試論提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

李曉東

摘要：社會的不斷進步與發(fā)展，給檔案管理工作帶來了不小挑戰(zhàn)，本篇文章就檔案管理科學(xué)化展開相應(yīng)論述。首先對阻礙科學(xué)化水平提高的原因進行了簡單分析，如體制不清晰和模式較固化等，都會影響到檔案管理的整體質(zhì)量。隨后闡述了四點提升措施，包括建立健全的檔案管理體制、靈活轉(zhuǎn)變檔案管理模式、注重檔案管理的評估分析和組建專業(yè)檔案管理隊伍，希望能對有關(guān)人士的研究提供有利參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;策略

檔案管理在社會發(fā)展中扮演著重要角色，與信息資源的合理調(diào)用、良好檔案環(huán)境的構(gòu)建以及人民群眾利益的維護等都有著密切聯(lián)系。因此對檔案管理科學(xué)化進行進一步探析，對社會的可持續(xù)運行有積極影響。

1.阻礙檔案管理科學(xué)化水平提高的原因

1.1檔案管理體制不清晰

有些檔案部門在實際管理期間，可能會將更多的精力與時間投入到了人員調(diào)配、流程規(guī)劃或資料對接中，而在管理體制的改良和完善上有所忽視，使得科學(xué)化水平一直處在可維持的狀態(tài)中，給檔案管理精度與準度的提升造成了一定阻礙。如部分檔案部門可能會受業(yè)務(wù)周期影響而沒有對管理體制中的細小問題進行及時處理，導(dǎo)致所堆積的問題在負面作用下由量變逐漸轉(zhuǎn)化為了質(zhì)變，不僅增加了檔案管理的難度，還給科學(xué)化理念的應(yīng)用帶來了隱形壓力與負擔。

1.2檔案管理模式較固化

雖然一些檔案部門能按照既定的體系要求來開展管理工作，但卻會因管理模式較固化而難以展現(xiàn)科學(xué)化的利用價值，不利于改善檔案管理質(zhì)量。如有些檔案部門可能會習(xí)慣了固定的管理模式，若是在沒有做好前期準備或調(diào)研工作的基礎(chǔ)上，將新型的模式及理念強行引用到日常管理中，則容易干擾到管理人員的工作思路，嚴重時還會影響領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)于檔案管理科學(xué)化建設(shè)的決策結(jié)果。若檔案部門為了緊跟時代發(fā)展步伐而盲目借鑒其他類型管理模式，還可能引發(fā)業(yè)務(wù)流程目的不明現(xiàn)象，需要對管理模式進行慎重選擇。

1.3檔案管理隊伍較松散

導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化水平得不到有效提升的因素有很多，管理隊伍較松散就是其中之一，與管理人員專業(yè)基礎(chǔ)薄弱和管理制度較生硬等都有很大關(guān)系。如有些檔案部門沒有將人性化理念貫徹到常規(guī)管理中，使得考核與激勵機制沒有得到全面落實，而此類現(xiàn)象便容易降低管理人員的工作熱情和積極性，有時還會導(dǎo)致人才資源的流失。

2.檔案管理科學(xué)化水平的提升措施

2.1建立健全的檔案管理體制

嚴謹、穩(wěn)妥的體系機制不僅對檔案管理的有序推進有支撐性作用，還對科學(xué)化理念的介入有正向引導(dǎo)效果，需要對檔案管理體制的補充與優(yōu)化給予關(guān)注，具體可以從以下幾點中入手：第一，要對當前所實施的管理體制進行多層次剖析，對于其中隱含的漏洞問題和不足之處除了要進行及時整改，還要將改進后的內(nèi)容記錄到指定備案庫中，從而為日后體系機制的再次優(yōu)化提供參考依據(jù)。第二，要對短期發(fā)展計劃與長期戰(zhàn)略方針下的檔案管理有所明確，以辯證、客觀的視角來制定契合度較高的管理體制，以免出現(xiàn)表象化或形式化問題而給管理質(zhì)量帶來不必要的影響。第三，要對管理體制的階段性更新給提高重視，如對其中陳舊、落后的制度觀念進行升級或剔除處理，來更好的順應(yīng)新時期背景下檔案管理的訴求。

2.2靈活轉(zhuǎn)變檔案管理模式

單一死板的模式及理念已經(jīng)很難在科學(xué)化的檔案管理中發(fā)揮出最佳效果，需要將創(chuàng)新思維與管理模式進行有機結(jié)合，以實事求是的角度來靈活管理檔案。如檔案管理中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，若思維觀念停滯不前，一味采用傳統(tǒng)形式下的方法來處理檔案資料，不僅會造成人力及時間成本的過度消耗，還會增加人為失誤問題的誘發(fā)幾率。所以，可以根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀來建立相對應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，這樣對接期間所形成的數(shù)據(jù)資料便能在第一時間上傳到系統(tǒng)平臺中，既節(jié)約了檔案整合時間，又提高了數(shù)據(jù)信息的準確性與真實性。而領(lǐng)導(dǎo)層則能根據(jù)系統(tǒng)所展示的信息來對各階段下的檔案管理情況進行動態(tài)掌握，是科學(xué)化逐步展現(xiàn)的有力武器之一。但在應(yīng)用信息化系統(tǒng)時，還要做好基礎(chǔ)硬件與軟件的維護工作，為管理模式的穩(wěn)定運用加設(shè)雙重防護。

2.3注重檔案管理的評估分析

檔案管理具有復(fù)雜性和流程性特點，不同類型的檔案資料其管理形式會有多種展現(xiàn)形式，而要想讓科學(xué)化理念及技術(shù)手段應(yīng)用水平在檔案管理中得到實質(zhì)意義上的提升，便要對各發(fā)展期間下檔案管理現(xiàn)狀的定向型評估工作進行科學(xué)規(guī)劃。如評估結(jié)果與預(yù)期標準存在較大差距，便要對問題成因進行追溯性分析，從根源上規(guī)避風險隱患問題，為科學(xué)化檔案管理的時效性與規(guī)范性發(fā)展鋪設(shè)穩(wěn)固道路。若評估結(jié)果達到預(yù)期要求，則可以對下一階段的檔案管理方案進行精細化處理，進一步加強科學(xué)化應(yīng)用的深度與廣度。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)層還要對員工層基于檔案管理科學(xué)化所提出的意見和建議進行及時反饋，并將以人為本理念融入到管理流程中，保證評估結(jié)果真實、有效，以此來發(fā)揮科學(xué)化手段的優(yōu)勢。

2.4組建專業(yè)檔案管理隊伍

檔案管理中需要足夠的人力資源給予支持，而對管理隊伍的組建工作加以重視，不僅能提高優(yōu)秀人才的利用率，還對管理隊伍整體組織結(jié)構(gòu)的鞏固有重要意義，需要把控好隊伍建設(shè)力度。首先，要對管理人員的理論基礎(chǔ)和實踐能力進行全方位考量，并對其責任意識和職業(yè)道德素養(yǎng)等有所了解，從而為專業(yè)檔案隊伍的組建提供人才保障。其次，要注重管理人員的定期考核與工作評價，根據(jù)其真實能力來適當調(diào)整崗位或工作內(nèi)容，充分發(fā)揮管理人員職能價值，為科學(xué)化的落實注入新鮮血液。最后，可以通過開設(shè)培訓(xùn)活動的方式來提高管理人員的工作水平，使其在深造學(xué)習(xí)和經(jīng)驗積累中逐漸掌握檔案管理的精髓與技巧，為科學(xué)化體系的應(yīng)用貢獻一份力量。

結(jié)論：

在科技水平與經(jīng)濟實力的不斷提升下，很多高效、便捷的方式方法被應(yīng)用到了檔案管理工作中，不僅給管理效率及質(zhì)量的強化創(chuàng)造了有利條件，還為檔案信息的安全管護奠定了堅實基礎(chǔ)。對于檔案管理科學(xué)化發(fā)展中涉及到的難點問題和干擾因素，如管理流程混亂或業(yè)務(wù)對接不到位等，領(lǐng)導(dǎo)層也能對問題產(chǎn)生的原因進行及時分析，并結(jié)合檔案管理原則來制定出具有針對性的解決方案，發(fā)揮科學(xué)化理念價值。

參考文獻

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