事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

王小潁

摘? 要：對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作不容忽略，這一工作的實(shí)踐性和應(yīng)用性比較強(qiáng)，對后期的信息模式以及查找有非常關(guān)鍵的作用。如果直接無視這一工作，就會導(dǎo)致后期的管理工作被受阻礙同時雜亂無序，有的重要信息可能直接被遺漏。因此，事業(yè)單位管理層需要意識到這些工作的重要性和必要性，以推進(jìn)信息化建設(shè)為基礎(chǔ)及前提，靈活利用各種現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，不斷提升管理質(zhì)量和效率，確保各種管理工作的有效落實(shí)全面改革。本文站在宏觀的角度，立足于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，深入分析信息化建設(shè)過程中所存在的各類問題。針對問題出現(xiàn)的原因提出相應(yīng)的解決對策，以期為推進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 檔案管理? 信息化建設(shè)? 存在的問題? 解決措施

中圖分類號：G270.7 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）04（c）-0176-03

Problems and Solutions in the Information Construction of Archives Management in Public Institutions

WANG Xiaoying

（Technical Training Center of Binzhou Housing and Urban-rural Construction Bureau， Binzhou， Shandong Province， 256600 China）

Abstract： For public institutions， archives management work can not be ignored， this work of practicality and application is relatively strong， the late information mode and search has a very key role. If this work is ignored directly， the later management work will be hindered and disorganized， and some important information may be directly missed. Therefore， the management of public institutions should be aware of the importance and necessity of these work， based on the promotion of information construction and on the premise， flexibly use a variety of modern management technology and means， constantly improve the quality and efficiency of management， and ensure the effective implementation of various management work and comprehensive reform. In this paper， from a macro perspective， based on the practical conditions of archives management in public institutions， in-depth analysis of the various problems existing in the process of information construction. In view of the causes of the problems， this paper puts forward the corresponding solutions in order to provide reference for promoting the stable construction and development of public institutions.

Key Words： Public institution; Archives management; Information construction; Existing problems; Solutions

在信息化時代下，信息化建設(shè)備受關(guān)注，各行各業(yè)開始主動利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)來調(diào)整內(nèi)部管理模式，創(chuàng)新管理制度和管理手段，確保管理資源的優(yōu)化配置及利用。與其他的管理工作相比，檔案管理工作的內(nèi)容和形式比較復(fù)雜，信息化建設(shè)的難度相對偏高。因此，事業(yè)單位需要做好前期的準(zhǔn)備工作，深入分析檔案管理工作的具體內(nèi)容以及核心要求[1]。在分析數(shù)據(jù)以及調(diào)整管理策略的過程中，主動實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作的全面落實(shí)，確保信息的有效分類以及整理，為后期的信息應(yīng)用提供更多的依據(jù)，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)自身的優(yōu)化發(fā)展。

1? 事業(yè)單位檔案管理信息化

在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，首先需要了解這一具體概念的核心要求。其中信息化建設(shè)主要以現(xiàn)代信息技術(shù)的利用為依據(jù)，突破時空限制，確保管理工作的有效落實(shí)，真正實(shí)現(xiàn)線上線下的有效互動，為后期的信息數(shù)據(jù)處理提供更多的便利。

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)主要以數(shù)據(jù)檔案的有效搜集分類以及后期的查找為核心，以信息化為重要的切入點(diǎn)。為了確保管理資源的合理配置及利用，管理層需要了解管理有效性的實(shí)踐要求，進(jìn)一步提升管理質(zhì)量。有學(xué)者站在宏觀發(fā)展的角度，對信息化管理工作進(jìn)行了有效性分析及研究，并且明確提出了3個特征。

首先，事業(yè)單位檔案管理信息優(yōu)化具有明顯的真實(shí)性。與傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化建設(shè)以及信息化管理會遇到外部環(huán)境變動等情況，如果直接以人工管理的形式落實(shí)相關(guān)的管理工作，就會導(dǎo)致信息更換頻率過高，同時無法確保信息的及時更新。后期的信息查找也會產(chǎn)生許多的問題，整體的信息應(yīng)用率呈現(xiàn)不斷下降的趨勢。其中信息化建設(shè)則有助于促進(jìn)信息資源的快速更新，管理工作人員可以結(jié)合實(shí)際的工作需求來進(jìn)行有效的查找，確保信息的合理利用以及配置。其次則是資料的多元化，與其傳統(tǒng)的人工管理方式相比，信息化建設(shè)以及信息化管理更加豐富及多元，能夠更好地滿足不同管理工作的實(shí)際要求。管理層可以在信息查詢的過程中了解具體的進(jìn)度，并且核查目錄，做好前期的登記工作，確保不同信息資源之間的有效關(guān)聯(lián)，真正實(shí)現(xiàn)信息資料的多元化發(fā)展。最后則是工作高效化，傳統(tǒng)的信息檔案管理工作只能夠以簡單目錄的查找為核心，根據(jù)目錄來明確查找的位置，然后分析文件名，無法對相關(guān)資料進(jìn)行有效的分析及研究。如果查詢的資料比較多，就需要耗費(fèi)許多的人力、物力以及財力[2]。相比之下，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)則可以實(shí)現(xiàn)不同信息的有效瀏覽，盡量減少人力資源的消耗，同時還可以在有效的時間范圍內(nèi)查找到所需要的信息。

2? 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

綜合上文的簡單論述和分析不難發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)有非常關(guān)鍵的影響，對此，事業(yè)單位需要做好充分的準(zhǔn)備工作，深入了解檔案管理信息化建設(shè)工作的核心要素，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對癥下藥。但是從目前來看，有一部分事業(yè)單位對于這一工作的認(rèn)知和理解不夠充分，出現(xiàn)了許多思想誤區(qū)和行為偏差。最終導(dǎo)致工作質(zhì)量和工作效率大打折扣，具體問題如下。

2.1 忽略前期規(guī)劃和調(diào)控

作為內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，檔案管理工作的內(nèi)容和形式比較復(fù)雜，實(shí)踐性較強(qiáng)、時間跨度比較廣，因此對管理層的工作能力和經(jīng)驗(yàn)是一個較大的挑戰(zhàn)。為了有效避免工作偏差及工作遺漏，管理層需要注重前期的合理規(guī)劃，真正實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌調(diào)控，確保不同管理工作的穩(wěn)定落實(shí)[3]。但是從目前來看，有一部分事業(yè)單位忽略了對信息化建設(shè)工作的分析以及研究，在這一板塊上投入的時間不足。沒有靈活利用各種不同的信息方式來進(jìn)行有效的查找，出現(xiàn)了較為明顯的檢索問題。其中信息查找工作需要以信息檢索為依據(jù)，事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照這一要求來進(jìn)行穩(wěn)定的調(diào)整以及宏觀分析。但是有的工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)不足，仍然按照傳統(tǒng)的手工方式來進(jìn)行運(yùn)作，整體的信息化方式應(yīng)用率相對比較低，無法對不同的資料狀況進(jìn)行有效的識別。

2.2 還未構(gòu)建管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中所包含的管理要求和管理環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，因此科學(xué)合理的管理制度則顯得非常關(guān)鍵。這一點(diǎn)要求工作人員著眼于前期的信息化建設(shè)工作要求以及具體進(jìn)度，通過對制度工作內(nèi)容的進(jìn)一步分析來構(gòu)建完善的制度體系。但是有一部分事業(yè)單位出現(xiàn)了許多思想以及認(rèn)知上的誤區(qū)，沒有主動配備充足的管理工作人員，按照前期管理制度工作的相關(guān)要求，掌握信息化的工作方式。進(jìn)一步調(diào)整工作思路以及工作方向，盡量避免信息化建設(shè)工作流于形式，因此整體的工作質(zhì)量和工作效率停滯不前[4]。有的工作人員沒有嚴(yán)格按照現(xiàn)有的管理制度來進(jìn)行執(zhí)行及分析，出現(xiàn)了許多盲目開展工作的問題，有的管理層面非常容易出現(xiàn)思路偏差，但是工作人員沒有進(jìn)行及時的糾正，最終導(dǎo)致矛盾持續(xù)惡化。另外，盡管有的事業(yè)單位構(gòu)建了管理制度，但是沒有著眼于時代發(fā)展的要求進(jìn)行及時的更新以及調(diào)整，往往按照一種制度一以貫之。這一點(diǎn)導(dǎo)致所制定的管理制度流于形式，所發(fā)揮的作用不夠理想，管理工作人員的積極性也呈現(xiàn)不斷下降的趨勢。

2.3 忽略了外部監(jiān)督與協(xié)調(diào)

信息化建設(shè)工作直接影響著檔案管理工作的有效落實(shí)，同時這一工作存在一定的隱蔽性，安全系數(shù)要求相對偏高，因此對管理工作人員提出了嚴(yán)格的要求。外部監(jiān)督以及協(xié)調(diào)工作不容忽略，但是有的事業(yè)單位直接跳過了這一環(huán)節(jié)，沒有著眼于監(jiān)督環(huán)節(jié)的工作要求，始終堅(jiān)持安全第一的工作理念。在設(shè)計網(wǎng)站的過程之中，沒有做好后期的維護(hù)工作，直接以普通網(wǎng)站為主，忽略了特定網(wǎng)站的有效選用，最終導(dǎo)致信息瀏覽以及信息檢索面臨諸多的風(fēng)險。有的原資料直接被毀損，嚴(yán)重影響了各項(xiàng)工作的穩(wěn)定落實(shí)，一部分管理資源被浪費(fèi)，無法更好地確保不同的管理工作人員充分發(fā)揮自身的職責(zé)。因此整體的信息化建設(shè)工作停滯不前，出現(xiàn)了許多的矛盾及問題[5]。

3? 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的解決措施

為了全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的有效落實(shí)，管理工作人員需要注重理論分析與實(shí)踐研究之間的結(jié)合，著眼于信息化建設(shè)工作中所存在的各類問題，通過對安全問題、人員問題和檢索問題的綜合分析及研究來調(diào)整工作思路，保障信息化建設(shè)工作的正確方向以及穩(wěn)定落實(shí)。著眼于各個階段的信息化管理重點(diǎn)以及難點(diǎn)，在調(diào)整管理思路的基礎(chǔ)上，更好地彰顯信息化管理工作的重要優(yōu)勢，為事業(yè)單位的穩(wěn)定建設(shè)保駕護(hù)航，保障自身能夠主動地參與激烈的市場競爭中。

3.1 加強(qiáng)宏觀規(guī)劃與管理

事業(yè)單位管理層需要在開展信息化建設(shè)工作之前做好規(guī)劃工作，盡量避免急于求成，主動與其他單位保持密切聯(lián)系，做好前期的計劃，不管是短期計劃還是長期計劃，都不能忽略。在信息時代背景下，信息資源的使用頻率較高，同時能夠突破時間和空間的限制，更好地促進(jìn)信息資源的有效利用及共享。

對此，管理層可以主動利用這一優(yōu)勢積極協(xié)調(diào)短期和長期規(guī)劃，盡量避免盲目跟風(fēng)，而是綜合考慮事業(yè)單位的真實(shí)情況，進(jìn)一步了解信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)，做好前期的計劃安排，盡量避免工作中出現(xiàn)諸多遺漏及偏差。其中信息化建設(shè)工作的難度系數(shù)相對偏高，極有可能會存在許多的交叉工作。因此，在開展長期規(guī)劃工作前，管理工作人員可以對整個規(guī)劃目標(biāo)進(jìn)行簡單細(xì)分，將長期目標(biāo)劃分為幾個短期目標(biāo)，確保最終的建設(shè)質(zhì)量及建設(shè)效果。

3.2 構(gòu)建完善的管理制度

信息化建設(shè)工作對管理層是一個較大的挑戰(zhàn)以及要求，時間跨度比較長，因此前期管理制度的制定非常有必要，這一點(diǎn)也有助于進(jìn)一步提升信息資源的使用效率和應(yīng)用度。在開展各項(xiàng)管理工作前，管理層需要注重對制度內(nèi)容的分析以及研究，確保所制定的管理制度能夠更好地解決現(xiàn)實(shí)的建設(shè)問題。其中制度缺失等問題比較普遍，管理層需要積極檢查建設(shè)制度中所設(shè)定的主要內(nèi)容，關(guān)注對各項(xiàng)管理制度的重新調(diào)整，明確不同資料的掌握情況，確保自身所選擇的內(nèi)容能夠與之相對應(yīng)[6]。

各個部門之間需要加強(qiáng)合作以及互動，促進(jìn)信息資源的有效利用及共享，綜合考慮不同的利用情況，明確信息內(nèi)容的應(yīng)用度。在審查的過程中進(jìn)行重新調(diào)整，盡量避免形式化問題的產(chǎn)生。管理工作人員需要注重不斷學(xué)習(xí)，了解特定內(nèi)容并進(jìn)行耐心講述，確保員工能夠主動按照這一要求來執(zhí)行各項(xiàng)工作，真正做到兢兢業(yè)業(yè)，只有這樣才能夠充分彰顯管理制度的重要指導(dǎo)作用及優(yōu)勢。

3.3 加強(qiáng)外部監(jiān)督與管理

為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的安全度以及穩(wěn)定落實(shí)，管理層需要落實(shí)好外部監(jiān)督以及規(guī)劃工作，加強(qiáng)管理及協(xié)調(diào)，全面提升安全性以及應(yīng)用效率。其中監(jiān)督環(huán)節(jié)所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，資料的安全性最為關(guān)鍵。管理層需要明確特定網(wǎng)站的設(shè)置要求，做好后期的維護(hù)工作，確保網(wǎng)站的安全系數(shù)，維護(hù)整個網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定秩序。

4? 結(jié)語

在信息化時代背景下，事業(yè)單位需要著眼于目前的管理現(xiàn)狀以及管理問題，在進(jìn)一步調(diào)整以及改進(jìn)的過程中，更好地彰顯信息化建設(shè)的重要作用及優(yōu)勢，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛及影響，真正實(shí)現(xiàn)管理資源的合理配置和利用。確保不同管理環(huán)節(jié)的落實(shí)，以此來更好地應(yīng)對時代發(fā)展的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)自身的信息化建設(shè)以及管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 張栩.論安全生產(chǎn)事業(yè)單位檔案工作的信息化管理[J].中國煤炭，2018（9）：44-46.

[2] 吉華，謝富林.鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問題及對策[J].檔案與建設(shè)，2019（8）：57-58.

[3] 談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案與建設(shè)，2018（3）：90-91.

[4] 樊美麗.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].山西檔案，2017（S1）：3-4.

[5] 陸美芳.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].北京檔案，2016（12）：18-19.

[6] 韓美琦.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].經(jīng)濟(jì)學(xué)，2019，2（6）.