新形勢下加強事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考

袁愛平

摘要：新時期的文書檔案管理工作在檔案體系中極為重要，它是數(shù)據(jù)和歷史信息的收集，也是決策的重要參考依據(jù)，記錄著整個社會的發(fā)展。文書檔案管理，可以詳細幫助企事業(yè)單位錄入和記載材料信息，為后期的運用提供依據(jù)，信息化時代對文書檔案管理水平的要求逐漸提高，良好的文書檔案將為企事業(yè)單位工作的有效開展提供保障。

關鍵詞：新形勢;文書檔案管理;策略

引言

文書檔案是事業(yè)單位在生產經(jīng)營和行政管理的過程中十分重要的管理工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展有著具有深遠的影響。文書檔案包括在工作過程中的各種記錄，有會議記錄、工作記錄、工作報告等等，這些文檔能夠反映一個事業(yè)單位的真實狀態(tài)，具有重要的參考意義，所以要求所有的事業(yè)單位對于文書檔案的管理工作要做到綜合性、專業(yè)性、保密性全方位發(fā)展。但是就目前我國的文書管理工作過程中，還有很多的不足，管理制度、管理方式、管理內容都缺少有效的規(guī)范和整理，在面對信息化高速發(fā)展的社會需要不斷適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，提高創(chuàng)新能力，加強業(yè)務指導，促進事業(yè)單位的文書管理工作規(guī)范化、合理化開展，更有效地提升文書檔案的價值。

一、新時期文書檔案管理的意義

（一）適應社會發(fā)展的需求

在社會不斷發(fā)展過程中，文書檔案管理工作已經(jīng)被很多企事業(yè)單位所重視，逐步成為單位領導決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。新時期的文書檔案管理涵蓋了一個單位很多方面的內容，社會發(fā)展過程需要文書檔案管理作為一個單位的向導，指導和幫助單位更好地發(fā)展。

（二）推動社會發(fā)展進步

新時期文書檔案管理無論是在企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發(fā)展歷史上等方方面面都有所運用。所以，文書檔案很大程度上推動了社會的發(fā)展。例如企業(yè)的文書檔案管理工作，工作人員總結的研究報告、工作人員的研究信息等，這些研究的數(shù)據(jù)對推動企業(yè)進步，起到至關重要的作用。并且提高文書檔案的管理水平，也為后續(xù)的企業(yè)研究提供快捷方便的全方位資料，促進企業(yè)工作的進一步發(fā)展。

（三）提供有價值的數(shù)據(jù)

文書檔案工作是一項要求較為嚴謹?shù)墓ぷ鳎瑯I(yè)務性很強，為工作單位提供著很有利和有價值的數(shù)據(jù)。例如機關單位日常工作中，文書檔案包含了日常公書文書的收發(fā)、登記、運轉管理、檔案管理與保管等內容，是企事業(yè)單位管理工作的一個重要組成部分。它真實地記錄了企事業(yè)單位的各項工作，有著重要的查考價值，機關領導和工作人員熟悉情況、總結經(jīng)驗、制定計劃、處理問題，經(jīng)常要從文書檔案中去查找重要的數(shù)據(jù)信息，如果檔案查到了，很多問題就可以得以解決，順利地進行工作。

二、新形勢下加強事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考

（一）加強管理制度的規(guī)范性

首先，完善文書檔案管理制度，使文書檔案的管理更具有規(guī)范性，應該將文書檔案的分類細化，不能僅僅依靠幾個分類標準，建議不同的事業(yè)單位根據(jù)自己單位的發(fā)展方向進行合理規(guī)劃，找到適合自己的分類標準，這樣也能更好地進行查閱和總結。另外，在管理技術上面也要有所提升，可以使用較為安全的電子軟件，最好是相關技術人員研究出一套適合自己的系統(tǒng)，可以使用事業(yè)單位的內部信息將資料進行封鎖，防止文書檔案的丟失和盜竊，保證文書檔案的安全性。

（二）加強對管理技術創(chuàng)新工作的研究，提高現(xiàn)代技術的應用

根據(jù)上文提到的關于文書管理過程中的創(chuàng)新工作，首先，我們應該放棄使用老舊的基礎設備，防止因設備問題導致信息的丟失，不斷摸索先進的硬件基礎的設施;另外，還必須提高檔案的安全性，信息化的發(fā)展不僅僅給我們帶來了方便快捷的操作方式，同時也容易出現(xiàn)不穩(wěn)定、失真的問題，甚至會遭到黑客的攻擊，病毒的入侵，這都是需要注意的問題。所以我們一定要加強創(chuàng)新能力，建立相對安全的檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，提高對信息化管理理念的認識，加大人力，使現(xiàn)代化的技術和設備能夠滲入到文書檔案管理工作中來，保證人機交互，簡化管理流程，當然，有些必要的重要文件也一定要使用紙質保存，防止丟失;最后，相關事業(yè)單位一定要實現(xiàn)文書檔案管理的自動化，可以使用專業(yè)的術語，建立自己的檔案庫。對于現(xiàn)代技術的應用，事業(yè)單位應該加大投資力度，加強信息化建設，通過OA辦公系統(tǒng)與檔案軟件系統(tǒng)有效連接，有序推薦數(shù)字化文書檔案管理工作的開展。

（三）大力進行技術設備改造工作

提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率，要積極進行相關技術設備的改造工作，尤其重視引進可靠穩(wěn)定的文書檔案管理設施設備。事業(yè)單位應當從辦公自動化出發(fā)，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革，擬定檔案管理軟硬件設備的更新計劃，注重提高檔案信息的共享水平，做到資源共享，加強事業(yè)單位各部門之間的緊密聯(lián)系。在自動化背景下還要提高事業(yè)單位文書檔案的網(wǎng)絡化管理水平，重視開發(fā)專門的文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化與文書檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，加強信息技術與檔案安全的建設工作，建立專門的數(shù)據(jù)庫，滿足文書檔案共享的需要。

（四））強化信息化手段

1.提高信息化平臺的實用性。隨著科學技術的發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術和數(shù)字媒體技術已經(jīng)面向社會，在人們的生活中被廣泛應用，這為我國各個行業(yè)帶來了新的機遇?，F(xiàn)階段文書檔案的管理模式，也由以前的紙質化檔案管理模式，改變?yōu)樾聲r代的電子化檔案管理模式。首先，各文書檔案使用單位要升級現(xiàn)在的平臺，讓單位可以使用綜合性更加強的檔案管理平臺。其次，單位還要升級平臺硬件，可以改變信息網(wǎng)絡的狀態(tài)和使用速度，這不僅可以讓網(wǎng)絡平臺可以適應文書檔案的管理需求，還可以為單位的文書檔案管理工作提供基礎保障。2.檔案數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡同步。在信息化改革中，文書檔案在獲取信息資料的同時，還要保證信息資料的真實性，這樣也可以讓信息技術體現(xiàn)其價值。文書檔案的管理部門，不能僅僅是存儲信息資料，還要給工作人員提供更多的信息數(shù)據(jù)，使這些數(shù)據(jù)能夠為工作人員服務。

結束語

在新時代的發(fā)展中，文書檔案管理也被逐漸重視起來，所以良好的文書管理技術不僅可以提高企事業(yè)單位的社會形象，還可以提高文書檔案的工作質量，能帶動企事業(yè)單位的效益，使企事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻

[1]林寫意.論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的措施[J].傳媒論壇，2020，3（17）：106+108.

（寬城滿族自治縣都山省級自然保護區(qū)管理處 河北 承德 067600）