事業單位固定資產管理信息化論析

董華（遼寧公安司法管理干部學院）

■引言

目前正處于21 世紀的第四次科技革命時期，在這個時期，以計算機和互聯網為基礎的信息技術已廣泛應用于各個領域。在我國，現在的事業單位同樣也正處于信息時代改革的浪潮中，信息化技術手段逐步使事業單位的管理工作越來越規范和高效。絕大部分事業單位的固定資產價值在單位總資產價值中占有相當大的比重，傳統的固定資產管理模式不再適應現在快速發展的步伐。于是，對固定資產管理使用信息化手段并進行不斷優化，就成為了事業單位信息化管理中必不可少的內容。

■事業單位固定資產管理信息化的重要性

（一）固定資產管理信息化能夠使賬務管理更加智能

賬務管理信息化能夠使固定資產管理的工作流程更加完善，過程管理和處置管理更加智能和高效。在管理過程中，去除了固定資產相關審批過程中的重復環節，通過系統的自動判斷、數據的自動傳送，減少人為操控的節點，同時入庫和報銷相互分離、相互支持，化繁為簡，各項工作獨立開展，提高了工作效率。

系統的管理優化使管理工作中信息傳遞從管理部門到科研人員暢通無阻，管理工作直達神經末梢。各個環節有記錄，審批工作不重復，既實現了便捷高效的管理工作，又能完善固定資產相關信息，滿足各類報表要求。不斷完善數據統計維度，能夠在單位面臨各種審查、審計工作中提供規范、透明的審批過程中成為強有力的數據支撐。

（二）固定資產管理信息化能夠使實物管理更加便捷

信息化系統的管理優化，運用現代科技手段與信息化管理平臺相結合的方式，讓固定資產實現了高效便捷的實物管理。以固定資產的采購為管理起點，運用信息化技術手段和優化的實物管理流程，使管理模型、管理系統、人員、技術手段等多方面有機結合，不斷規范固定資產的實物管理，降低事業單位管理人員的管理負擔，提高管理質量。

許多事業單位在管理工作中大膽嘗試了RFID 技術在固定資產實物管理工作中的應用，在行業的固定資產管理工作中起到了排頭兵的作用，率先試點，總結RFID 標簽在應用過程中的優缺點，為該技術在固定資產管理上的應用和發展奠定了實踐基礎。同時，事業單位也在不斷優化的過程中達到了發展的戰略目標。

（三）信息化的管理優化能夠為資產管理工作做好風險防控

通過信息化的管理優化，能夠實現固定資產管理中的各環節透明和流程可追溯，使管理工作無死角。把風險點嵌入到信息化系統中，既減輕了相關人員的工作量，也避免了數據的錯誤概率，同時把可能發生管理漏洞和廉潔風險的關鍵點轉移到信息化系統中，實現失誤零風險、貪腐零機會的管理目標。

■事業單位固定資產管理信息化存在的問題及產生原因

（一）固定資產賬務流程管理有待提升智能化水平

在固定資產報銷流程中，其問題之一是存在入庫明細與實際不相符的情況；問題之二是資產部門與財務部門月末對賬結賬時有發生失誤的可能。發生入庫明細與實際不相符的問題，其原因之一是由于報銷人員為各部門兼職人員，經常發生變動，遇到有些經辦人為了省事而填寫不認真時，會將有些必填信息胡亂填寫，不按實際情況選擇資產責任人，不按照合同中簽訂的數量和金額進行拆分，就會出現審批風險；其二，許多事業單位的會計人員有輪崗的制度，每隔一段時間會計人員會進行一次輪崗，財務處與資產處對賬的人員就會發生變化，雖然固定資產賬務核對工作看上去是個簡單的業務，但由于個人對ARP 系統和ERP 系統了解的深淺不同，會提高發生對賬失誤的概率；其三，由于事業單位將預算執行率作為考核指標，每年年末，為了提高預算的執行率，財務部門會催促各部門將借款核銷，這種管理模式會為固定資產的賬務管理埋下隱患，存在一定的風險。

（二）固定資產實物處置過程管理信息化不足

在固定資產的實物處置環節中，由于沒有管理信息化手段的接駁，實物處置過程處于人工識別模式。資產責任人填寫“固定資產報廢處置申請表”，經過各級領導和主管部門簽批完成后，再到物資與條件處辦理資產報廢退庫手續。此時，需要將固定資產實物搬運到指定待報廢庫房，與固定資產管理員接洽。一個管理人員無法同時完成固定資產的審批入庫、大型設備的驗收、多個單位的報廢核實和退庫等。一旦管理員無法細致周到地做好資產管理時，就又會避重就輕的問題，資產處置環節放任各部門自行完成，自己完成報廢設備信息的維護而忽略實物退庫的環節。這種問題的產生根源是信息化不足。各模塊之間相互獨立，沒有聯通，給資產責任人、部門兼職固定資產管理員和物資處固定資產管理員直接的工作銜接帶來了阻力。

（三）賬務管理信息化與實物管理信息化銜接不暢

固定資產信息在賬務管理系統和實物管理系統之間不斷切換，需要各個信息系統相互配合才能完成固定資產的管理工作。賬務管理與實物管理信息化系統不兼容的問題會導致數據在頻繁的導出和導入過程中存在數據傳輸失誤的風險。

另外，存在著軟件是否安全的風險。首先，由于RFID 標簽種類繁多，具體使用的是哪種安全等級的標簽并不能非常明確地了解，所以不能保證其安全性。此外，作為第三方公司，若在程序開發時設置漏洞，即可以通過此漏洞獲得詳細的單位固定資產明細賬，包括大型、關鍵、科研、生產設備的名稱，型號和技術指標、金額、責任人和使用部門等信息。同時，固定資產明細賬也是財務數據的一部分，對一個單位來說，固定資產在總資產中的占比存在一個合理的范圍，這就可以輕易地推算出整個單位的資產總量，從而獲得更多財務相關數據，存在著一定的安全風險。

■事業單位固定資產管理信息化的優化路徑

（一）固定資產賬務處置信息化的優化

應以“企業集團財務管控體系框架的構建”為理論基礎，在進行管理模型的總體優化的前提下，進行固定資產賬務處置流程信息化的優化工作。與過程管理優化思路相近，處置過程賬務管理信息化的優化也是將原有集中到物資處固定資產管理員的大量數據維護工作和單據轉移到系統中，并由資產責任人發起，由部門兼職管理員進行把關，經部門負責人審批同意后，將申請傳遞到物資處。

首先應增加資產責任人資產處置上報功能，當責任人需要對本人名下的固定資產進行退庫時，在系統中填寫退庫單，對資產進行處置前狀態的描述，判斷設備是否還能繼續使用。同時系統可將處置資產分為兩大類：完好和損壞。然后由資產責任人將實物交到固定資產管理部門，由固定資產管理員對資產實物和系統中的退庫申請進行核對，確認無誤后，審批退庫。審批通過后，系統自動將該條固定資產變更為待報廢狀態，實時更新設備臺賬。

（二）固定資產的實物處置信息化的優化

重點要抓實物退庫環節，保證退庫的實物與處置申請相一致。通過信息化技術手段，在退庫環節，對退庫資產進行掃描識別，在手持終端系統中變更設備狀態，將數據導入到信息化系統內，完成系統數據庫的信息維護。這樣的優化加上各部門兼職資產管理員以及物資部門資產管理員的多重監督下，大大降低了國有資產流失情況的發生。

實物退庫完成后，根據庫房待報廢資產存量情況，物資處會進行實物的處置工作。當一批待報廢固定資產的處置工作完成后，將處置結果導入到信息系統，系統能夠將處置結果直接上傳到上級單位信息化系統中來進行處置備案工作，將風險點嵌入到信息化系統中，進行有效規避。值得注意的是，在資產實物處置過程中，涉密資產需按規定交由保密部門銷毀，這時要及時將原有的信息標簽摘下，防止別有用心之人對處置資產進行數據窺探。這些細節工作在實物處置信息化系統中要能夠做出相應的備注和記錄，從而實現對處置資產的快速分類和處置狀態查詢。

（三）賬務管理信息化與實務管理信息化的銜接優化

實物管理與賬務管理之間的銜接，以企業集團財務核算共享服務模式為理論基礎，在符合事業單位各項規定的前提下，建立賬務與實物管理的傳輸通道。

首先，推動信息化系統相互兼容。一是通過開放數據接口，實現數據自動傳輸；二是合并信息化系統，將賬務管理系統和實物管理系統合二為一。其次，系統切換之間優化。近些年，軟件漏洞和系統后門等信息安全問題時有發生，采購第三方公司的資產管理軟件在一定程度上存在信息安全的隱患。對于這個風險，可以在進行系統切換的過程中采取將資產管理系統與ARP 系統相融合的優化方法，使ARP 系統擁有更強大的功能，不僅實現從采購到報銷的管理，還能實現固定資產管理和運行維護的管理，同時實現標簽機的驅動功能，可以通過對硬件的驅動直接進行RFID標簽的打印。這樣不再需要通過第三方公司的軟件進行數據的處理，可以最大程度上解決系統之間的切換帶來的信息失誤和泄密的風險。