作，保證學籍電子檔案的存儲、下載等工作能安全穩定進行。

（二）提高檔案管理人員專業素養

高校學籍檔案管理人員的專業技能以及綜合素養水平一定要能達到相關要求的水準。高校學籍檔案管理人員要努力學習新的技術，既要擁有管理傳統紙質學籍檔案的能力，同時也要精通計算機以及網絡技術，以強化學籍檔案信息化建設的能力。另外，高校學籍檔案管理人員要具備良好的服務思想，不能具有“重管理、輕服務”的思想。高校學籍檔案管理人員要做到主動為學籍檔案使用人員服務，并且要創造多元服務模式，以實現學籍檔案信息資源共享為目標，將學籍檔案信息應有的作用充分發揮出來，這樣才能有效提升學籍檔案信息資源管理的質量[3]。

（三）加強高校學籍檔案數字化建設

隨著時代不斷發展，實現高校學籍檔案數字化建設已經成為時代的要求。高校學籍檔案管理人員要改變傳統“重藏輕用”的觀念，運用計算機網絡信息手段，在最短的時間內查詢到所需要的信息并將之進行應用，這樣能有效提升學籍檔案管理工作的服務質量。另外，高校學籍檔案管理人員要做好紙質學籍檔案數字化建設工作，這對實現高校學籍檔案信息化建設有著非常重要的意義。

四、結語

綜上所述，學籍檔案管理對高校有著非常重要的影響。隨著時代的發展，信息化技術在高校學籍檔案管理中得到廣泛應用。高校在進行學籍檔案信息化建設的過程中，不僅有效提升了學籍檔案信息化管理效率，也提高了學籍檔案信息化管理工作質量。高校應重視對學籍檔案信息化的管理工作，一方面要投入足夠的資金支持；另一方面，要提高學籍檔案信息管理人員的質量，這樣才能做好高校學籍檔案信息管理建設工作。

參考文獻：

[1]李篤.關于高校學籍檔案管理工作中存在的問題分析及對策探討[J].智庫時代，2019（45）：78+83.

[2]張桂英.高校學籍管理信息化建設中存在的問題與對策[J].知識經濟，2019（18）：104+106.

[3]李曉宇.計算機網絡技術在高校學籍檔案管理信息化建設中的應用[J].科技傳播，2016（19）：130-131.