計算機技術在檔案管理現代化中的運用

黃瀟瀟

◆摘? 要：檔案資源的信息化、數字化、網絡化課題，均離不開檔案管理中的計算機應用，本文基于此，首先概述了計算機網絡技術在檔案管理現代化中的應用優勢，然后針對其存在的問題給出了具體的解決措施，望對相關人員提供些許參考價值。

◆關鍵詞：計算機技術;檔案管理;運用

1計算機技術運用在檔案管理中的必要性

文獻檔案信息處理的現代化系統建設，勢必涉及到檔案信息的收集、存貯、編目、檢索、服務等一系列程序的現代化和科學化，在這種情況下，電子計算機技術顯得異常重要，當然像其它的靜電復印技術、激光光盤技術、微縮技術以及聲像技術的運用，也在發揮著不可或缺的獨特的作用。計算機處理信息具有極高的效率，能以人們想象不到的速度讀入、存儲和輸出天文數字般的龐大的數據，能夠進行嚴密的邏輯推理和精準的判斷分析。因此，在檔案管理中有著非常廣泛的用途和出人意料的明顯效果。

2計算機技術應用于檔案管理的要求

2.1傳統載體檔案數字化。數字化是利用計算機技術將模擬信號轉換成數字信號的過程。紙質等傳統檔案的數字化工作，就是指“存量數字化”，有助于提升紙質檔案的共享水平，改善檔案的利用效率和安全性。

2.1.1建立健全檔案數字化的常態化機制。從傳統的紙質檔案轉化為數字化檔案是一項系統性工程，檔案數字化將成為現代化檔案管理的一項經常性內容。檔案管理部門應當建章立制，促進這一工作有序、規范地開展。

2.1.2檔案數字化應滿足真實性管理的需求。在檔案數字化時，為了防止出現失真，應當完整搜集元數據，使數字副本能夠保持檔案的原貌，而且要納入管理系統進行規范管理。

2.1.3遵守檔案數字化的技術標準。目前各單位對于檔案數字化的標準不一，阻礙了數字化工作的正常開展，也不利于檔案的共享利用，有必要統一標準。例如，紙質檔案的數字化應當根據國家出臺的有關標準操作，對數字副本進行全文識別。

2.2電子文件歸檔與電子檔案管理

在這方面工作中需要整體解決基礎設施設備配備、應用系統建設、文件資源標準、制度建設和人力資源配置等重要問題。

2.2.1加強基礎設施建設。文件歸檔與檔案管理所需要的各類設施設備應滿足信息化管理的現實需求，而且具備一定的冗余性，以便于將來對其進一步擴充，滿足檔案工作發展的需求。檔案管理部門使用的服務器以及存儲設施應具備較強的專業性和專用性，并利用云存儲空間建立電子檔案管理系統。

2.2.2加強應用系統建設。根據國家檔案局要求，單位的辦公自動化系統等都要實行預歸檔，建設的檔案信息管理系統應當滿足檔案管理在真實性、可靠性、完整性等方面要求，而且要具備安全性。

2.2.3加強檔案資源建設。電子檔案應當做到規范和完整，符合國家標準要求，能夠滿足綜合檔案館長期保存和入庫的要求。

2.2.4建立健全電子檔案安全保障體系。不斷完善電子文件歸檔和電子文件管理系統。應在檔案管理系統配置檔案安全監管功能，加強對數據庫日常運行的監督管理;加強數據庫訪問權限管理，防止數據的隨意查詢和利用;加強數據備份管理，確保數據安全。

3計算機基本設計程序解決檔案管理中的幾個問題

計算機基本設計程序應用于檔案管理，形成了檔案管理系統，這些程序設計，決定著計算機檔案管理系統程序和步驟。在實際管理中，應該遵循這些程序設計，避免出現失誤。

3.1有針對性地選擇計算機檔案管理系統，明確檔案管理的具體課題。檔案管理系統的各個方面，對計算機來說是大有可為的，但設備和技術手段的現代化，要求高素質的人才去使用和握，要做到目的和手段的統一，需要做好長期的扎實的工作，既需要做好檔案管理人員的學習培訓、技能訓練、業務操作，又要選拔懂得計算機技術的專業人士參與到檔案管理工作的事業中去。

3.2分析計算機檔案管理系統，確定計算機檔案管理目標。分析計算機檔案管理系統，深入考查管理系統項目實施情況，及時解決問題適應本部門、本行業、本地區的實際，做到理論和實踐的緊密結合。

3.3進行計算機檔案管理系統設計與程序編寫。“計算機系統設計一般包括兩個環節，應根據用戶對系統功能的要求和準備使用的計算機狀況，確定本系統的設計原則。在系統框圖、功能模塊和數據結構確定以后，就進入了程序編寫的階段。首先應根據檔案管理系統的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數據庫系統管理方式。”

3.4計算機檔案管理數據準備和程序調試。。“在檔案計算機管理系統中，數據量是非常大的，需要根據數據類型的要求收集有關數據，并按一定的格式整理出來，即按規定好的數據結構進行數據的讀寫。由于計算機只能識別規范的符號，所以應按檔案著錄標引規則開展這項工作。程序編完后應進行認真的調試，在調試過程中，原來的手工管理系統仍應同時工作，以便對程序作進一步的修改和校正。”

3.5計算機檔案管理系統的運行、維護。系統運行是指在數據準備和程序調試基本完成以后，投入正式運行的過程。在運行過程中還要做到系統的調試和維護，保障計算機檔案管理系統正常運轉和高效工作，發現漏洞及時做好處理和修補工作，讓計算機檔案管理系統更好地服務于檔案管理工作的方方面面，加速檔案管理的現代化、信息化進程，提高檔案管理的科學化水平。

4結語

將計算機技術應用于檔案管理的現代化之中，是企業成長的必然道路，同時是對政府的積極響應。網絡社會下，傳統的檔案管理模式必定會產生新的改變。因此，我國的檔案信息化建設工作還任重而道遠。

參考文獻

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