信息時代企業檔案管理工作創新

現階段，現代信息技術已在各行業得到推廣與應用。由于各政府機關和企事業單位在生產和管理過程中產生了大量的資料，因此做好檔案管理工作十分必要。這不僅可以為企業的生產經營決策提供數據支撐，促進企業的長遠發展。隨著大數據等信息技術的發展，其價值得到了廣泛的重視。然而，當前我國很多企業雖然經營規模和經營時間已有所增長，但是其檔案管理工作遇到了新的瓶頸。故而，創新優化企業檔案管理工作，已成為至關重要的環節。

一、企業檔案信息化管理工作概述

1.檔案管理工作概念。信息時代企業檔案管理工作是指，利用現代網絡信息技術，采集、整理、歸檔各類資料數據，從而在實現整理檔案實體與檔案信息工作的同時，為檔案使用者提供有效信息服務。當前，部分傳統的人工方式檔案管理已被淘汰，并向高效智能化方式轉變。因此，檔案管理效率得到了顯著提升，檔案管理工作重心也發生了改變，其相關價值得到了有效發揮。

2.檔案管理工作特點。①信息化。在信息化時代，企業不能僅限于對生產資料、人事資料進行檔案管理，而是要將檔案管理范圍現在已擴大至生產經營的一切數據。因此，檔案管理工作更加全面化、復雜化、豐富化，這主要表現為：利用現代信息技術收集、整理、存儲資料，并為管理者提供檔案管理服務，從而實現集約化管理。②高價值。隨著人工智能、大數據等新生產業的發展，檔案資料已不再只是簡單記錄，其數據資源的高價值已不斷被挖掘出來。在此基礎上，企業通過對資料的分析挖掘，可為企業運營、生產、決策、管理提供科學的決策依據，這也正是檔案管理的價值所在。

二、企業檔案管理工作現狀

1.檔案管理標準缺失。目前，很多企業的檔案管理往往會存在不同程度的缺失，其通常都只是簡單地收集、分類、歸檔和備案檔案。但是，檔案管理必須遵循一定的標準，而檔案信息的標準化和規范化必不可少。在日常辦公過程中，傳統的紙質檔案保存方式已無法滿足企業的現代化需求，其檔案資源的存需按照更嚴格的要求。這就需要企業加強標準化建設，將檔案管理工作細致化、標準化，從而保證檢索工具便捷化，以進一步提升檔案信息化管理水平。

2.檔案管理技術落后。對于傳統的檔案管理工作來說，其工作流程僅由本地檔案的管理人員來管理分類，相關的資料檢索方式較機械化與簡單化，故而無法充分發揮信息化管理的優勢。信息化檔案管理的實施，對信息安全提出了更嚴峻的挑戰，這既要保證檔案管理系統的安全性，又要保證檔案管理的系統穩定性，以避免系統崩潰、硬件損毀等對資料造成不可逆的影響。

3.人員專業素質不強。當前，很多企業檔案管理工作重視程度仍然不夠，工作往往仍停留在資料保管層面，相關制度和標準仍未建立，人員素質較為單一。檔案管理人員不能適應信息時代對檔案管理的新需求，認識不到自身工作的重要性。除此之外，由于企業對檔案管理的投入預算不足，不能有效組織相應的檔案信息化管理相關培訓工作，檔案管理人員的素質也無法在短時間內滿足信息化管理的新需求。

4.檔案資料利用率低。隨著企業經營規模和范圍的擴大，檔案信息的復雜性也隨之加大。這對檔案信息的收集、存檔、檢索提出了更高的需求。但是，一般來說，企業對于檔案管理的投入都會較低，因此相關工作人員的工作量難免會大幅提升，導致無法保證檔案整理的細致性。與此同時，當企業后期需要做歷史數據分析時，這些漏洞也會對資料的查閱帶來一定難度，造成檔案的利用率不高。

三、信息時代企業檔案管理工作創新

1.檔案管理創新需求。①當企業檔案資料驟增時，檔案管理工作必然需要高效性，以避免造成檔案擠壓現象，從而幫助企業能夠利用信息手段來高效處理復雜的信息。②信息時代加快了企業的發展速度，這需要檔案管理工作在短時間內就必須及時形成可查閱和分析的檔案資料。③信息化的應用，給檔案資料的安全性帶來了挑戰。對此，檔案資料在開放的同時必須保證檔案資源的安全性，以避免被不法分子利用，給企業和國家造成損害。

2.檔案管理工作創新舉措。①建立健全檔案信息化管理制度。要建立健全檔案信息化管理制度，結合單位性質，從標準、內容、方式等多方面考量，具體可以采取的措施有：a.從標準來看，企業在制定管理制度上要做到細致、全面、服務性強，并設定相應的考核條例，獎懲措施等，讓檔案管理人員有標準的開展檔案管理工作。b.從內容上看，要明確檔案建立標準，確保檔案無遺漏，準確紀實。對于不同的檔案內容應分門別類制定標準要素。如生產線資料建檔時，要對生產流水節點、流水線負責工人、入庫、出庫形成統一計算方法，避免各生產條線的記錄標準不統一。c.從方式上，要做到檔案管理工作分解到人，按流程進行管理，并接受群眾意見做出優化措施，將檔案管理工作納入考核。②創新檔案管理人員工作理念。目前，企業大部分檔案管理人員從業時間較長，其由于傳統檔案工作管理經驗豐富，因此管理理念相對傳統，往往只重視對檔案的管理而缺乏服務意識。隨著信息技術的提升應用以及檔案信息化管理系統不斷完善，管理人員的工作重心也應發生改變。檔案管理人員需意識到：檔案管理不再是一個部門的工作，是各生產部門共同配合的結果，企業要有全面建設檔案管理的理念。對此，檔案管理人員要做到：a.樹立信息化理念，不是簡單地滿足于將紙質檔案變為數據檔案，必須靈活應用信息化技術，從而提升工作效率和質量。b.提升服務意識至關重要。這是因為，檔案管理人員掌握著企業各方面的數據資料，對企業有著重要的參考利用價值，可以為企業發展提供重要決策依據。③加快企業檔案管理信息化建設進程進入信息時代，企業生產資料的數量呈爆發式增長，檔案管理工作已不堪重負，因此企業必須加大檔案的管理創新力度，加快檔案的信息化建設進程：a.加大對硬件設備和軟件系統的投入，建立數字化的檔案館，館內應包括計算機、服務器、自助服務機等。b.結合自身生產特征制定檔案管理信息化系統，同時要發揮物聯網優勢，將實物檔案互聯互通，并建立電子化定位標簽，有條件地組建智能機器人，以實現對檔案的快速定位追蹤。c.借助大數據、物聯網等技術，與市級檔案管理系統共享開放資源，從而形成數據共享。④擴大檔案管理廣度和深度。企業在進行檔案管理工作的同時必須結合經營業務特點，明確檔案資料的收集范圍，形成大數據管理思維，將關聯性數據一并收集。另外，企業還要邀請相關大數據咨詢單位對檔案管理系統進行數據優化分類存儲，以便為企業甚至行業更精準的決策甚至創新。⑤全面提高檔案管理人員整體素質。信息化技術的應用，讓檔案管理工作不僅只是簡單的資料收集與保存。這要求工作人員在具備基本的檔案管理技能的基礎上，還要具備計算機信息技術，并熟練操作檔案管理系統，以滿足數字化檔案管理的需求。與以往人工檔案存取不同，信息化檔案管理需要管理人員了解并掌握信息化操作全流程。針對此，各企業應做到：a.聯合省市級檔案館組織相關培訓學習，檔案管理人員要樹立終身學習的理念和危機意識，充分調動他們的積極性，根據自身情況，積極主動學習，跟上時代步伐。b.通過系統化專業化的培訓學習，檔案管理人員掌握全新的檔案管理新知識，工作創新的同時建立獎懲機制。c.在新的檔案管理人員招聘方面公司需加大資金投入比重，吸引更多年輕專業的人才加入到檔案管理中來，為信息時代檔案管理團隊注入新的血液，以老帶新。d.不斷優化檔案管理人員組織，為檔案管理創新思路。

綜上所述，信息時代國內國際形式瞬息萬變，檔案管理工作也步入信息化、數字化，檔案管理創新工作勢在必行。檔案管理作為企業內部重要的工作內容，不僅記錄企業的發展歷程，更是保存了企業生產經營資料。企業需要從制度、思路和人員結構等方面進行創新性升級，強化檔案管理系統的安全性，并加速工作理念的轉變，進一步提升檔案管理的服務水平，為企業的發展提供科學決策，發揮更大價值。

（作者單位：昆明煤炭科學研究所）