分析信息化對(duì)檔案館管理模式的影響

李素芳

摘 要：信息化是在互聯(lián)網(wǎng)“成長(zhǎng)”中衍生而來(lái)，為多個(gè)領(lǐng)域開(kāi)辟了新的建設(shè)空間。在檔案館的管理中，信息科技內(nèi)化徹底顛覆了原本的管理模式。基于此，本文大致分析信息化的工作形式、當(dāng)前運(yùn)行狀況，重點(diǎn)探究在信息技術(shù)持續(xù)滲透融入的趨勢(shì)中，管理模式所受的影響，主要有實(shí)現(xiàn)革新升級(jí)、人性化特點(diǎn)突出、更加便捷、提升保管水平、擴(kuò)大館藏范疇、形成新的工作標(biāo)準(zhǔn)等，并提出改進(jìn)管理模式的建議，包括優(yōu)化意識(shí)、兼顧“質(zhì)量”增加館藏。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案館;管理模式;網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在國(guó)家整體發(fā)展速度持續(xù)提高的過(guò)程中，民眾對(duì)檔案服務(wù)的需要有所調(diào)整，此項(xiàng)管理服務(wù)發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)價(jià)值也越發(fā)突出。目前，信息科技為檔案館的全面革新予以技術(shù)支持，合理簡(jiǎn)化單一重復(fù)性的工作，將管理工作從紙上發(fā)展到網(wǎng)上，減低資料整理工作的難度，并為資料使用創(chuàng)造便利條件，更加符合快節(jié)奏的社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)趨勢(shì)。

一、檔案館信息化管理模式的現(xiàn)狀分析

信息化建設(shè)是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，形成智能化的工具，成為一種新型的生產(chǎn)動(dòng)力，逐步提升社會(huì)整體的文明程度。管理模式的信息化發(fā)展，是綜合通訊科技、互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)為依托，把全部分析數(shù)據(jù)歸納到信息庫(kù)內(nèi)，以供功能性應(yīng)用，和社會(huì)活動(dòng)有直接的關(guān)聯(lián)性，此類(lèi)技術(shù)的全面推進(jìn)應(yīng)用，能提升數(shù)據(jù)使用者查閱檔案的落實(shí)效率，對(duì)改進(jìn)工作模式具有較大貢獻(xiàn)。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案館的管理工作中，對(duì)本館的整體建設(shè)發(fā)展，具有實(shí)質(zhì)性的作用。但現(xiàn)實(shí)情況卻未能與理想化程度縮短距離。

首先，個(gè)別工作者對(duì)此種管理形式缺乏正確的理解及認(rèn)識(shí)。目前，在檔案管理工作中運(yùn)用信息化的手段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)基本普及，但大多數(shù)一線(xiàn)管理者已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的工作模式，雖能認(rèn)識(shí)到信息化管理的便利性及高效性，但實(shí)際運(yùn)用效率不高，甚至出現(xiàn)手忙腳亂的情況，逐漸形成排斥的心理。加之，部分地區(qū)檔案館的經(jīng)費(fèi)安排可能不合理，在此方面缺少應(yīng)有的投入。開(kāi)始應(yīng)用此類(lèi)管理模式后，建設(shè)初期勢(shì)必要購(gòu)進(jìn)一批計(jì)算機(jī)和管理程序，并聘用專(zhuān)業(yè)技術(shù)員，建立符合本館管理需要的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，同時(shí)實(shí)施運(yùn)維升級(jí)，及時(shí)組織開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)。一系列的準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致前期資金耗費(fèi)量較多。因?yàn)闄n案館的部分管理者對(duì)于此種管理模式的實(shí)際認(rèn)知還略有偏頗，為控制成本，導(dǎo)致信息化建設(shè)不徹底。

其次，培訓(xùn)活動(dòng)落實(shí)不夠深入。部分檔案館在購(gòu)進(jìn)各類(lèi)相關(guān)輔助性的技術(shù)時(shí)，經(jīng)費(fèi)投入量過(guò)大，目的是增強(qiáng)信息化程度，改進(jìn)有關(guān)的管控工作。雖然信息化管理的硬件裝置完備，但人才軟實(shí)力方面建設(shè)不足，基層管理工作者由于缺少系統(tǒng)化的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致其在專(zhuān)業(yè)技能方面有所欠缺。再加上，有部分年級(jí)較大的從業(yè)者，對(duì)新事物的接受能力及效率偏慢，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到熟練的程度，同樣限制信息化管理建設(shè)的效率，降低此類(lèi)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)使用的價(jià)值。聯(lián)網(wǎng)辦公模式的實(shí)際落實(shí)程度有限，部分檔案館以單機(jī)管理為主，不利于實(shí)現(xiàn)信息共享，削弱信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

最后，對(duì)于檔案本身的重視程度有限。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)的檔案機(jī)制持續(xù)完善，且檔案資料對(duì)社會(huì)整體建設(shè)及發(fā)展具有突出性的價(jià)值，在今后較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，檔案依舊具備實(shí)用價(jià)值。但現(xiàn)實(shí)情況卻不盡如人愿。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代高節(jié)奏的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，而信息化的實(shí)現(xiàn)，可以促使檔案館擁有順應(yīng)時(shí)代的實(shí)力，應(yīng)當(dāng)將檔案資源合理共享作為終極目標(biāo)。

二、信息化對(duì)檔案館管理模式產(chǎn)生的影響分析

在科技信息持續(xù)建設(shè)成熟的過(guò)程中，此類(lèi)技術(shù)對(duì)檔案館的工作結(jié)構(gòu)形成較大的影響。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，信息技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，快速被大眾認(rèn)可及接受。但在享受信息時(shí)代所創(chuàng)設(shè)的快捷性生活空間時(shí)，檔案館方面的工作模式也悄悄地受到影響，利用信息科技，優(yōu)化工作模式成為檔案館今后發(fā)展的主流方向。

1.推動(dòng)改進(jìn)及升級(jí)

信息化程度持續(xù)加深進(jìn)程中，電腦和網(wǎng)絡(luò)也得到大范圍普及。檔案館在該種發(fā)展環(huán)境中，獲得實(shí)現(xiàn)升級(jí)改進(jìn)的物質(zhì)條件，成為館內(nèi)保存檔案資料的主要工具。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)員需根據(jù)檔案的保密級(jí)別及具體需要，制定全方位的網(wǎng)絡(luò)完全方案，運(yùn)用高嚴(yán)密性的信息安全手段、資料查找方式、快捷的數(shù)據(jù)保存模式等，合理運(yùn)用到現(xiàn)實(shí)的管理工作中。擴(kuò)展檔案館的服務(wù)內(nèi)容，從最初單純意義上的信息保存發(fā)展成如今兼顧保存、查閱、交互等多項(xiàng)職能，促使檔案館逐步成為綜合性的機(jī)構(gòu)，確實(shí)提升其管理模式運(yùn)作級(jí)別及層次。比如，在傳統(tǒng)運(yùn)作模式下，查閱檔案要求相關(guān)人員帶著真實(shí)的證明，才能獲得相關(guān)信息。而此時(shí)接待人員需要在大量的文件資料中，找出所需的文件，雖然每個(gè)檔案均有對(duì)應(yīng)的編號(hào)，但實(shí)際篩選過(guò)程也需耗費(fèi)一定的時(shí)間及精力，還不利于提升資料應(yīng)用效率。信息技術(shù)的融入，幾乎所有工作均在計(jì)算機(jī)上便可完成。還是以檔案查閱為例，管理工作者僅需在計(jì)算機(jī)程序中輸入所要文檔的有關(guān)信息即能搜索到對(duì)應(yīng)文件。或者直接由資料使用者獲得到查閱該檔案的資格后，無(wú)需到檔案館，使用任意一臺(tái)電腦即可查閱，有效控制此項(xiàng)檔案服務(wù)的成本耗費(fèi)。

2.增強(qiáng)管理便捷性

現(xiàn)如今，檔案館儲(chǔ)存的檔案資料經(jīng)過(guò)多年的累積，實(shí)際儲(chǔ)存量幾乎是難以估計(jì)的，相應(yīng)的管理難度及工作量較大，如若依舊采用以往的工作模式，勢(shì)必要增加檔案館在額外資源上的投入量，才能保證可以維系基本的運(yùn)作。信息化的建設(shè)使得檔案館本身的管理任務(wù)得以便利化及快捷化。在檔案資料總量持續(xù)擴(kuò)大的情況下，依舊無(wú)需增加其他的成本，定期維護(hù)管理系統(tǒng)即可，檔案服務(wù)工作也不會(huì)受到任何影響，甚至在管理效率方面還有提升的趨勢(shì)。信息科技的運(yùn)用，在提高管理效率的同時(shí)，確實(shí)節(jié)省大量的人工及時(shí)間成本，從整體上增強(qiáng)管理模式的便捷性。

3.建立人性化模式

常規(guī)的管理形式以人工為主，完成所有的檔案服務(wù)工作，大量的紙質(zhì)版資料保存難度大，實(shí)際管理成效也易被影響。因?yàn)榇隧?xiàng)服務(wù)工作推進(jìn)程序極為繁瑣，管理工作者長(zhǎng)時(shí)間重復(fù)相同的工作，雖會(huì)逐漸熟練，但難免會(huì)有情緒波動(dòng)或受到其他因素干擾的情況，做出錯(cuò)誤的舉動(dòng)，導(dǎo)致管理行為實(shí)施的準(zhǔn)確性及高效性降低。管理工作者找尋檔案文件時(shí)，會(huì)耗費(fèi)較多的時(shí)間。實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后，能有效解決此類(lèi)工作缺陷，直接使用搜索引擎查詢(xún)。并在日常管理中，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成分類(lèi)存放，提高管控的有序性。借助信息化系統(tǒng)，既可以控制存檔管理工作中出現(xiàn)失誤的概率，又可直接查找資料，大幅度縮短獲取文件的時(shí)間。繼而提高管理模式的人性化，為管理人員提供更優(yōu)的工作環(huán)境，利于降低管理工作的難度。