關于新媒體環境下高校檔案管理范式的轉向

車志偉

摘要：新媒體環境下，高校需要進一步加強檔案管理，并利用網絡優勢逐漸促進其范式轉向。新媒體具有強大的功能，實現了檔案信息的海量化存儲，還具有傳輸速度快、展現形式多等特點，所以高校要充分利用新媒體的這些優勢，促進檔案信息的多方面轉變，以此來適應當前社會對檔案管理的要求。本文對新媒體環境下高校檔案管理范式的轉向進行了簡單探討，旨在提高高校的檔案管理水平。

關鍵詞：新媒體環境;高校;檔案管理

新媒體具有獨特的信息處理功能，對于高校檔案管理的范式轉向起到了良好的推動作用。由于新媒體共享化的特點，打破了檔案管理的局限性，加速了人們的使用頻率，也對檔案管理提出了更高的要求。新媒體為高校檔案管理帶來了挑戰和機遇，也為其注入了新的動力，使其不斷拓展了服務范圍，提高了管理效果。為此，高校要充分利用新媒體中的強大功能，把握高校檔案管理范式轉向的維度，為其具體的實施奠定基礎。

一、加強從分散到集中的管理模式轉向

現階段對于高校檔案管理，需要制定符合學校自身要求的制度和運行機制，其中大部分學校都是采用的條塊分割、自成一體、各自為政的管理模式。隨著教育事業的不斷發展，在校人數已經畢業學生的數量都在逐年增多，而且還出現了一些新的部門或者組織，如果仍然以分散的形式進行檔案管理，會給學校的發展帶來負擔，并且浪費了大量的人力和時間，也難以實現檔案的深度和綜合開發。為了滿足學校和社會對檔案管理的要求，需要為其注入新的管理動力，把空間和時間進行有效壓縮，通過改變管理方式和制度等方式來推動范式的轉向。隨著信息時代的到來，傳統的管理模式已經不符合時代發展的要求，其管理效率也有待提升，所以要建立新的管理模式，為高校檔案管理打開新局面。新媒體環境下，檔案的使用者逐漸增多，其服務范圍也逐漸擴大，在此過程中需要不斷加強風險管控，以集中管理的方式彌補傳統管理中的缺點，進而使其得到有效利用。集中管理實現了對檔案信息的統一接收和保管，這種管理模式下，可以節省大量的人力、物力、財力，并使其得到了有效利用。

二、實現獨享到共享的范圍轉向

通過調查發現，現階段高校的檔案管理主要是在特定時間內讓人們查閱和使用，往往其辦理手續非常復雜且繁瑣。利用新媒體開放和共享的優點，可以實現大量信息存儲，也展示了信息傳輸的高效化和多樣化，甚至可以讓不同使用者共享信息。基于傳統管理模式下的高校檔案信息，往往只能被學生和教師使用，而隨著新媒體的使用，打破了這種局限性，實現了校內和校外的雙重利用。高校檔案管理人員可以通過擴大使用范圍和提高利用率，來滿足不同階層人的使用，并且可以開發出適銷對路的檔案產品。共享不僅是高校內部之間的共享，還是校園與社會檔案館等機構的共享，通過資源開發平臺的建立，讓更多人可以使用高校檔案管理信息。新媒體為高校檔案管理帶來了很多便利，可以通過不同的形式滿足共享需求，甚至是滿足不同領域群眾的利用需求。同時，還要深入挖掘高校檔案管理的潛在價值，在實際操作時按照具體的共享流程進行，以這種形式可以實現檔案信息共享的合理化，而且還能打破時間和地點的束縛，讓人們可以隨時隨地查看自己需要的檔案信息。基于新媒體背景下的高校檔案管理，提高了集約化程度，也達到了科學化的水平，滿足了不同階層的開發和利用。

三、由易到難逐漸提高風險防控力度

新媒體時代雖然為高校檔案管理帶來了很多便利，但是也有一些不利的方面，比如，增加了防控風險，風險的種類也逐漸變多了。所以高校在加強檔案管理，推動范式轉向時，還要不斷提高風險防控的力度，讓新媒體可以滲透到方方面面以及各個環節中，通過風險的遷移還能提高檔案管理的利用率以及存儲率。對于高校檔案管理來說，由于其包含的內容比較多，而且需要面對很多部門，所以其復雜性也比較高，如果發生防控風險，會是一個非常重大的問題，還會給高校帶來許多不必要的損失。新媒體背景下，高校檔案管理的風險也隨之而來，現階段絕對的管理安全是不存在的，只能通過努力排查來盡量規避風險，從而使其處在一個相對安全的環境中。加強檔案風險管理對于高校發展來說至關重要，也是其中重要的一個環節，風險管理就是在檔案管理實施過程中對各種風險進行的有效評估和防控，這種科學、合理的防控形式，可以為高校檔案信息提供最安全的保障。

四、從數據到知識的深度開發轉向

高校檔案管理中實現從數據到知識的深度開發轉向是非常重要的，也是信息時代的必然趨勢。現階段如何深入利用檔案管理信息，實現知識共享、推進職能拓展和轉型，已經成為當前我國高校檔案管理需要解決的重要問題。隨著新媒體的發展和滲透，逐步降低了檔案管理的難度，也使得知識管理變為了現實。傳統管理方式下，管理人員和使用者獲取信息的方式比較枯燥，而且具有一定的延遲性和非互動性，在新媒體支持下，克服了這些困難，使得冗雜的信息提取更加便利。在此基礎上可以利用知識的采集和開發等環節，提高知識管理的能力，進而使其處在更加高效的環境中。

結束語

總之，時代發展過程中，對檔案管理的要求也發生了轉變，需要對其進行強化管理，才能得到更多使用者的認可，以及滿足社會檔案資源管理的要求。高校檔案管理中包含了許多方面的內容，傳統管理模式中，人們獲取信息的效率非常低，而且還有很多局限性。新媒體時代，需要對其進行范式轉向，通過多方面的轉變，提高檔案信息的使用率，并推動其逐漸向科學化、數據化發展，其安全性也得到了有效保障。

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項目名稱：網絡環境下高校檔案風險防控研究

項目編號：HGDK2020-6