高職院校檔案管理存在的問題與對策

李彩虹

摘要：在高職院校中，非常重要的一項工作內容就是檔案管理，它不僅在行政管理中屬于非常重要的內容，還具備了社會服務性和自然性的特點。在開展高職院校檔案管理工作的過程中，相關工作者不但需要實時更新檔案信息，還需要銷毀那些已經失去價值的檔案，并全面消除檔案管理工作中出現的盲點，有效提升檔案管理工作的效率。基于此，本文深入探究了高職院校檔案管理存在的問題與對策。

關鍵詞：高職院校? 檔案管理? 問題

檔案管理工作過程涉及的內容非常多，而且各種各樣的工作都會形成相關的一系列資料，需要進行后續保存，為高職院校未來的發展提供詳細的檔案記錄。

在高職院校實際發展過程中，檔案管理工作屬于非常重要的內容，而且實際檔案管理工作模式也在進一步完善和成熟，相應的服務性功能也在進一步凸顯。

如今高職院校檔案管理工作仍然存在一定的問題，高職院校必須采取有針對性的措施來改善檔案管理工作的現狀，全面提升高職院校檔案管理工作的水平，全面凸顯高職院校檔案管理工作的價值和意義。

一、高職院校檔案管理工作的職能

對檔案管理工作而言，人們越來越認識到檔案管理工作的重要性。從檔案功能的角度分析，開展檔案管理工作不但可以全面提升高職院校的行政管理效率，而且對于其本身的職能而言，還具備社會服務性和自然性的特點。

簡單來說，首先，高職院校檔案管理工作具有一定的基礎性功能。高職院校檔案的收集和保存工作，主要是將高職院校在招生就業、科研、社會實踐等方面的真實情況客觀地反映出來;其次，高職院校檔案管理工作是基于新時代背景的，還具有一定的社會服務功能。

與傳統的高職院校檔案管理工作相比，我國現階段的高職院校檔案管理工作已經有了非常巨大的變化，在逐步朝著系統化和規范化的方向發展。但是在實際工作開展過程中，仍然存在著一些問題，導致高職院校管理工作的順利開展受到了一定的限制和阻礙。

第一，高職院校檔案管理工作存在較大難度。由于在實際發展過程中，高職院校不但存在學生的人員變動，還存在體制等一些客觀影響的因素，最終影響檔案管理工作的順利開展，導致高職院校不但不能及時更新檔案，同步相應的檔案信息，而且會導致檔案管理工作的滯后性，降低了檔案工作本身的可信度。

第二，高職院校檔案工作內容自身的缺失。在當前階段，我國大部分高職院校都會采用合并或者升級的方式管理檔案，檔案管理標準仍然存在不夠健全和完善的問題，導致高職院校檔案信息的完整性受到影響。例如，一部分高職院校的學籍檔案已經中斷了相應的學前信息，還有一部分檔案的構成方式極為簡單，只是由在校的成績構成，制約了學生未來的發展。

第三，實際的信息化建設水平嚴重落后。在檔案管理工作開展過程中，信息技術的應用為檔案管理帶來了更大的活力，但是要想全面完成高職院校檔案管理工作信息化的建設，就要加大資金和人力的投入力度，而現如今在實際檔案管理工作過程中，高職院校并沒有加大信息化建設的力度，也沒有投入大量優質的資源，這制約了高職院校的檔案管理工作現代化建設。

第四，高職院校檔案管理工作沒有得到合理有效的應用。理想狀態下，高職院校檔案管理工作者應該更加重視檔案的采集和整理，但是在實際工作過程中，檔案工作者并沒有重視檔案的采集和管理，也沒有將相應的檔案工作和生活全面結合在一起。

對于教師的教學檔案而言，教師在制定教學大綱和教學內容的過程中，需要查閱大量的教學檔案改善教學內容，但是就現在的檔案管理工作而言，檔案的使用概率非常低;對于學生檔案而言，不論是相關教師開展教學工作，還是企業開展后續招聘工作，都與學生的檔案有著緊密聯系，但是高職院校檔案工作者并沒有重視檔案在此方面的應用，而學生也沒有重視利用自身的檔案。

在高職院校檔案管理中，這些問題是潛在的隱患，如果檔案管理工作者不能進行系統地分析和有針對性的改善，就會使得高職院校檔案工作的全面持續發展受到消極影響。

二、優化高職院校檔案管理的措施

1.提高重視程度，完善各類檔案

要想全面改善高職院校的檔案管理工作，首先，檔案管理工作者要以學校內部實際情況為出發點，重視相關的檔案管理工作，并加大對相關工作的重視程度。只有提升自身的思想意識，才能全面提升檔案管理工作水平。

高職院校必須加強對檔案工作的重視程度，加大對高校檔案工作的投入力度;一些負責檔案管理的工作人員必須加強自身的責任心，認真對待檔案管理工作;教師和學生也要提升自身對檔案運用的意識，提高高職院校檔案管理工作對自身的幫助力度。高職院校應更加重視相關檔案工作，進一步降低高職院校檔案管理工作的難度，提高高職院校檔案管理的實效性，促進高職院校的發展;其次，從社會的角度進行分析，不論是政府，還是企業，都必須提升對高職院校檔案管理工作的重視程度，在與相關高職院校進行溝通和交流的過程中，有效運用高職院校的檔案管理工作，全面改善檔案管理工作的整體現狀。

2.成立專門的管理機構，培養高水平人才

高職院校必須提高自身對檔案管理工作的認知程度，并以自身的實際情況作為主要出發點，進行相應的檔案管理工作。

首先，高職院校必須建立一套從上到下的檔案管理系統，全面改變傳統的檔案管理的混亂性，避免出現相關工作者管理不到位的情況;其次，高職院校要進一步加大對檔案管理工作的力度，建立統一的檔案管理機構，使檔案的安全性得到保證，還要以各部門的實際使用情況為依據，分類儲存或者備份實際的使用情況，既能統一檔案管理的權利，又能避免各部門在使用檔案的過程中受到影響;最后，高職院校要想全面建立完善的檔案管理系統，還需要全方位培養檔案管理人才。

只有保證執行的專業性，才能使各類規則和計劃實施的完美性得到保證，所以高職院校必須加大人才引進力度，對檔案管理人員進行相應的專業培訓，檔案管理工作人員也應該主動學習先進的管理方法，提升自身的職業素養，最終有效落實先進的檔案管理理論和策略。

3.完善檔案管理制度，加大宣傳力度

首先，高職院校以自身的實際情況作為依據，對檔案管理工作方法全面完善和細化，并設立相應的監管機構，公平公正地實施賞罰措施。與此同時，還要保證相關措施的有效落實。其次，高職院校要加大檔案管理工作相關法律法規的宣傳力度，全面提升整個高職院校的法律意識，減少高職院校檔案管理工作的違規現象。

三、結語

總而言之，現如今社會需求在不斷變化，對于高職院校而言，其本身就具備一定的優勢，但是在實際發展過程中，高職院校檔案管理工作仍然存在一定的問題，所以高職院校必須認真反思實際存在的各類問題，采取有針對性的措施，提升高職院校的檔案管理工作的實效性，促進高職院校的全面發展。

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（作者單位：天津電子信息職業技術學院）