論加油站內部控制問題和實踐研究

侯麗群

摘要：隨著成品油市場競爭性環節的全面開放，市場競爭的力量更加多元，加油站零售行業正面臨著新的挑戰，只有通過資源有效配置、管理創新才能在激烈的市場競爭中占據一席之地。內部控制在國內經過了幾十年的應用、規范和發展，已日趨完善并顯示出在企業管理和治理方面的作用，加油站行業也是如此。文章以JV公司加油站的內部控制存在的問題，包括加油站的內控制度僵化、信息系統多但存在分立、自動化較低且不能發揮IT技術的真正作用、勞動密集型企業普遍存在的員工內控文化建設的難題等方面進行了詳細的闡述。針對這些問題以實踐為例，從執行層面的實操性入手，通過建立三級內控風險管理體系及內控問題跟蹤和關閉制度實現加油站內控管理有的放矢、利用IT技術發揮系統合力形成價格的閉環管理從而降低內控風險、通過加強員工職業道德和內控文化的持續建設提升內部控制環境等方面進行了實踐的有益探索，并且取得了良好的實施效果。因而從內部控制的規范化、科學化和精細化管理的角度給加油站行業提供了與時俱進和行之有效的實踐參考。

關鍵詞：加油站;內部控制;實踐研究

內部控制是企業管理的一個重要方面，隨著中國企業市場化和全球化的快速發展，內部控制已成為企業運營和各項管理工作的基礎。2008年5月，我國財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合制定和發布了《企業內部控制基本規范》，旨在加強和規范企業內部控制，提高企業經營管理水平和風險防范能力，隨后在2010年4月，五部委的《企業內部控制配套指引》，對企業內部控制進行了更加廣泛和詳細的規范，從而構建了中國企業內部控制規范體系。成品油零售行業是國家產業的重要組成部分，關系到國計民生，早期進入中國市場的外資成品油零售企業帶來了內部控制的先進經驗，國內的企業也進行了內控的體系化建設，內控在保障加油站業務健康運營方面發揮了很大的作用。隨著近年來市場成長進入平臺期以及新技術的快速發展，使得加油站零售行業面臨新的挑戰和變革，而通過進一步完善內部控制體系，特別是通過技術手段的植入、執行層面的細化、內控文化的持續建設等促進企業提高精益管理的水平和提高效率效能，才能真正發揮內部控制保障企業健康發展的戰略驅動。

一、JV公司加油站內部控制的特點

JV公司是中國成品油市場開放后比較早建立的一家合資公司，主要業務為成品油銷售。加油站業務實質屬于零售行業范疇，業務屬性具備終端服務、高頻交易等零售行業特點;同時出售的商品比較特殊，為流質的危化品，管理有其復雜性;加油站行業也是資本密集型與勞動密集型并重的行業。大數據時代的快速發展帶來的消費升級以及觸達手段線上化給加油站帶來了新的變革和挑戰。

JV公司的加油站分布在不同地區經營，地理位置分散，網絡化經營特征明顯，加油站的標準化建設和執行是永恒的課題;加油站24小時經營，人員流動率相對較高，安全要求高，加油站個體的現場管理和總部集中管控的統籌如何達到有的放矢、風險可控要進行持續的探索;加油站建設投資大，經營的油品價值高，現金流入穩定和連續，但網點所在區域經濟發展不均衡帶來的控制環境差異，使得內部控制的復雜性也顯而易見。

JV公司根據加油站的行業特點和經營特點，在公司建立之初就建立了比較完善的內部控制體系，財務內部控制包括資金資產安全、稅務合規、費用控制、檔案管理、巡站審計等方面，這些行之有效的內部控制制度和流程對于規范加油站的經營管理和保障合規經營發揮了很大的作用。

二、JV公司加油站內部控制的問題和原因分析

JV公司的內部控制雖然比較完善，但隨著公司的快速發展，原有的內控制度僵化：油站經營涉及到方方面面，在內控審計方面存在著統一用力的現象，結果事半功倍，有些方面未達到預期效果;內控報告眉毛胡子一把抓、效率和效果亟待提高等問題突出;IT系統雖比較健全，但系統之間孤立，沒有進行有效的整合，形成合力;新業務模式帶來的新內控問題的事前控制設計與實際要求效果有差距;油站涉及區域廣、人員素質參差不齊，對于制度的理解、文化的認同需要進一步提高等等。因而內部控制在快速應對新業務、實時監控和及時預警、全環節的內控關鍵節點的技術手段植入從而起到事前防范等方面還有較大的差距。

（一）加油站的內控制度僵化，事后的落實整改和責任查處缺乏跟蹤

油站是JV公司的基本業務單元，也是營運業務實質的內控把控關鍵。但實際的內控制度如果沒有跟上實際業務的變化，新的業務場景對應管理流程缺失，內控方法和方式不能滿足效率和效能的要求等問題，因而制度滯后于實際業務，失去權威性和實操性，會出現流程制度的設計缺陷。同時對加油站進行內控審計時看似全面細致，但對重點控制環節沒有深入挖掘，也沒有從全環節進行創新性的思考，找出關鍵的事前預防性措施;對于審計主體的實際操作，如巡站審計的方法、違規行為的認定標準、審計資料清單、監控的保存等各個區域存在差異，因而也就造成了與油站溝通不暢，出現扯皮、對立、責任不清等問題;審計報告的撰寫方面也存在冗長、不分重點，不能起到有效指導的作用;審計后續的整改和責任查處沒有做到持續跟蹤，起不到良好的解決問題和懲戒作用。

（二）價格管理的各系統分立，沒有形成有力的閉環管理

JV公司有著比較完善的信息系統，包括油站端的零售管理系統、電子會員系統、庫存管理系統，但囿于系統本身的缺陷和兼容性影響，沒有形成系統合力，價格管理存在較多的內控問題，具體表現在線下和線上的數據人工傳輸環節多;關鍵控制點缺乏復核機制和復核手段;內控風險的發現難度大、人工復核的效果效率低;缺乏各控制節點的相互驗證及關聯邏輯的復核的全流程閉環管理。如在油站的價格調整方面，通過采用制作價格文件，由總部HOS系統推送給BOS系統，再推送給加油機的模式，這個風險點在于系統推送的成功率不高且推送后的價格不能反傳印證。在油站日結及SAP價格容差校驗方面，由人工錄入和核對，存在著人工差錯率高、結賬時需要再次進行人工確認和手工修正。在促銷價格調整比較頻繁的狀態下，以日為單位的站級維護需求和現在執行的低維護周期存在矛盾。在促銷管理方面，隨著市場競爭的加劇，促銷種類繁多，包括價格直降、各種買贈、電子會員優惠、大客戶優惠、支付方式優惠、時間段的優惠等等，在內控審計檢查時的可回溯性差且人工核對效率低、效果差。

（三）內控實際效果受員工素質影響參差不齊

制度設計的再好，如果沒有強有力的執行，那也是一紙空文，而人則是內控的主體。企業員工是內部控制制度的建立者、執行者、監督者和影響者，員工的素質表現為企業員工對本職工作的勝任能力，主要包括價值觀、知識技能、工作經驗等，因而員工的素質是影響企業內部控制效果最為直接和活躍的因素。

加油站屬于勞動密集型行業，實行24小時工作制，戶外作業時間長，隨著近年來人口紅利的消失，愈發出現招工困難的現象，招聘的員工素質良莠不齊。JV公司的油站較為分散，所處區域的經濟發展水平存在差異，因而員工的差異性更為明顯。員工素質方面顯現的內控問題包括：能力不夠，技能不足造成的制度執行不到位而產生的內控問題;職業道德缺失，法制觀念淡薄的舞弊行為導致的風險;相應的績效考評或者處罰措施流于形式，未能真正從思想上認識到內控的重要性及其危害程度等等。具體而言，如由于招聘的員工學歷較低或者經驗欠缺，便利店商品的臺賬記錄錯誤的風險;員工本身的道德意識水平低而主觀進行的侵占油站促銷資源的違規行為;員工違規套現被發現由于金額小達不到立案或勞動解除，對應的違規機會成本低帶來的破窗效應等等。

三、JV公司加油站內部控制問題的實踐對策探索

針對以上問題，筆者與團隊進行了創新性的思考并運用IT的技術驅動，在內控的體系完善、IT驅動的系統整合和內控合規文化的建設方面進行了有益的實踐探索，取得了良好的效果。

（一）通過契合業務、分級管理和持續跟蹤，優化內部控制體系

內控制度不是一堆的手冊、文件，內部控制的執行和落地與業務活動、具體流程緊密結合才能發揮其作用。因而內控制度的完善就是根據變化的內控環境，緊跟業務發展，保證執行層的業務操作有制度可參照，有流程可指導，堅持制度流程與實際業務相匹配。同時以注重業務實質，關鍵節點把控和效率優先為指導原則進行內控執行手冊優化，這樣的內控制度才不是紙面上的制度，而是真正能幫助企業提升運營效率，避免資源浪費。

由于油站業務瑣碎，發現的問題嚴重程度各有差異，為避免主次不清，著力于重要風險、高頻風險，并提高效能，建立三級內控風險管理體系：對內控的違規事件明確等級定義，明確內控風險等級指標，一是提前定義，避免分歧，二是風險清晰，簡潔高效;三是分級管理，目標明確。三級風險體系的建立減少了實際工作中的執行分歧，并且統一了獎懲標準，反過來促進了內控環境的持續優化。

內控巡站審計報告是一個重要的內控跟蹤反饋工具，內控報告改變過去幾十頁紙的word文檔，而是根據三級風險分類匯總，報告所列事實描述清晰、資料齊全、證據充分、定性正確;在報告質量方面，文字簡練，表述準確，因而報告質量提高，信服力大大提升。同時報告的對應事件追蹤、反饋機制，形成定期、標準化的反饋模式，便于相關使用部門能更加準確掌握油站重點工作的改進進度和質量。以此形成后續整改的持續跟蹤，直到關閉，避免了虎頭蛇尾，保證了審計的嚴肅性和有效性。

（二）通過信息化系統的創新整合，形成價格閉環管理機制

大數據時代，需要企業建立一套有效的信息系統，進行數據集成和使用，這樣才能抓住客戶的需求、捕捉商業機會、對競爭做出快速應對，因而在某種技術層面上說，企業的競爭還體現在IT技術的競爭上。對于零售企業而言，由于其交易量大的特點，系統的重要性更是不言而喻。

根據JV公司目前的油品價格管理現狀，進行了管理流程和IT技術方面的深入思考和研發創新。以價格調整為起點，包括價格下發、各種促銷方式的數據歸集、收入的確認等進行價格管理的全流程梳理。從內控管理角度，梳理油品零售價格管理節點，明晰各節點的主要工作內容、對應節點內部控制手段的設計要點;從現有系統的缺陷及實現目標角度，進行技術提升點的研發，實現系統整合和改造提升，實現數據集成、減少人工參與和系統管控。根據以上兩個方面的指導思路，建立了價格管理平臺，對價格的各層次進行系統管理。價格管理平臺減少人工干預和提高效率，實現了數據歸集，報表查詢、價格分析功能。同時提高了油品價格專業化管理和管控，實現了價格的全流程有效監控。

管理和IT技術的結合實現了價格全流程管理的系統管控、數據不落地并減少人工操作的過程管控、利用數據歸集和系統內控邏輯校對的事后審計管控加強。并且在使用中逐步完善，從而形成適應公司管理、擴大管理內涵、提高管理效率、降低管控風險的價格閉環管理體系。

（三）加強員工職業道德和內控文化建設

員工選聘要符合企業文化的要求，道德素質和價值觀是重要的考核點。阿里巴巴在選人的時候，特別注重對人的價值觀或者道德的考量。任何企業選人最要看“德”，它是從事一定職業的人在其職業活動中應該具備的基本道德觀念、思想品質和行為理念。因而，油站各層級的人員選聘要加強對職業道德的考量，特別是關鍵的職位或者高風險職位。

內控文化是最重要的因素之一，持續加強對員工的合規內控文化的培訓、宣貫和溝通，內控合規的文化對人的影響是巨大的，在一個團隊中，管理過程中，堅持什么、塑造什么預示著組織的整體走向。因而，組織各層次、各專題的培訓、宣貫是行之有效的方法，通過法規制度培訓，提高員工的規則意識和提高法律常識;通過建立風險案例庫機制，對于區域易發生且危害較大的內控問題，編寫為典型案例。分析發生的原因，造成的后果，工作中如何規避，防控措施等。通過案例分享，起到自我檢查、對比、評價、改進的作用等等，都起到了良好的效果。

詩經有云：天生烝民，有物有則。意思就是說有人就有規則。在制定了相應的制度和規則后，必須有對應的績效考核和懲罰機制。在實際執行中，油站的巡站審計發現的問題，根據風險等級的定性對應相應的內控評分，直接影響油站經理的績效和員工的績效;對于紅線和重大風險，實行一票否決制;對于損失小但影響風氣的內控事件，從嚴處理。這些都提高了油站內控制度的實際執行的效果。從而使得內控環境越來越向好的方向發展。

四、結語

加油站的內部控制就是上至董事會下至員工的全員參與，旨在實現經營效果和效率、財務報告的可靠性以及合法合規提供合理保證的過程。內部控制不僅體現在制度的不斷更新以適應公司的業務發展，更應該著眼于細節管理和重要性管理有機結合，全環節鏈條分析控制的風險點，抓住主要矛盾，才能提高可執行性，從而做到確保業務良性的發展及效能提升，起到戰略驅動和價值增值的作用。

參考文獻：

[1]左鵬.加油站內控風險類別與防控策略之我見[J].財會學習，2020（05）：279+281.

[2]張莉.信息化管理與內部控制的有效性研究[J].會計師，2020（02）：48-49.

[3]項軍.加油站企業財務管理存在的問題與對策研究[J].管理觀察，2019（02）：164-166.

[4]周建豐.淺談如何完善基層成品油銷售企業財務內部控制體系[J].現代經濟信息，2018（02）：148-149.

[5]李健.風險管理和內部控制理論與實踐[M].北京：經濟科學出版社，2019（04）.

（作者單位：中化石油銷售有限公司）