高校住房檔案管理信息化

蔣曉紅 張占武

摘 要：如今信息化時代的來臨，為高校住房檔案管理方式也提出了更高的要求，于是住房檔案管理信息化建設成為當前眾多高校住房檔案管理工作的努力方向。 部分高校依據住房檔案的特點，實現了住房檔案的信息化建設目標，為學校人員提供了便捷化服務。然而如今仍然存在管理信息化建設的現實困境，如紙質檔案形式仍為主流、與各部門間的信息互通不暢、管理人員素質不高、管理制度不夠完善等問題，極大制約了當前高校住房檔案管理的信息化建設進程，對此高校需從這些問題出發，進一步探索優化路徑，從而提高高校住房檔案服務與管理效率。

關鍵詞：高校;住房檔案;管理信息化

當前高校的已購公房、集資房、教工周轉房、公寓等多種住房的出現，使得學校住房管理更加復雜化，住房檔案管理成為當前教職工關注的焦點問題。住房檔案作為一種特殊介質憑證，對高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，傳統紙質檔案管理方式在如今復雜住房形勢下不僅不利于提高住房工作的管理服務水平，對長久的保存和管理住房信息也具有阻礙作用。因此高校要想解決住房管理問題，需對住房檔案管理工作進行有效改革。

一、高校住房檔案管理信息化的意義

1.有利于實現檔案有序管理

高校在長期工作實踐中發現，校內各種檔案管理工作中暴露出諸多問題，極大影響了校內檔案管理工作的有序開展。為此只有進行全面調整和革新才能助力檔案管理更加完善，于是便在住房檔案管理工作中引進了信息化管理模式。該模式的滲透與推廣，不僅可有效節省檔案工作中的人力、物力資源，提高住房檔案管理工作效率，同時校內各相關管理人員運用智能化設備，在閑暇時間學習并更新住房檔案管理技術，在提升校內住房檔案管理信息化工作的基礎上還能提升自身素質，有利于實現檔案有序管理。

2.有利于發揮模范帶頭作用

當前新《檔案法》修訂中增加了檔案信息化建設內容，要求各企事業單位根據自身情況，積極改革調整自身檔案管理信息化建設內容，為當前社會信息化和時代化建設起好帶頭作用。因此高校作為教育領域的中堅力量，在住房檔案管理信息化建設中，積極引進了檔案信息化設備和信息系統，將檔案管理工作內容與信息化深入結合，極大帶動了其他各企事業單位的信息化改革決心，為社會范圍內的檔案管理信息化改革提供了有效借鑒與帶頭作用。

3.有利于為學校人員提供便捷

根據相關規定，高校住房檔案信息一般情況下都會放到檔案館統一保存，而檔案館內儲存的檔案資源隨著住房信息的增多也會相應增加，給檔案查找造成了極大不便。對于查閱者而言，面對館內海量的檔案資料庫，要想立即找出自身所需資料十分不便，費時又費力，如果將信息技術引進住房檔案管理建設中，系統會自動根據查閱者的需求篩選出相關檔案信息，既能節省時間又能保證資料的準確與完善。

二、高校住房檔案管理信息化特征

1.海量的住房檔案信息

由于住房檔案信息中涉及了合同、數據、財務、人員信息、工作證號等基本信息，內容十分龐雜且細碎，仍舊采用以往人力管理方式不僅會造成檔案數量堆積，不易保存的問題，而且還會占用校內較多公共場地和資源，不利于高校檔案管理工作的優化整合。如今住房檔案管理工作中采用的信息系統，不僅內存大，能夠保存管理近10年乃至20年的住房檔案信息，便于查閱者進行查找和使用。而且還能在網上搜索其他學校的檔案信息，將其借鑒到本校檔案管理中，最大程度實現檔案資源共享。

2.檔案存取十分便捷

信息技術發展背景下，高校開展信息化住房檔案管理模式具有信息實時共享的特征。在校內搭建的智能檔案管理服務平臺中，包括一站式服務與自行選擇的服務模塊，對于管理人員而言，只需將住房檔案信息錄入各個系統模塊中，系統便會自動按照人員類型、住房類型、年限等進行劃分，管理人員存取檔案資料時按照提示步驟操作即可，流程十分便捷簡單，而且信息一體化使得校內其他人員在查找資料時也實現了自由化。即便身處外地，也可登錄校內系統完成電子檔案的存取流程或者辦理其他檔案處理業務，有效發揮了信息化的服務功能。

3.節省人力、物力資源

信息化時代，如果仍舊采用以往人力管理方式不僅容易出現數據錯漏，而且還會造成人力、物力等資源的浪費現象。如今高校開始引進信息化管理方式，實行“一房一檔”“一人一檔”管理模式，一個人便可管理一門檔案信息，在人力資源上便率先實現了資源整合。同時，一臺信息化設備中可以存儲不同種類的檔案信息，如可將住房檔案信息并入A類系統，教育檔案并入B類系統，人事檔案并入C類系統，統一由一臺設備完成管理保存工作，能夠在物力上實現資源整合。

三、高校住房檔案管理內容

1.住房建設檔案

住房建設檔案主要記載高校教師住房的取得過程和取得方式，包括教職工住房的自建、代建、合建、轉讓、承租等所有方式。若住房屬于教職工自建，需由學校主管下達準予建設指標，并做好建設檔案記錄和歸類;如果屬于教職工購買的住房，需有學校主管部門下達的建房計劃、購房協議與撥款清單等內容，同時做好購買檔案記錄;屬于轉讓、承租、抵押等獲得的住房，除了上述這些基本條件外，還需有相應的合同協議和經過公證且具有法律效力的文書，并由學校住房管理人做好檔案記錄。

2.住房產權檔案

住房產權檔案是記載房屋所有權權屬關系和組成形式的一種檔案類型。其包括房屋所有權的申請、確認、土地使用權的申報、核定、房屋產權變更、分割等內容，高校教職工在確認房屋所有權時，需在取得住房使用權之后按照法律程序履行所有權確認手續。從法定意義上分析，如果無法明確該房屋使用者就是房屋所有權人，即便使用者承擔了部分房屋建設資金，也仍然無法成為房屋的主人。因此，高校管理者應對教職工住房產權檔案進行明確清晰的管理，做好房屋權屬信息登記。

3.分房集資檔案