淺談新時期信息化在企業人力資源管理中的運用

何云

摘 要：人力資源是企業生存與發展的重要要素，在經濟快速發展的背景下，企業必須要重視人力資源管理，確保人力資源效用最大化發揮。而當今正處于信息化時代，企業在開展人力資源管理時應注重有效運用信息化手段。為此，本文先是對人力資源管理信息化的概念、特點及其作用進行分析，然后對信息化在人力資源管理中的具體運用進行分析，最后針對實際運用中存在的問題提出幾點保障措施，以供參考。

關鍵詞：信息化;人力資源管理;運用;問題;保障措施

引言

人力資源管理是現代企業管理體系重要組成部分，對企業的發展有著重要的作用。隨著經濟的快速發展，暴露出傳統人力資源管理模式的許多不足，使得企業發展受到影響。因此，在新時期背景下，企業進行人力資源管理模式的創新尤其必要。信息化作為一種有效的管理工具，為企業人力資源管理模式改革創新創造了有利條件。鑒于此，下文具體介紹信息化在企業人力資源管理中的運用及實踐運用過程中相關問題的解決，切實發揮出信息化的作用，提升企業人力資源管理水平。

一、人力資源管理信息化的概念、特點及作用

（一）概念

從字面意義可看出，人力資源管理信息化是將信息管理與人力資源管理進行了結合，主要是借助信息管理的優勢，在整合人力資源管理業務的基礎上，對人力資源管理的理論、方法進行改革創新，既能夠讓人力資源管理滿足企業戰略發展的要求，也能夠實現綜合性更高的管理。簡而言之，人力資源管理信息化，就是利用現代信息化技術來完成人力資源管理中人員招聘、薪酬發放、人員培訓與開發、績效考核等工作。

（二）特點

規范、便利、自助、可跟蹤是人力資源管理信息化的顯著特征。主要因為信息化手段能為人力資源管理提供功能多元、系統化的管理系統，且所提供的管理系統具有自助服務和靈活開發的優勢，既能夠實現內部信息高度共享，也能夠有效保證信息的安全，可大大提升人力資源管理的效率與效果。具體而言，一是通過信息化，人力資源管理可實現可視化操作，且操作簡單，可直觀反映出人力資源管理的內容及業務流程，不僅能讓員工理解和接受新型的管理模式，也能夠讓員工實現自我管理。二是在這樣的管理模式下，企業管理規范性更強，且能夠減少許多不必要的工作，減輕了管理人員的工作壓力，員工也能夠通過管理系統的自助服務了解自身所需的信息，這更加有利于人力資源管理部門工作的有序開展，進而提升人力資源信息化管理的水平。三是，所形成的人力資源管理信息系統，也具有較多的優勢，不僅能根據用戶需求進行二次開發，也能夠實現對各個界面的單獨管理，這有利于促使資源的完善及無縫對接。比如，可在系統中導入用戶信息，然后根據自身所需的報表形式進行相關的報表操作，且系統提供的WPS等軟件導入導出功能，可靈活進行報表生成、數據統計分析，數據輸出過程也能通過加密技術進行加密處理以及數據恢復、還原，這樣可有效避免數據輸出及處理時出現數據失誤的問題。四是，即便是管理人員，也不能隨意進行系統數據的篡改，但可通過信息化管理進行系統數據的跟蹤管理，并建立備份機制。

（三）作用

人力資源管理信息化的作用主要體現在這幾個方面：一是能有效增強信息溝通效果。主要因為人力資源管理信息化為企業自上而下的信息溝通提供了新渠道，且其通過網絡結構的方式，將收集統計的人力資源信息實時給企業員工，既能縮短員工反饋的時間，也能夠讓上級部門及管理層及時了解員工的思想動態。二是可促使人力資源管理效率顯著提升。在計算機、網絡等先進技術的作用下，可實現人力資源信息數字化，管理人員只需要將人員的信息輸入到計算機中，便可實現對信息自動保存和管理，可減輕管理人員的工作壓力，提高工作效率。三是可減少人員的操作成本。在人力資源管理中，涉及到多個重要的工作環節，如人才引進、績效考核、人員培訓、職工規劃、人員調動等，通過信息化管理可將這些環節的信息集中在一起分析，可促使業務流及作業流程有效結合，進而減少人員的操作成本。四是可有效降低溝通成本。信息化管理在增強內部信息溝通的基礎上，實現相關信息的實時收集與分析，可為管理人員制定科學有效的決策方案提供可靠的依據，同時管理人員也能有更多的時間精力去分析有價值的方案和策略，這既能夠降低溝通成，也能夠提升人力資源管理的效率。

二、信息化在企業人力資源管理中的具體運用

（一）在人力資源規劃中運用

將信息化手段運用至企業人力資源規劃中，可借助信息化中預測的功能，掌握企業現有的人員情況，然后在此基礎上根據企業實際確定人力資源成本核算的方式，從成本核算的角度并結合企業經營發展戰略進行人力資源的合理配置，讓企業人力資源規劃有據可依，也能有效監控人力資源規劃執行的情況，及時發現執行過程中存在的問題或風險。

（二）在工作分析中運用

將信息化運用至企業工作分析上，主要是能夠規范崗位的描述及工作說明，這樣能夠進一步明確工作范圍及職責范圍，然后制定相應的工作流程。以此同時，也能通過信息化分析企業的發展現狀，然后相應進行企業組織結構的調整和優化。除此之外，信息化還提供了定量崗位評價工具，可借助這一工具對崗位差異及級別分布進行分析，并通過圖文統計工具對人力資源相關數據進行信息化處理，可為管理決策提供更加可靠的數據支持。

（三）在人員招聘中運用

人員招聘是企業人力資源管理中一項重要的工作內容，企業也可通過利用信息化手段，編制科學合理的人員招聘計劃。首先，在人員招聘前期，需要從費用預算及計劃角度對招聘方式、招聘效果進行分析，在此基礎上編制多種合理的招聘方案。之后借助大數據挖掘各種招聘渠道的人員信息，然后將這些挖掘的信息導入到企業人才庫中，并建立起相應的人員檔案庫。其次，在人員招聘時，借助信息化提供的測評工具對招聘人員進行線上測試測評，然后以星級化的方式生成招聘人員的素質報告。最后，借助圖形工具對生成的招聘人員素質報告進行分析，獲得分析結果，然后通過批量發送的方式通知應聘人員結果，也能對通知單進行批量打印，這便于后續相關信息的錄入。通過這樣的方式，既能夠有效把控人員招聘的整體節奏，促使整個招聘流程更加高效，而且能夠結合企業實際所需精準進行人才的聘用。

（四）在考勤管理中運用

在企業人力資源管理中，員工考勤是不可或缺的一項工作，其主要是對員工的日常工作進行考勤，及時記錄員工休假、調休等情況。而將信息化運用至員工考勤管理中，可大大提升考勤管理的效率，主要因為信息化能對員工的上下班時間自定義設定，并形成相應的考勤規則，管理人員可通過考勤機采集相關的信息并實現信息化管理，同時能根據企業制定休假制度設置加班、倒班、休班等不同時間段，進而設置不同的考勤規則。另外，在信息化的作用下，能促使考勤管理、績效考核、薪酬管理這幾個系統有機融合，若員工休假與企業休假制度存有矛盾，可根據具體情況折算成相應的工資。總的來看，信息化的運用，能夠有效減少考勤管理這一環節工作不必要的浪費，也能夠讓考勤管理更加高效進行。

（五）在培訓管理中運用

人員培訓是企業人力資源管理中一項必不可少的工作，但往往由于人員培訓需要花費大量的時間、金錢和精力，以致于許多企業并不重視人員培訓，或者開展了培訓但培訓效果并不佳。而將信息化運用至企業培訓管理中，可在滿足大量培訓需求的同時，在合理的成本范圍內制定培訓規劃和培訓實施計劃，既能夠對培訓費用進行預算，也能夠提供培訓課程，可保證培訓工作順利進行。除此之外，還能夠通過信息化手段進行培訓結果的反饋，然后在生成的報告上實現對培訓效果的跟蹤管理，進而對培訓計劃進行相應的調整和優化，這能夠保證培訓工作有效開展，進而提升實際的培訓效果。

（六）在人事檔案管理中運用

人事檔案是人力資源管理工作的重要依據，要求人力資源管理人員應加強人事材料信息的實時收集，從而形成完善真實的員工檔案。將信息化運用至人事檔案管理中，能進一步增強人事檔案管理的效果，主要因為信息化管理模式能夠實現對人員從入職到離職全過程的信息記錄與管理，一旦出現人員調動、轉正、職位變化等情況，便可借助信息化方式自動進行人員信息的更新，這樣能確保人事檔案信息的完整性和實時性，進而保障人事檔案作用的有效發揮。

三、信息化在企業人力資源管理中實踐運用時遇到的阻礙

（一）企業員工信息化意識較薄弱

目前許多企業員工還不具備信息化意識，甚至有的員工存在排斥的心理，使得信息化在企業人力資源管理中應用受到阻礙，進而無法有效提升企業人力資源管理的效率。比如，現階段許多員工就對OA辦公系統及HP系統的應用存有抗拒的心理，主要因為這些員工還停留在以往的工作思維及工作方式中，加之信息化管理也需要員工的參與配合，使得其工作量及難度增加，所以員工會對信息化建設產生排斥的心理，很大程度上阻礙了人力資源管理信息化的建設。

（二）信息系統定位不準確或有偏差

企業在推進人力資源管理信息化建設過程中，應當結合自身實際準確定位信息化系統，如此才能夠確保系統作用有效發揮，促使企業人力資源管理效率的提升。然而現階段企業在對信息系統定位時，或多或少會出現定位不準確或偏差的問題，一些企業并沒有結合實際情況去進行信息化建設，同時也不重視信息化系統功能的完善，導致信息化系統難以發揮出其應用的作用，流于形式，最終使得企業人力資源管理質量受到影響。

（三）監督作用不明顯

為確保人力資源管理信息化有效推進，也需要企業建立相應監督機制，以此對信息化實踐運用進行監督，及時發現實踐過程中存在的問題，并采取有效的措施加以完善。然而從實際情況來看，一些企業在推進人力資源管理信息化建設時，并沒有建立起相應的監督機制，即便開展了監督工作，也是由人力資源管理人員負責，管理職能與監督職能混為一談，導致監督職能難以有效發揮，也就難以有效提升企業人力資源管理的質量。

四、信息化在企業人力資源管理中運用的保障措施

（一）加強信息化的宣傳，提高整體的認可程度

針對企業在推進人力資源管理信息化中存在的人員抵觸問題，企業應當加大信息化的宣傳力度，借助多種有效的宣傳方式，提高員工對信息化管理的認可程度，充分認識到信息化管理的作用及價值。具體可以通過分析員工的心理，然后加大人力資源管理信息化作用的宣傳，促使員工思想認知水平提升，并積極參與到人力資源管理信息化建設中。另外，可借助榜樣宣傳的方式，即針對人力資源管理信息化建設中表現優秀的員工，給予一定的獎勵，以此帶動其他員工參與其中的積極性和主動性，這樣既能夠減少抵觸心理，也能有效提升企業人力資源管理信息化建設水平。

（二）結合企業實際情況，準確定位信息化系統

企業在推進人力資源管理信息化建設過程中，應當充分結合自身實際情況建立起適宜的信息化系統，確保其與信息化建設目標及企業發展需求相適應。與此同時，在具體的建設過程中，也應堅持這幾點原則：一是堅持實務性原則，即要保證所建立的信息化系統能夠解決人力資源管理中實際存在的問題;二是堅持經驗性原則，這一原則要求參與系統建設的管理人員不僅要具備專業的管理知識，也要具備豐富的管理經驗;三是堅持重點性原則，即以核心業務為主完善基礎性平臺建設，之后再根據具體情況進行相應的業務板塊的拓展;四是堅持可實施性原則，這一原則要求企業要充分考慮自身的管理需求，而不是一味地追求高新技術的應用，應確保系統建設在合理預算范圍內容，同時與企業管理文化一致;五是堅持先進性的原則，即要充分發揮先進技術的作用，并充分體現現代管理理念;六是堅持完善性的原則，應確保系統具有招聘、培訓、績效管理、薪酬管理、福利等功能，便于人力資源管理各項工作高效開展。

（三）建立完善的監督機制

企業在人力資源管理信息化實踐運用過程中，應建立完善、獨立的監督機制，使其獨立于人力資源管理部門，確保執行監督職能時能夠保證其獨立性，同時在設置監督機構時，應強化監督機構的職能，使其能夠有效干預人力資源管理工作，針對人力資源管理中存在不合理的地方或內容，提出建議或暫停上報，切實通過監督職能促使人力資源管理質量的提升。除此之外，若條件允許，企業可通過邀請外界專業隊伍來開展監督工作，充分發揮其專業、技術優勢，提升監督效能，進而提升企業人力資源管理質量。

（四）提升管理人員信息化應用能力

企業在人力資源管理信息化實踐運用過程中，也不可忽視管理人員信息化應用能力的提升。應通過有效的培訓，不斷提升管理人員的信息化管理理念，認識到信息系統的重要性，并讓其能夠充分掌握信息化操作相關技能，提升信息化應用水平，進而提升信息系統的效益及水平。

結語：

綜上，新時期企業實施人力資源管理信息化是必然的趨勢，企業應充分認識到信息化運用的重要性，并結合企業而實際情況，明確信息化管理目標，不斷推進信息化建設，使信息化能夠在企業人力資源規劃、工作分析、人員招聘、考勤管理、培訓管理、人事檔案管理等各項工作中發揮出應用的作用，以此不斷提升企業人力資源管理效率與質量。

參考文獻：

[1]朱潤潤.基于企業現狀的人力資源信息化建設之路[J].人力資源，2020（24）：32-33.

[2]吳風琴.企業人力資源管理信息化建設及創新研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2020（12）：38-39.

[3]林鶯鶯.企業人力資源管理信息化的應用思路探討[J].企業改革與管理，2020（21）：103-104.

[4]王亞輝.信息化時代下企業人力資源的規劃與管理分析[J].企業科技與發展，2020（10）：169-171.