如何提升行政事業單位檔案管理數字化水平

摘要：隨著我國行政事業單位改革的深入和信息技術的發展，對加強內部檔案信息化管理，提升數字化水平提出了更高要求。文章對當前行政事業單位檔案管理數字化管理現狀進行了分析，從多個層面提出了加強檔案管理數字化管理的措施建議，旨在對做好當前行政事業單位檔案數字化管理工作提供一定指導和幫助。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;數字化水平

行政事業單位檔案管理工作相對來說具備一定的復雜性，通過應用數字化技術，可以使得檔案管理的效率更高。然而，在數字化的建設過程中，存在著一些不容忽視的問題，相關人員要采取針對性的措施加以解決，并且對單位內部檔案管理的實際情況進行了解，進而提升檔案管理信息化、數字化管理水平。

一、行政事業單位檔案管理數字化的現狀

1、缺乏對檔案數字化建設的認知

隨著互聯網+時代的到來，數字化技術對于行政事業單位的檔案管理工作來說有著重要的意義，然而，現實工作中，單位內部多數員工對檔案數字化建設缺乏正確的認知。一些管理者仍然采用傳統的管理模式，不能跟隨時代發展的進程對做好檔案管理數字化進行謀劃。還有一些單位雖然建立了數字化管理系統，但是因為認知上的問題，使得數字化的應用效果不明顯，數字化應用象征意義大于實際意義。

2、數字化技術的應用存在問題

數字化技術在檔案管理中的應用存在著較多的問題。信息化技術的發展使得行政事業單位檔案管理效率有了明顯提升，但是信息化技術的發展也存在著一些不足和問題，比如數字化技術需要與相應的安全管理技術同步發展，但在一些事業單位中，還沒有做到這一點，配套機制并不完善，從而對檔案管理的數字化建設產生影響。

3、相關配套設施不完善

行政事業單位檔案管理數字化的建設需要先進的設備來支撐，但是一些單位管理人員因為思想認知上的問題，對檔案管理數字化建設認識不充分，措施不到位，基礎設施設備建設相對滯后。此外，檔案管理條件較差，一些單位沒有為內部檔案數字化管理工作留出足夠的時間與空間，加之相應設施不完善，使得數字化建設效果差強人意。

二、提升行政事業單位檔案管理數字化的措施

1、明確檔案數字化建設的目標，完善相關管理制度

對于當前的行政事業單位的檔案管理數字化建設而言，需要明確其建設的目標，對有關管理制度進行完善。相關管理人員應該明確檔案管理數字化建設的方向，結合行政單位實際，確保檔案管理數字化建設的有效落實。當前，信息技術在我國各各業中得到了廣泛應用，行政事業單位必須清楚的認識到信息技術的優勢，在檔案管理中促進數字化的建設進程，從而有效的提升檔案管理的工作效率。行政事業單位還應該建立相應的數字化檔案管理體系，完善檔案管理的運行模式，充分的發揮出檔案管理的作用。無論是單位領導，還是檔案管理人員都要提高認識，在工作中將數字、信息等資源進行整合，加大對數字化建設的投入力度，為數字化的建設創造良好的基礎。具體到檔案工作人員而言，要對單位檔案管理實際情況進行全面深入了解掌握，建立完善的檔案管理制度，保證建立的制度與檔案管理工作相適應。同時還要明確檔案管理工作重點，針對檔案資料性質，完善內部運行，做好與其它工作的科學銜接，從而保證檔案管理工作的順序性。

2、建立檔案數字化管理系統，實現系統之間的有效銜接

數字化建設主要目的是為了提升行政事業單位檔案管理效率。行政事業單位管理人員應該明白在內部建立數字化檔案管理系統的重要性，借助數字化平臺，可以促進各部門之間的溝通對接，提高檔案管理工作效率，實現資源共享，節省運營管理成本。數字化管理系統應該能夠滿足對檔案的全周期管理，使得檔案管理工作能夠高效完成生成采集、分類整理、移交歸檔等流程，并且確保電子檔案的真實性。通過數字化管理系統，可以實現數據的自動化采集和整理，避免因人工操作帶來的失誤，提高檔案管理的精準性。對行政事業單位而言，通過建立內部共享平臺，可以使得內部人員或者社會有關方面查閱一定的檔案資源，并且有一定的使用權，有效提升了檔案的價值。相關單位在完善檔案管理系統的基礎上，還應該將其與內外部的網絡連接起來，使得檔案管理工作能夠充分的發揮出其共享資源。另外，相關人員還應該加強對檔案數字化管理的管控力度，在歸檔方面，管理人員應該對上傳的歸檔進行審批，合格之后才可以進行入庫。在借閱方面，可以分為電子、紙質等借閱方式。借閱時同樣需要通過相關人員的審批。在銷毀方面，如果確定需要銷毀，就應該將銷毀的原因進行存檔。

3、加工原有紙質檔案，建設檔案數字化管理體系

在行政事業單位檔案管理數字化建設進程中，還會存在著較多的紙質檔案，這些檔案數量較多，且較為復雜，如何處理這部分檔案也是檔案管理工作中需要解決的問題。對于原有紙質檔案的處理，首先，應該將分散于各個部門的檔案資料進行收集、歸類和整合，對內容進行分類，重新制定目錄，將其納入數字化管理系統中。其次，如果紙質檔案的熟練過多，可以對那些利用率較高的檔案進行提前托管，先將部分檔案提前歸進檔案管理系統中。最后，對于已經審核過的紙質檔案，應進行嚴格處理，對于沒有保存價值的要進行銷毀，對于需要保存的，要進行存檔或者委托托管。此外，要建立完善的檔案數字化管理體系和實施方案，對該方案進行科學的論證，在此基礎上建立與之匹配的管理架構體系，從而為數字化建設和應用奠定良好基礎。在檔案數字化平臺應用上，有關單位要結合工作需要，加強人才培訓力度，制定培訓計劃，加大培訓投入，通過講座、外出參觀學習等方式，使檔案管理人員充分熟悉和掌握數字化系統操作方式，提高檔案管理數字化、智能化水平。

綜上所述，提升檔案管理數字化應用水平對于行政事業單位具有十分重要的意義。對行政事業單位領導層和管理人員而言，要深刻認識內部檔案管理數字化管理的重要性，轉變思想觀念，創新管理舉措，加大基礎設施投入，完善各項管理制度機制，提升檔案管理人員的業務知識和數字化操作技能，不斷提升服務水平，為深化我國行政事業單位檔案管理改革提供有力保障。

參考文獻

[1]林美.新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析[J].辦公室業務，2021（02）：119-120.

[2]馬巖.行政事業單位人事檔案管理的創新思路與實踐路徑[J].人才資源開發，2020（17）：21-22.

[3]柳永馗.行政事業單位檔案數字化管理剖析[J].中國管理信息化，2018，21（12）：182-183.

作者簡介：田嚴青，女，漢族，山西孝義人，1986.01，本科學歷，助理館員，2008年畢業于山西師范大學，主要從事檔案管理工作。