現(xiàn)行文件與檔案信息化管理對高校的作用核心思路分析

郭靜

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)行文件;檔案;信息化管理;高校

高校傳統(tǒng)現(xiàn)行文件和檔案管理的載體是紙質(zhì)文件，管理方式以人工為主，既缺乏與時俱進(jìn)性，還不能滿足高校信息化建設(shè)需求，無法充分發(fā)揮文件、檔案管理工作的價值。因此高校現(xiàn)行文件和檔案管理工作應(yīng)該在堅持在傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的基礎(chǔ)上，逐漸朝著數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)化，不僅要實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱，還要建立便利化管理模式。要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，提高信息化建設(shè)水平，還要根據(jù)高校現(xiàn)行文件和檔案管理工作的現(xiàn)存問題，提出針對性的信息化優(yōu)化措施，構(gòu)造信息化校園。

一、高校現(xiàn)行文件與檔案概述

（一）現(xiàn)行文件的概念

以文件運(yùn)動周期為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，將其分為四個階段，即產(chǎn)出、現(xiàn)行、半現(xiàn)行和保存階段。其中現(xiàn)行階段文件的內(nèi)容是運(yùn)轉(zhuǎn)、傳送和應(yīng)用。半現(xiàn)行階段文件的內(nèi)容是文件通過檔案館保存前的階段，大部分高校檔案室的文件都是半現(xiàn)行文件。如今為了適應(yīng)教育改革趨勢，強(qiáng)化師生的主人翁地位，提高其民主權(quán)利，提高高校各項(xiàng)工作的執(zhí)行水平，監(jiān)督高校政務(wù)，必須提高現(xiàn)行文件服務(wù)水平，做好管理工作，促進(jìn)高校檔案事業(yè)發(fā)展[1]。

（二）檔案的概念

高校檔案的范圍非常廣闊，主要指的是高校在開展招生、教育、管控和科學(xué)研究等活動的過程中，對師生、高校發(fā)展和社會具有重要保存價值的文字、圖像等形式載體的重要記錄。因?yàn)楦咝５闹黧w是師生，國家對檔案管理工作規(guī)定時明確指出，要明確師生的主體地位，所以一定要提高對招生的重視程度，要將其作為檔案管理工作中非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，其既可以考察高校學(xué)生，也能記載教師業(yè)務(wù)，能夠?qū)Ω咝８黜?xiàng)工作起重要推動作用。所以在開展檔案管理工作時，要堅持人本主義，要重視師生服務(wù)[2]。

二、高校現(xiàn)行文件與檔案信息化管理的重要作用

（一）信息化管理的主要內(nèi)容

信息化管理工作，主要是通過應(yīng)用計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備以及信息技術(shù)，對高校現(xiàn)行文件與檔案資源進(jìn)行搜集、整合、分類、分析與共享，實(shí)現(xiàn)信息資源處理目標(biāo)。其不僅可以充分開發(fā)高校信息資源，運(yùn)用信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案資源變成以數(shù)字為載體的資源，還能通過先進(jìn)設(shè)備，擴(kuò)大儲存規(guī)模、提高保存水平，更能共享信息資源，提高利用率。高校現(xiàn)行文件與檔案信息化管理，是一個多環(huán)節(jié)連接，逐漸開發(fā)、應(yīng)用與分享高校信息資源的過程，能簡化職能，發(fā)揮最大價值。

（二）信息化管理的重要作用

1、實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程教育

我國地理面積大，不同地區(qū)受教育目的、資源等方面的限制，其基礎(chǔ)水平差距較大，尤其是中西部和沿海地區(qū)。所以通過信息化管理，建立整體教育信息資源體系，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程教育，還能共享各大高校的信息資源，促進(jìn)平衡發(fā)展。

2、促進(jìn)高校發(fā)展

現(xiàn)行文件和檔案具有現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，現(xiàn)行文件管理符合師生關(guān)于對政策性、公益性等文件的要求，還能便捷化查看手續(xù)，提高處事效率。并且還能公開化、透明化學(xué)校發(fā)展和管理要求，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的單調(diào)和狹窄之處。而檔案詳細(xì)記錄了高校從創(chuàng)辦之處到如今整體發(fā)展態(tài)勢，是一個高校從無到有的歷程載體，能夠出充分反映高校從創(chuàng)辦目標(biāo)、發(fā)展目的到各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)，是非常重要的財富。所以在國家相關(guān)政策的指導(dǎo)下，從各大高校現(xiàn)狀出發(fā)，只有加強(qiáng)現(xiàn)有文件和檔案管理工作，才能逐步提高高校科研、教育和管理等方面的發(fā)展水平。所以，實(shí)現(xiàn)信息化管理能夠通過先進(jìn)設(shè)備和信息手段，從開發(fā)、整合、應(yīng)用和分析等方面提高文件、檔案利用率，在最短時間內(nèi)查找高校信息資源，發(fā)現(xiàn)管理問題并提出解決措施[3]。

三、高校現(xiàn)行文件與檔案信息化管理的現(xiàn)存問題

（一）信息化管理意識薄弱

雖然如今我國現(xiàn)行文件和檔案管理工作的重要性愈發(fā)顯著，但是一方面是大部分高校領(lǐng)導(dǎo)層沒有意識到現(xiàn)行文件和檔案管理工作對高校各項(xiàng)工作的推動作用，也沒有充分利用此項(xiàng)工作提高高校建設(shè)水平和教育競爭優(yōu)勢，無法做到與時俱進(jìn)。另一方面是雖然開展了信息化管理工作，但是僅認(rèn)為信息化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源，沒有對其開展開發(fā)、整合、分類和分析工作，忽視了資源價值。并且雖然工作人員運(yùn)用計算機(jī)設(shè)備和信息手段開展工作，但只是停留在基礎(chǔ)層面，既沒有做到逐漸擴(kuò)充資源，也沒有將其服務(wù)于高校[4]。

（二）工作人員素質(zhì)低下

如今雖然部分高校已經(jīng)開展現(xiàn)行文件和檔案信息化管理工作，但是仍舊缺乏專業(yè)性強(qiáng)且高素質(zhì)的管理人員，缺乏具有層次性、結(jié)構(gòu)性、科學(xué)性的管理團(tuán)隊(duì)。在開展信息化管理工作時，一方面，工作人員并不能根據(jù)高校實(shí)際發(fā)展情況制定管理方案，另一方面，其不具有專業(yè)的信息知識和技術(shù)，無法順利開展信息化管理工作。

（三）信息化安全問題嚴(yán)峻

在開展現(xiàn)行文件和檔案信息化管理建設(shè)工作時，雖然部分高校領(lǐng)導(dǎo)層逐漸開始關(guān)注此工作，并且制定完善的信息管理制度以及體系，但是忽略了安全問題。信息化一方面簡化了管理工作，提高高校信息資源開發(fā)、整合和利用效率，但是也會帶來安全隱患。病毒和黑客可以通過入侵信息管理系統(tǒng)，破壞高校信息資源，盜竊重要數(shù)據(jù)，這種不法行為會嚴(yán)重?fù)p害高校利益，甚至?xí)a(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。所以高校在透明化信息資源時，也要重視安全問題[5]。

（四）管理手段不完善

現(xiàn)行文件和檔案信息化管理工作不僅受領(lǐng)導(dǎo)意識限制，還受資金限制，無法讓此工作順應(yīng)時代發(fā)展，滿足高校發(fā)展需求。目前，我國大部分高校在開展此工作時仍以人工為主，雖然能夠提供豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是也帶來了很多人為失誤，無法合理應(yīng)用信息化設(shè)備，也無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的價值與作用，限制了檔案工作開展與進(jìn)行。并且雖然一些高校引進(jìn)了計算機(jī)設(shè)備和信息技術(shù)，但是信息管理仍是表面工作，大部分工作仍以人工為主，甚至還會出現(xiàn)多個檔案數(shù)據(jù)庫過于獨(dú)立等問題，因?yàn)樵陂_發(fā)高校管理軟件時，其主體是專業(yè)的信息人才，不能站在搜集、整合、管控、分類等角度進(jìn)行開發(fā)，導(dǎo)致其軟件過于復(fù)雜，全面性不足。

四、高校現(xiàn)行文件與檔案信息化管理的優(yōu)化措施

信息化建設(shè)工作，以高校現(xiàn)行文件和檔案資源為主，以將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件、管控電子文件為重點(diǎn)內(nèi)容，以計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)計與信息技術(shù)為關(guān)鍵手段，以提高高校信息資源利用率為直接目的。此工作是信息化校園中非常關(guān)鍵的一部分，是通過信息手段多途徑搜集、整理、傳送和應(yīng)用信息資源，實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享[6]。

（一）強(qiáng)化信息化管理意識

要先讓高校領(lǐng)導(dǎo)層和教師工作者了解何為現(xiàn)行文件和檔案的信息化，何為信息化建設(shè)。要意識到在互聯(lián)網(wǎng)時代，要想讓高校在教育改革中拔得頭籌，維持教育優(yōu)勢，必須做好現(xiàn)行文件和檔案信息化管理工作，要做好指導(dǎo)工作并且引進(jìn)先進(jìn)信息化管理理念、設(shè)備和技術(shù)，要打造結(jié)構(gòu)合理、管理有序的信息數(shù)據(jù)庫。這樣才能不斷提升管控水平，優(yōu)化信息技術(shù)，發(fā)揮現(xiàn)行文件的和檔案管理工作的價值。

（二）重視人才培養(yǎng)

管理人員是信息化建設(shè)工作的主體，也是維持建設(shè)和高校之間的重要橋梁。所以要招納專業(yè)的管理人才，逐漸取代臨時性、非專業(yè)性的管理人員。還要通過培訓(xùn)活動，逐漸提高管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)水平，讓其掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，高效應(yīng)用信息設(shè)備[7]。

（三）打造安全保障體系

在逐漸開展信息化建設(shè)工作時，要在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的基礎(chǔ)上，高度重視信息安全，避免出現(xiàn)盜取等問題。要打造安全保障體系，通過不斷優(yōu)化的信息技術(shù)如防火墻等，抵擋病毒和黑客。同時還要通過加密手段，提高安全等級。要通過全過程監(jiān)督，降低安全損失。

（四）多元化管理手段，提高信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平

如今應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等非常常見，并且各大高校也逐漸邁入了信息網(wǎng)絡(luò)化時代。通過先進(jìn)的信息技術(shù)，將紙質(zhì)版文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，構(gòu)造局域網(wǎng)。同時還要加強(qiáng)校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的連接，應(yīng)用聯(lián)機(jī)系統(tǒng)，進(jìn)行信息資源共享，改變信息資源搜集方式[8]。

五、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時代下，面對如火如荼的教育改革趨勢，如果想要實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，提高高校信息資源的利用率和分享率，讓高校現(xiàn)行文件和檔案管理更加方便、高效，必須開展信息化建設(shè)工作。要在分析信息化管理現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)行全面改革和完善，要通過人才培養(yǎng)、強(qiáng)化意識以及優(yōu)化信息手段，為數(shù)字化校園做貢獻(xiàn)，充分發(fā)揮現(xiàn)行文件和檔案的價值。