基于數字檔案館的施工企業檔案智慧服務模式探析

摘 要：基于智慧城市、智慧校園等智慧理念提出背景下，智慧檔案館應運而生，更好整合了檔案館資源，優化服務模式，本文重點探究的是數字檔案館的施工企業檔案智慧服務模式，旨在促使智慧檔案館更好履行社會公共服務職能，加快提升施工企業檔案智慧服務水平。

關鍵詞：數字化;檔案館;施工企業;智慧服務

智能化技術發展推動下，為智慧檔案館建設發展提供助力，促使智慧檔案館在技術支持下，構建了智慧一體化新型管理和服務模式。因此，數字化檔案館要想加快向智慧檔案館過渡轉變，要切實優化自身的管理和服務模式，加快實現施工企業智慧檔案服務模式，提高對施工企業檔案資料的管理水平，實現無紙化檔案轉換，為施工企業具體施工提供參考和保障。

一、智慧檔案館服務模式下傳統檔案管理面臨的挑戰

1.施工規模不斷擴大，加劇了紙質檔案管理難度

傳統檔案管理主要依托人工方式，在施工企業工程范圍不斷拓展的情況下，紙質化檔案管理工作更加繁雜，文件數量不斷增加，加劇了檔案整理、存儲難度，數字化檔案館的誕生，給施工企業檔案管理帶來一定的沖擊和影響。同時，也帶來一定的發展機遇。然而部分施工企業在數字化檔案建設和應用上還存在認識不足問題，電子管理系統、相關硬件設備等基礎設施建設不到位，仍沿用傳統的檔案管理方式，耗時耗力，降低了檔案管理工作效率;在檔案文件存儲、管理等環節尚未形成一體化的智慧服務模式，一定程度上制約了施工企業發展。

2.檔案質量難以把控

受信息技術、人員素質等多方面因素的影響，施工企業檔案管理成效不佳，施工企業過于追求經濟效益，忽視了檔案管理工作在企業發展中的重要作用，忽略了企業內部框架的調整和優化。甚至部分施工企業未設定專門的檔案管理室，檔案管理人員出現身兼數職的現象，加之檔案管理工作者自身的專業素質參差不齊，部分是通過轉崗過來的，自身的專業性不強，難以滿足新時期智慧檔案管理服務模式對人員專業素質的要求。另外，施工企業尚未建立完善的檔案管理制度，無法有效監督和管理人員的行為動態，因此施工企業管理者要樹立數字檔案館建設理念，提供智慧檔案服務，進而提高施工企業檔案管理水平。

3.海外施工量加大

經濟全球化背景下，施工企業工程項目逐漸向國際化趨勢演變，不斷走出國門，開拓國際市場，進而在工程項目建設過程中，帶來海外檔案管理困境問題。施工企業在檔案管理工作上，一旦出現監督不力，將導致檔案管理工作處于無序化狀態，加劇施工企業風險，甚至造成經濟損失。通常，在海外檔案管理工作中，需要基于對方視角，加強對檔案管理合規性的考量。海外檔案管理工作受多種因素影響，在資金成本費用上需求較大，基于此，施工企業加快數字化檔案館建設，構建檔案管理一體化服務模式，會進一步強化海外檔案管理成效，提高工作效率，并在信息化檔案管理系統搭建下，實現工程檔案信息共享，保證工程檔案遠程傳輸，實現施工企業對檔案的監督和管理，保證施工企業檔案管理質量。

二、施工企業智慧檔案服務模式的構建

1.檔案管理中心建設內容

在智慧理念影響下，施工企業結合本企業檔案管理實際情況，積極轉變了思維理念，加強對數字檔案館的認識，為提高本企業智慧化服務，借助信息技術、人工智能技術、大數據技術、云計算技術等前沿技術，加快施工企業智慧檔案管理中心的構建，并在各項技術支撐下，掀起智慧檔案管理革命。檔案管理中心建設下，將施工企業各項業務集成到統一平臺中心，實現對各項業務信息數據的整合，保證信息數據的完整性，實現紙質化檔案向無紙化檔案形式轉變，生成電子版檔案文件，存儲在檔案管理中心，突破傳統檔案管理局限，加快檔案資源整合，在檔案管理中心支持檔案信息的添加和修改，有效避免了檔案信息丟失和損壞問題，保密性更強。尤其在網絡支持下，實現了檔案文件傳輸共享，高效推動施工企業各項業務有序化開展，彰顯了智慧檔案管理中心的技術優勢，驅動施工企業更好提供智慧檔案服務模式，并逐漸向新業態方向發展。

2.檔案管理中心模式特點

施工企業要想提高檔案整體管理水平，必須基于數字化檔案館構建下，創設檔案智慧服務模式。在本單位內部實現電子化檔案全覆蓋目標，借助檔案管理中心拓展業務，實現檔案管理與實際施工協同發展目標。基于檔案管理中心充分依托了云計算技術，提供了強大的支撐平臺，有效實現為企業附屬單位提供服務的目標，加強對檔案管理工作的指導。檔案管理中心集成化程度高，可將施工企業及下級單位集成到檔案管理中心。同時，檔案管理中心專業化程度高，彌補了傳統檔案管理模式弊端，貫穿在檔案管理全過程中，實現電子化檔案企業業務全覆蓋目標，大大提升了施工企業整體發展建設水平。另外，檔案管理中心具備了高效能優勢，在強大的互聯網支持下，促使檔案管理中心與企業業務平臺之間的銜接，降低了檔案管理成本，優化檔案文件存儲空間，將檔案管理工作人員從繁重的工作中解放出來，提高了檔案管理工作效率。尤其在海外檔案管理工作中，實現了網絡遠程傳輸，提高了檔案信息傳輸時效，實現檔案信息資源共享，大大提高了檔案資源的利用率，切實發揮了檔案管理中心在檔案資源整合中的價值，更好提升施工企業檔案智慧服務水平。

3.檔案管理中心模式建設相關建議

基于數字檔案館建設視角下，施工企業檔案管理工作逐漸向專業化、標準化方式轉變，樹立新思維、新理念，加快檔案智慧服務模式的構建和調整，積極推進本企業信息化建設進程，借助信息技術平臺統籌規劃、科學部署，逐步完善信息系統應用的規范性。相關施工企業在檔案信息化建設過程中，加強對軟件、硬件系統的開發，制定相關的技術標準和規范，提高了檔案管理中心與業務平臺的整合度。就數字檔案館建設發展趨勢看，國家在信息資源規劃等方面的關注度較高，鼓勵和引導相關企業搭建一套集成程度高的信息系統?；诖?，施工企業在檔案信息化建設過程中，需要加強對信息化平臺的整體規劃，逐步發展為一體化檔案管理運行模式，實現檔案文件的共享。在大數據技術支持下，加快信息存儲、處理和分析，更好保證檔案信息的完整性，促使檔案紙質化和無紙化之間的銜接。施工企業構建的檔案管理中心實現對前端業務的控制，加強對本企業業務流程的梳理，簡化了業務流程，省去諸多不必要的環節，有效避免了重復錄入問題，實現企業業務高效開展。在施工企業檔案信息化建設過程中，實現了數據標準統一、業務流程統一等環節的協同，并在施工企業業務不斷拓展過程中，積極研發新型業務系統，搭建智慧服務交互機制，確保施工企業提高檔案智慧服務水平。

從檔案管理人員專業素質提升角度出發，加快施工企業人才建設，打造專業化人才隊伍，做好檔案管理人員業務培訓，培養其信息化素養，熟練操作檔案管理中心。制定完善的檔案管理制度，明確劃分人員的崗位職能，將具體的責任意識落實到個人，切實將檔案智慧服務模式搭建理念落到實處。相關檔案管理工作者，要加強自身專業知識的學習，扎實理論基礎、履職盡責，做好本級檔案管理工作，提高智慧服務水平。另外，施工企業要加強對下級單位檔案管理工作的指導，制定完善的人才培養計劃，培養大批量復合型、技能型檔案管理人才，充分發揮企業檔案管理中心效用，進而提升企業利潤增長空間，更好均衡施工企業經濟效益和社會效益，提高企業在市場大環境中的競爭力水平。

三、數字檔案館功能

1.信息資源整合功能

在大數據技術、云計算技術、計算機技術等技術支持下，實現了數字檔案館建設，建立了電子文件資源庫，高效收集信息、處理信息，實現施工企業工程檔案資源信息的傳輸，保證檔案信息傳輸時效。在數字檔案館建設下，依托互聯網實現對信息資源的整合，搭建檔案信息管理平臺，協助企業更好監控檔案管理動態，加強對檔案文件取向的監督和管理，規范施工檔案傳輸行為，加強對檔案信息內容的保密，保證數字檔案館資源信息存儲、傳輸、管理的安全性，避免因檔案信息泄露造成施工企業經濟損失，損害企業形象和口碑。在實際運用數字檔案管理系統過程中，有效地劃分電子文件類型，加強對信息數據的校驗，在系統自動優化的基礎上，保證電子文件真實性、可讀性和真實性。

2.信息發布功能

數字檔案館自身的優勢作用十分明顯，有效彌補了傳統檔案管理缺陷，提供信息查詢功能和檢索能力，滿足用戶實際應用需求。同時，提供了查詢結果打印處理技術，為用戶提供了便捷性的服務。智慧檔案館作為檔案管理和資源開放平臺，積極踐行智慧理念的提出，在未來發展中前景廣闊，為智慧城市、智慧檔案館建設夯實了基礎。在檔案智慧服務模式下，搭建了多樣化檔案信息服務體系，更好向社會提供高質量的智慧服務，充分發揮了智慧檔案館的公共職能。

四、施工企業檔案智慧服務管理策略

1.創新施工企業檔案管理模式，加快向智慧化服務模式轉變

施工企業要想提升企業整體發展水平，必須要優化檔案管理工作環節，采取多元化的管理手段，為企業檔案管理提供助力。加快完善企業信息化建設水平，借助現代化信息技術加強檔案智慧服務模式的構建，豐富檔案工作內容、優化檔案工作手段，施工企業從紙質化檔案向電子化檔案管理模式的轉變，提高了檔案管理智能化水平。在互聯網依托下，實現檔案資源整合，實現了檔案建檔、存儲、管理與實際施工同步發展，施工企業更好認識到檔案管理價值，利用檔案管理優勢，強化企業整體發展。

2.加快校企之間的合作，拓展檔案管理領域

產學研合作背景下，施工企業可加強與相關高校之間的合作和交流，為高校提供重要的人才培養載體，更好彌補高校實踐教學缺失的部分，為高校實習生提供真實的工作場景，加強專業指導。在學生實習過程中，將在校所學的理論知識運用到實踐中，優勢互補，驅動施工企業檔案管理工作水平提升的基礎上，加快人才培養質量。同時，高校在人才培養過程中，要明確掌握企業檔案管理工作標準，以及對人才的專業化要求，積極調整和改進教育教學模式，更好為企業輸送大量專業化人才夯實基礎。某施工企業在開展校企合作活動中，深入高校進行調研，相互了解內部資源情況，并做好檔案管理對接工作，制定明確的電子文件歸檔流程，創新檔案管理辦法，旨在最終實現高校檔案管理工作和施工企業檔案管理工作雙贏的目標。為進一步加快檔案信息化工作，施工企業在智慧檔案館建設中，邀請相關高校參與其中，高校積極提供咨詢服務，協同完成檔案管理系統的搭建，并加強網絡建設，投入軟件、硬件等，包括檔案館結構布局、功能劃分、軟硬件功能需求等，進一步助推智慧檔案館建設。

產學研合作有效實現資源共享，實現對優質資源的整合，基于校企“共贏”理念下，在合作中要注重優勢互補、利益共享、相互支持的原則，施工企業要盡可能多地為高校提供實際機會，通過信息平臺加強交流和溝通，旨在實現技術優勢互補、資源互補等互補目標。通過深化校企合作模式，高校學生積極參與到檔案工作中，增強自身實踐學習體驗，強化自身對檔案管理工作的重視程度，尤其對于檔案管理專業學生來說，為其提供了與專職人員學習交流的機會，促使高校學生理論與實際相結合，并在日后步入檔案管理崗位時，更好適應檔案管理工作。

3.切實提高服務意識

施工企業要基于檔案智慧服務質量提升的視角下，優化企業內部管理模式，制定明確的檔案管理流程，樹立創新型的思維理念，簡化電子檔案歸檔流程，加強對電子文件的校驗和質檢，按照專業負責人重點校驗檔案編號、目錄、內容等要素，保證電子檔案管理質量。在檔案管理中心支持下，簡化了檔案歸檔環節，降低檔案管理工作者工作強度，提高了檔案檢索效率，實現檔案資源的優化配置，提升了檔案資源的利用率，最大化提升施工企業經濟效益。同時，檔案管理人員要進一步優化電子檔案目錄資源，及時更新電子檔案信息數據，完善檔案名稱、歸檔時間等環節，保證電子目錄的清晰度，規范施工企業檔案管理各個環節。另外，為提高智慧服務水平，要加強對互聯網技術的運用，做好企業業務平臺與檔案管理中心的銜接，為用戶提供檔案查閱便利的同時，保證企業管理效能。

4.挖掘檔案價值，助力企業發展

智慧化檔案館建設趨勢下，施工企業檔案管理工作上要積極與時俱進，緊跟智慧理念發展，加快檔案信息內容的整合，檔案管理工作者要不斷創新工作思路，突破檔案管理工作局限。企業要定期開展人員專業化培訓工作，切實強化檔案管理工作者的行為意識，更好為檔案智慧服務水平的提升夯實基礎。另外，施工企業要積極學習國內外先進的檔案管理工作方法，引進新型技術、設備，保證企業檔案管理基礎設施建設，加快推動企業升級轉型，參與到檔案事業改革中。企業在人員培訓過程中，扎實檔案工作者專業化能力的基礎上，要大力滲透思想政治有關方面的內容，提升相關工作人員的職業道德素養，從思想層面上強化檔案管理工作人員的行為意識。

五、結論

綜上所述，智慧檔案館建設，推出智能化服務發展模式，將各項前沿技術融合到智慧檔案館建設中，搭建了檔案實體資源與虛擬資源，在數字化檔案館向智慧檔案館轉化過程中，加快優化了施工企業檔案建設問題，借助智能化技術驅動施工企業檔案智慧服務水平的提升，加強工程信息檔案資源的整合，實現遠程傳輸目的，形成智慧服務交互機制，助推施工企業健康發展。

參考文獻：

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[2]師寶玉.檔案智能管理的特點與智能服務模式分析[J].檔案管理，2020

[3]賀奕靜，楊智勇.智慧檔案館的智慧服務功能及其實現[J].檔案與建設，2019

（作者單位：中交第二公路工程局有限公司）

基金項目：陜西省檔案局2020年度科技項目：大型施工企業智慧檔案管理模式研究（項目編號：SX-2020-R-06）。

作者簡介：韓佳麗（1989 —），女，漢族，陜西渭南人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。