試論現代企業物資采購管理的信息化思路

趙利君 俱小華 岳婷 黃顯綱

摘 要：在市場經濟日益發展的背景下，國內諸多企業在多個方面都有了一定提升，如技術和運營等。企業物資采購開始朝著高效化、合理化及規范化邁進。作為企業日常管理不可或缺的一部分，物資采購與成本控制方面息息相關，對企業經濟效益形成了直接影響。而信息技術的日漸成熟嚴重沖擊著現代企業的生存環境，就當前而言，諸多企業物資采購存在著信息滯后的情況，增大了采購成本，對企業盈利形成了制約，采購過程的透明度無法得到完全保證。因此，企業想要在信息化的經濟社會中實現長遠發展，需要企業改革創新，實現物資采購管理的信息化。故此，本文先重點分析了現代企業物資采購管理信息化所面臨的制約因素，隨后探討實現管理信息化的建議，旨在提高企業的經營效益。

關鍵詞：物資采購;石油企業;信息化;數字化

本文索引：趙利君，俱小華，岳婷，黃顯綱.<變量 2>[J].中國商論，2021（13）：-116.

中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2021）07（a）--03

進入21世紀后，我國的經濟發展迅猛，特別是加入國際貿易組織（WTO）之后，進一步擴大了我國的經濟發展領域。與此同時，在經濟全球化進程日漸深入的形勢下，企業之間不斷聯合、兼并，這在帶給我國企業空前機遇的同時，也帶來了一些新的挑戰。為了確保國內企業良性發展，政府不斷革新相關政策，新法案更明確了當前背景下企業怎樣展開物資采購和確保企業實現盈利。從物資采購方面來講，其涉及諸多環節，如采購計劃、選商、詢價、招標談判、付款、物流運輸、倉儲管理及物資分配等，有著較為龐雜的采購過程，體現了較大的波動性和分散性[1]。而不少企業傳統的物資采購管理缺乏共享、反饋、執行的手段，整個管理模式顯得過于簡單，顯然難以迎合新時代下企業的發展需求，若不做出更改則會給企業的良性發展形成嚴重制約。故此，為了確保在信息化條件下，企業物資采購管理擁有較高水平，需要積極探尋實現管理信息化的道路。

1 現代企業物資采購管理信息化的價值分析

第一，有助于企業物資信息的全面整合，保證信息傳遞渠道暢通。企業的物資管理，主要是組織、計劃及控制，企業實際生產中所需物資的采購、使用及存儲等。由于物資采購中涉及了采購計劃制定、詢價、采購、運輸、存儲及發放等眾多環節，全程信息容易出現波動，且非常分散，而傳統的處理方法缺少對全程信息的反饋、執行、監控及共享等，通過信息化管理，則能對企業物資信息做全面整合，保證信息傳遞擁有暢通的渠道，實時自動采集與管理數據，使物資管理能夠逐步實現集成化、信息化[2]。

第二，推動企業的可持續發展。所謂信息化，是指以網絡技術、信息技術等為基礎，以信息資源的開發及利用為核心，實現社會經濟結構優化提升的過程。在企業日常經營管理中，物資管理是重要的組成部分，關系著企業的長遠發展，尤其是多種專業相互配合的技術密集型行業。通過實現物資管理的信息化，有助于企業傳統供銷模式的轉變，使物資采購與現代社會需求相符合，從而推動企業實現可持續發展。

第三，有助于企業核心競爭力的提升。企業物資采購管理實現信息化，能有效測評企業員工素質、準確測算基礎數據、促使企業管理流程的規范、自動化處理相關業務，同時，能更快速地傳遞信息，通過建設網絡信息平臺，讓不同地區間的信息、資金及物流實現統一。并且，依托信息化建設，企業能夠進一步革新自身管理模式和制度，促進企業制度的完善，從而實現企業核心競爭力的提升。

2 現代企業物資采購管理信息化的制約因素

從上述中我們了解到物資采購管理信息化所具有的巨大價值，同時當前越來越多的國內企業也投入到管理信息化的過程中，但在實際推行中卻存在以下制約因素。

2.1 內部缺乏溝通，存在信息壁壘

企業內部缺乏溝通，是企業物資采購管理信息化的推進過程中所遇到的一個重要制約因素。當前很多企業內部部門眾多，各部門間互相聯系又各司其職，但部分企業受傳統管理思想影響較深，認為后勤部門（物資采購管理就屬于后勤工作）不必過多聯系前線生產部門，因此，在進行物資采購時較少會聯系前線生產部門，導致物資采購存在盲目性，如此不僅難以滿足前線生產部門的物資需求，而且使后勤部門的流動資金被浪費，不能有效共享物資采購管理信息，制約了企業生產工作的有序進行，提高了物資庫存資本[3]。總之，想要實現物資采購管理信息化，就須重視內部各部門間的溝通聯系。

2.2 繁瑣的管理流程，導致信息滯后

部分企業物資申請有著較為繁瑣的手續，這一定程度加大了企業物資采購管理時付出的時間，并且不能及時錄入信息。在生產銷售過程中，一些技術密集型企業的物資需求量大，且種類較多，在生產部門申報所需物資后，需要經過物資匯總審批之后，后勤采購部門才能與物資供應商進行聯系，正式進入采購流程。并且，物資采購也有著較為繁瑣的過程，有著較長的等待時間，再加上采購部門與一線生產部門在采購中的溝通不足，給物資采購信息的管理與收集均造成影響，甚至會導致一線生產部門物資匱乏，而后勤采購部門物資堆積，制約物資采購管理信息化的穩步推進。

2.3 信息冗余、繁雜，加大管理難度

倘若信息冗余、繁雜，或是信息錯誤，無疑會給企業判斷形成誤導，進而出現經濟方面的損失。當前不少企業的物資采購采用社會化公開招標的方式，此種方式也會給管理信息化的推進形成一定制約。所謂社會化公開招標，是由招標人發布招標信息，以使物資供應商的征集范圍進一步擴大，對可選擇的物資供應商信息進行大量收集。誠然，社會化公開招標使物資采購管理的成本得到一定降低，但社會化公開招標有著復雜繁多的環節，收集到的物資供應商信息更雜、更多。并且，公開招標工作擁有較強的技術要求，進而對于生產所需物資、材料、設備等有著更高要求，這也使得物資采購信息管理的難度進一步加大。

2.4 信息綜合水平較低，難以滿足企業所需的信息利用需求

一些技術密集型企業，在進行采購的時候，表現出小批量、多批次的特點，但物資供應商常常都是大批量生產，這就致使物資生產供需發生矛盾。同時，同一批采購的物資有時來自不同廠家，供應商信息沒有得到良好整合，較為分散，物資采購管理信息波動性較大，不夠穩定，無法真實了解物資供應商的實際情況，記錄的供應商信息不完整，進而當企業進行物資采購時，無法快速結合記載的信息選擇價格合理的供應商，也給物資采購價格的比對產生負面影響，使得企業物資采購管理很難對成本進行有效控制，并且，還可能影響到企業與物資供應商之間的長期合作[4]。此外，企業進行采購時，物資采購信息也未與物資采購流程實現完全結合，共享率、信息記錄不理想，使得企業所需信息需求得不到滿足。

3 實現國內企業物資采購管理信息化的措施建議

3.1 著手采購數字化處理方式的建立

第一，注重收集與整理需求信息。物資采購部門應密切溝通生產一線，與一線部門建立起良好的反饋機制和信息交流機制，通過掌握一線部門關于物資質量、種類需求上的信息，做到采購精準化，實現企業成本的有效節約，以免后勤采購部門流動資金被占用，物資堆積。第二，加快供應商檔案管理體制的建立健全。借助計算機及時記錄供應商的成交價格、數量及發貨時間等信息，并對這些指標展開具體分析，進而選出最為優質的供應商，與之展開長期合作。值得一提的是，在長期合作意愿確定后，企業要重視管理，全面考核供應商，在確保貨源質量的同時，貨物數量穩定性也要維持。如此一來，有助于節約物資采購環節所花費的時間，避免資金的不必要浪費，同時又使貨物質量得到良好保障。第三，物資信息動態跟蹤管理平臺的建立。從物資運輸到存儲，從領用到用途，物資的信息化管理要實現單據查詢與庫存查詢，并結合這些信息編制采購計劃，以免影響到生產過程，促進物資管理水平的提升。而在物資采購中應用ERP系統（企業資源計劃系統），則能實現物資信息的動態化跟蹤管理，使企業采購業務流程得以優化完善，實現計劃、采購及存儲管理為一體。在ERP系統中能夠完成訂單的輸入、上級部門審核、物資入庫、出庫及庫存數量等一系列流程，提高物資人員的辦公效率，更為規范地進行物資管理，更加有效地控制物資采購，從而實現企業生產成本的降低[5]。

3.2 積極探索采購一體化管理

當前，國內許多企業的物資供應仍采用逐層上報領取模式，也就是采購部門匯總一線生產部門的物資需求，然后各部門安排專人領取物資。在此過程中會浪費掉一些時間，同時，一些生產部門為了自身需求能夠得到快速滿足，導致了重復采購物資、重復領用物資、后勤物資采購部門和生產部門關系惡化、個別生產部門缺乏物資等情況的發生。所以，可依托信息化技術探索采購一體化管理，企業應在各個生產單位設立供應物資點，在一體化管理平臺中納入供應點材料和材料員，這樣不僅有助于各部門的物資領取，也有助于物資領用信息的快速錄入，由此實現信息化的統一管理，摒棄以往單一式的領取模式，使物資采購成本有效節約，避免出現物資堆積的現象。此外，在探索基于信息化的采購一體化管理時，還應注意做好各環節信息滯后問題的處理、內部溝通信息壁壘的消除，充分發揮采購一體化管理的優勢。

3.3 優化供求系統的監督和管理

第一，做好物資市場價格變化趨勢的預測。企業想要高效運用采購資金，就需要對國家宏觀政策的出臺進行密切關注，同時，與歷史采購記錄相結合，科學預測物資明細表中長期的價格走勢。企業采購具有物資種類繁多、資金數量龐大等特點，對市場變動趨勢密切關注，可幫助企業及時了解市場價格波動，進而使交易時給出的價格更為合理，同時也使企業和供應商之間的關系更為融洽。第二，預測企業物資需求，當前部分企業自身都擁有一套較為完整的內部生產計劃，材料消耗具有規律性。所以，可依托往年的信息（如物資消耗部門的實際領用歷史記錄等）進行當年采購計劃的制定。合理預測物資需求，能避免企業出現資源浪費的情況，高效運用物資，避免部分生產部門出現物資緊缺，另一部分生產部門物資領取過多的情況發生[6]。第三，對不同時期庫存的最小存量進行預測，物資需求擁有規律性，而要確保物資有著穩定庫存，就要對最低安全庫存量進行計算，展開動態監測，在達到最低安全庫存值的時候，就要及時購進和補充物資。第四，合理庫存量和最佳采購時機的預測，通過此項預測，可以動態管理物資消耗的過程，包含庫存水平和物資消耗等，有助于將各種物資的最佳采購時間計算出來，確保庫存數量合理，合理運用購進資金，從而提高企業的實際效益。

3.4 加強物資采購的溝通與后續追蹤

要想提升企業物資采購管理的水平，高效的溝通是必不可少的，所以，物資采購部門應加強對內以及對外的溝通，這也是實現企業物資采購管理信息化的一項重點內容。采購部門通過加強和其他部門的溝通聯系，能夠對不同部門的物資需求做深入把控，自然能夠進一步保證采購工作的有效性。而通過加強對外的溝通，則能使物資采購部門更好地給供應商傳達采購招標的相關內容，并且，也能積極影響到物資采購部門對供應商的合理選擇，以及供應商價格文件的優化制定。在當前眾多信息技術的支撐下，能夠較好實現對內和對外的溝通，比如可借助平板電腦、智能手機等信息化移動終端，通過移動終端的OTO特征，使線上、線下實現良好結合，在溝通過程中實現兩個層面的良好切換。同時，在完整、便捷的移動溝通平臺下，溝通突破了空間和時間層面的限制，進一步優化企業物資采購的各環節溝通。另外，在加強物資采購的后續追蹤時，需要借助實用科學的信息化檔案系統，其能夠較大程度推動物資采購工作的開展。例如，在企業內部不同單位與部門，會對不同物資的消耗進行負責，在此過程中應利用信息化檔案系統收集物資的消耗狀態與質量，在具體收集時即可借助計算機等硬件設備，結合移動端，相關人員靈活應用多種媒體、靈活采集圖像數據、便捷實時錄入信息，從而真正全面掌握采購物資的消耗狀態及質量。

4 結語

總之，在市場經濟、信息技術快速發展的背景下，信息化既有助于社會及經濟的穩步發展，同時也是衡量現代企業綜合實力的一個重要指標。受此形勢影響，國內企業要想確保物資采購管理工作跟上時代步伐，提升管理水平，就須將信息化建設作為革新物資管理模式的重要手段，以及物資管理努力的方向，明確管理信息化的價值所在，不斷探索實現物資采購管理信息化的可行路徑。文章所提出的采購數字化處理方式、采購一體化管理、優化供求系統的監督和管理等，僅為筆者結合實踐工作經驗，所提出的幾點實現物資采購管理信息化的措施建議，管理信息化的實現并不局限于上述幾點。為了不斷提升企業的市場競爭力，仍需我們在今后工作中積極探索相關信息化路徑，重視各類新型信息技術的合理運用，及時升級軟硬件。

參考文獻

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Analysis on the Information Thinking of Material Purchasing Management in Modern Enterprises

Changqing Oilfield Company's Second Oil Production Plant Digitization and Technology Information Center

ZHAO Lijun? JU Xiaohua? YUE Ting? HUANG Xiangang

Abstract： In the context of the ever-developing market economy， many domestic companies have made certain improvements in many aspects， such as technology and operations. Enterprise material procurement began to move towards high efficiency， rationalization and standardization. As an indispensable part of corporate daily management， material procurement is closely related to cost control， which has a direct impact on corporate economic benefits. The gradual maturity of information technology has severely impacted the living environment of modern enterprises. As far as the current situation is concerned， many enterprises material procurement has information lagging， which increases procurement costs and restricts corporate profits. This has restricted corporate profits， and the transparency of the procurement process cannot be fully guaranteed. Therefore， if companies want to achieve long-term development in an informationized society， they need to carry out reforms and innovations to achieve informatization of material procurement management. This article first focuses on the analysis of the constraints faced by modern enterprise material procurement management informatization， and then discusses the recommendations for achieving management informatization， aiming to improve the operating efficiency of the enterprise.

Keywords： material procurement; petroleum enterprises; informatization; digitization