提升企業辦公室行政管理實效性的方法

張笑吟

摘要：經濟發展形勢下，企業之間所面臨的競爭也變得越來越激烈。企業各項工作是否可以順利開展與辦公室行政管理水平有著相當重要聯系和影響。企業辦公室行政管理工作中主要包含：企業內部和外部事情的聯與系溝通;企業內部各類信息和文件傳遞與發放;各種工作、事情的牽頭和匯總;組織和承辦各項會議。本文就提升企業辦公室行政管理實效性的方法展開探討。

關鍵詞：新時代;辦公室行政管理;策略

引言

新常態下企業在經濟發展過程中更加注重行政管理方式的創新改革，通過創新行政管理方式提升經濟效益，滿足企業的經濟發展需求，提高管理水平。

1針對企業辦公室行政管理的作用分析

1.1具備策劃作用

與企業當中的領導層相比，辦公室當中的行政管理人員所能夠接觸到企業基層的機會更多，所以行政管理人員對企業當中各項信息以及資料的了解和掌握也相對更為全面一些，從而能夠更好地輔助企業領導層做出更多更為準確科學的決策，進而能夠充分發揮出出謀劃策的作用。不過這種策劃作用并不是取代領導層而擅自做出某種決定，其主要凸顯在輔助性作用方面，能夠為領導層做出各項決策提供相應的信息以及建議作為參考，進而促使企業領導層做出的各項決策能夠貼合企業實際情況，保證各項決策的適用性以及有效性。

1.2協調職能

辦公室企業里是重要的信息中轉站，需要將單位內部中的信息及時地傳遞，做好下情上報、上情下傳任務。做好上下協調、橫向協調、內外協調、應急協調四個方面的協調工作。上下協調工作是指要及時準確地掌握單位的工作重點和領導的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對單位內部基層部門的溝通對接要及時，能全面了解基層的工作情況，及時準確地向上級領導反饋信息。橫向協調面向企業內部的每一個部門，由辦公室負責牽頭，使得各單位及每個部門在協調方面加強合作。內部和外部的協調是辦公室要發揮的窗日作用，既要了解企業外部的發展需求，又要展現良好的企業形象和實力。應急協調是在突發事件或突發事件信息的跟蹤、報告、各方面資源的協調以及各類突發事件的適當處理中發揮積極作用。

2提升企業辦公室行政管理實效性的方法

2.1制定完善的企業激勵機制

在企業開展行政管理工作過程中，制定相對公平的員工激勵機制是非常重要的。激勵機制能夠有效激發員工工作的積極性。公平合理的激勵機制不但能夠最大限度上激發員工的斗志，促進企業內部的團結協作，而且可以幫助企業提高生產效率，降低成本。而不合理的激勵機制可能會帶來員工之間的惡意競爭，甚至給企業帶來不必要的損失。因此，企業一定要重視激勵機制的建立和不斷完善。首先，激勵制度的設置要建立在公平合理的原則上。通過制定多元化的考核方式對員工綜合能力進行評估;同時設立有效的可以衡量的目標，準確評估員工的工作成效，避免評估過程的主觀性。其次，在制定激勵制度的過程中，也要從員工發展的角度出發，充分尊重員工的需求，制定完善合理的晉升和獎勵機制。新時代背景下，員工在企業中更加重視個人的職業發展，所以企業在制定激勵機制中務必充分考慮員工的成長需求，為員工制定合理的發展之路，充分調動員工工作的積極性。最后，制定激勵機制能夠充分發揮員工在工作中的主觀能動性，不斷進行工作方法的改進。例如，員工日常工作中通過積極思考，改進和創新工作方法，有效降低生產成本或提高產品質量，都可以申請相關的獎勵。

2.2注重提高行政管理人員素質

（1）企業要重視行政管理隊伍專業化、規范化建設，在提高企業行政管理質量、效率的同時，為企業經營管理、效益提升夯實基礎。（2）要提高行政管理人員的準入門檻，沒有相關職業證書的一律不能進入該崗位工作。同時，通過科學嚴謹的招聘，以薪資福利待遇、晉升空間等優勢，將具備豐富管理經驗、專業能力高的人才吸引到企業，為其才華施展創造平臺，為企業發展貢獻出全部力量。（3）可以與高校進行合作，定期將企業行政管理人員送到高校進行專業的學習培訓;也可邀請行政管理專家到企業開展講座，派遣優秀管理人員到其他企業學習，相互交流，借鑒管理經驗

2.3注重運用現代化信息技術

伴隨著科學技術的不斷發展進步，從現狀來看，各種現代化信息技術以及人工智能技術等都已經越發成熟，而且功能方面也越發強大，其能夠對一個企業的健康發展以及有效運營產生良好的推動作用。因此，企業應該注重將各種先進的現代化信息技術應用到企業辦公室行政管理工作中來，以此來提升行政管理的精細化程度，促使行政管理工作效率以及工作質量能夠不斷提高，進而有效推動企業實現健康長遠的發展。

2.4提升辦公室行政管理部門對企業風險的防范能力

企業在發展過程中，也會遇到多種風險，如工程項目執行風險、項目經理監督管理能力不足風險、承包合同風險、建設項目施工風險等。因此，有必要通過開展以下工作。首先，加強法律意識，在熟悉國家制定的有關法律法規具體規定的基礎上辦理各項事務，在受到侵犯自己利益時，使用法律武器來維護自身權益。其次，重視企業證件和印章的使用管理，有利于證件和印章使用的合理性和規范化，不允許隨意借用。因此，應要求文件和印章用戶簽署隨附表格，明確文件和印章的使用時間、用途、退還時間、用戶個人信息等。再其次，加強行政管理人員預判和預防企業風險的能力的培養，對管理人員的風險識別和管理意識要持續增強，完善風險管理體系和一些處理策略。

結語

在新時代背景下，企業的行政管理工作已經越來越受到企業管理者的重視，企業行政管理工作不僅是企業穩定發展的保障，也為企業健康發展提供了源源不斷的動力。因此，企業管理者在不斷改進生產提高效率的同時，也要兼顧行政管理工作的改革創新，只有這樣才能保證企業在發展過程中穩步前進，在激烈的市場競爭中占據有利位置。

參考文獻

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（棗莊市匯泉污水處理廠 ?山東 ?棗莊 ?277101）