提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

張馨月

摘? 要：隨著近年我國事業單位的持續改革，傳統事業單位的常規檔案管理模式無法充分滿足于新形勢背景下對事業單位發展服務的需求，如何及時對現有事業單位檔案管理工作方式進行全面改進，是事業單位今后都需要進行認真分析、思考和處理的問題。在如今信息化背景下，事業單位應意識到現代化信息技術對于檔案管理工作而言具備重要價值，并以此為契機積極創新自身的管理理念，引入信息化管理理念，從而提高事業單位檔案管理的整體價值。

關鍵詞：事業單位檔案管理;信息化建設;策略

引言：事業單位改革深化的背景下，不僅越發強調了檔案管理工作對事業單位建設的重要性，也為今后事業單位自身的檔案規范化管理工作建設提出了一系列要求。事業單位應在此指引下，積極增強現代檔案管理經營意識，創新檔案管理新模式，對其現有業務資源進行合理優化及整合，完善現有檔案信息及管理技術平臺，確保自身檔案經營管理工作的科學高效化水平以及制度規范化，進而得以促進事業單位形成長期穩定的良性發展趨勢，推動我國事業單位總體的檔案信息化建設水平提高。

一、事業單位檔案管理現狀

1、管理理念趨于陳舊

在新時代背景下，事業單位自身的檔案管理理念對提升單位檔案管理工作的實際水平起到了決定作用，管理理念的缺失將在一定程度上影響檔案管理的發展。然而，在目前事業單位的檔案管理工作里不難看出，部分檔案管理工作人員仍然囿于傳統的管理理念以及管理模式，未能及時完善自我檔案管理體系知識，對于檔案管理工作理念缺少足夠的認知，進而影響了檔案管理能力的發揮。

2、配套設施不完備

完善的設備設施是事業單位保證檔案管理工作有序進行的重要前提。但是，在事業單位檔案管理的實際工作中，針對檔案管理設備設施的資金投入方面較為乏力。盡管短期未見顯著危害，但檔案管理工作對事業單位發展的影響是間接性的，這一問題的出現，將會在很大程度上，對事業單位檔案管理工作以及事業單位發展產生影響[1]。

3、電子化進程滯后

電子檔案庫的建設和維護對于實現事業單位檔案工作具有重大意義。由于很多事業單位并不了解電子信息庫建設的具體方法和內容，在實際過程中選擇性忽視了該項工作，不僅降低了檔案資源的利用效率，提高了查閱難度，也容易發生紙質檔案損壞后重要信息缺失，造成業務工作的進展困難的現象。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

1、及時轉變檔案管理觀念

為了有效提升檔案規范化管理工作效能和工作效率，事業單位的領導人員應對新時代背景下的各項規章制度形成認知，要充分重視對現有事業單位檔案現代化管理和工作程序進行及時改進和不斷優化，有效地轉變舊的現代化管理方法和觀念，主動向現有檔案管理工作人員系統地傳遞現代先進的管理方法和觀念，使其能夠充分認識到建設現代先進科學管理理念的重要性，保證摒棄當前傳統的管理思想觀念體系中存在的所謂落后元素理念，加強科學先進規范化管理思維觀念成果的推廣、引進、示范和普及使用。

2.加強信息化管理人才隊伍建設

在加強事業單位檔案業務管理的信息化系統建設過程中，人才建設是需要格外重視的一項工作。隨著事業單位改革走向深入，事業單位檔案管理體制對人才能力的總體要求發生了新變化，提出了更高的要求。檔案管理人才不僅需要過硬的政治與道德素養、全面先進的系統知識和認真細致的實操能力，還需要有著依據單位實際開展方法創新的思維能力。因此，加強事業單位信息化綜合管理人才隊伍的建設迫在眉睫。第一，提高人才引進的門檻。事業單位信息系統應該采取措施對檔案招聘崗位設置招聘“硬杠杠”，尤其對非相關專業畢業的檔案管理人員專業綜合工作能力全面進行深入考察，從源頭方面把控好新引進人才的專業素質能力，確保引入的人才能夠真實滿足當前的檔案管理工作要求，為單位良性運行夯實基礎。第二，加強后備人才儲備的培養。為充實檔案管理人才庫，事業單位可以定期集中展開崗位技能知識大培訓活動，讓檔案管理人員為全單位黨員干部進行集中授課。這樣做，一方面可以提升現有的檔案管理人員的綜合管理能力，促進知識的二次融合;另一方面，也可以提升各級管理人員對檔案管理工作的知曉度，補足現有知識系統對檔案管理方面的認知短板，從而全面系統地提升事業單位檔案信息化管理建設的實際效能。第三，強化檔案管理人員保密觀念，提高檔案管理人員政治素養，敦促其按照事業單位規定進行檔案資料的查閱、調取和運用，維護檔案數據資料的安全性。

3、加強先進設備的引進和使用

事業單位充分引進、配備和使用檔案管理信息化設備，也是當前促進事業單位檔案管理信息系統效率明顯提升的關鍵因素。因此，事業單位應當加強先進管理設備的引入，合理利用各種先進設備以提高其使用效率，提高事業單位檔案管理水平。第一，對于管理條件較好的事業單位，在綜合檔案室環境的整體設置、規劃方面，需要單獨建設恒溫防潮的專用庫房，內置先進完善的檔案信息管理硬件設備系統，包括智能掃描儀、打印機和讀碼輸入系統，提高倉庫檔案數字化管理平臺各硬件設施的智能化建設程度。如果已建成相應的綜合檔案室，也可進行升級改造，加配消防除塵處理設備和空調，改進消防炮等消防設備，進一步加強檔案管理。第二，摒棄事業單位傳統落后的手工輸入處理方式，借助電腦掃描儀和讀碼工具，逐步將紙質檔案資料清晰完整地制作為電子檔案，并利用條形碼或者二維碼進行分類，將相關信息直接存儲到專用檔案數據庫中，做好相應備份。第三，提高管理人員設備綜合運用能力，注重提高先進設備功能使用熟練度和正確保養知曉度，從而有效支持事業單位檔案數字化的相關硬件管理。除此以外，還應做好網絡防火墻的建設，防治各種黑客以及不正當的網絡侵犯，保證事業單位檔案信息的完整性與安全性，以此努力促進我國檔案管理的技術現代化和管理信息化[2]。

結束語

事業單位實現檔案管理信息化是大勢所趨，面對現階段檔案管理工作的一系列挑戰，唯有端正對檔案管理工作的態度，對檔案管理先進理念進行系統學習，積極引入先進的檔案信息化管理設備，培養高素質信息化管理人才，從而不斷提升事業單位的檔案管理工作的安全性和高效性，推動事業單位檔案信息化建設水平穩步提高。

參考文獻：

[1]趙閩麗. 機關事業單位檔案管理信息化水平提升研究[J]. 辦公室業務，2020，（1）：68.

[2]宋曉慧. 事業單位檔案管理信息化建設問題分析[J]. 經濟技術協作信息， 2021（5）：1.