大型儀器共享平臺網絡預約系統的優化和提升

方三華， 劉 麗， 洪曉黎， 楊文娟， 李艷偉

（浙江大學醫學院公共技術平臺，杭州310058）

0 引 言

在國家先后出臺《2004～2010年國家科技基礎條件平臺建設綱要》《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006～2020）》《國務院關于國家重大科研基礎設施和大型科研儀器向社會開放的意見》等指導性綱要和意見后［1-3］，國內眾多高校和科研院所，特別是“211工程”和“985工程”建設學校紛紛建立了大型儀器共享平臺［4-5］。隨著計算機的普及和網絡技術的發展，大型儀器預約逐漸從紙質化向電子化和網絡化轉變。基于信息化、網絡化的大型儀器預約系統的建立，極大便利用戶了解和預約使用大型儀器，顯著提高了儀器的使用效率和平臺的管理效率，有力推動了大型儀器的開放共享，這也是部分高校在科技部和財政部組織的大型儀器開放共享考核中獲得優秀的重要原因之一［6］。因此，建立和完善大型儀器網絡預約系統是推動大型儀器開放共享的重要載體。

大型儀器網絡預約系統是平臺建設的重要內容。醫學院公共技術平臺有7個分平臺（成像分平臺、生化與分子醫學分平臺、組織形態學分平臺、神經科學研究所分平臺、轉化醫學研究院分平臺、斑馬魚分平臺、蛋白質純化分平臺），分平臺儀器分布在醫學院各個樓宇和房間，因此，平臺非常重視大型儀器預約系統建設，在借鑒其他共享平臺預約系統的建設經驗基礎上，經過多年實踐和不斷創新，建成了符合平臺特點、滿足各個分平臺需求的網絡預約系統，提高了平臺管理和儀器使用效率，節省了人力成本，實現減員增效目標。現從儀器網絡預約系統的設計和工作流程、功能模塊的優化和提升、問題和展望等方面進行詳細闡述，分享平臺的一些實踐經驗，共同探討大型儀器網絡預約系統的建設和發展。

1 網絡預約系統的設計和工作流程

醫學院平臺大型儀器預約系統經歷紙質化、半信息化和信息化發展階段。在紙質化和半信息化階段，在大型儀器共享管理方面遇到了很多問題，也積累了很多關于共享平臺信息化建設的想法［7-8］。在后期的信息化建設中，逐步把這些想法變成了現實，建成了滿足各個分平臺需求的大型儀器網絡預約系統。

1.1 網絡預約系統的設計

首先，分析了“誰”關心和使用網絡預約系統，將角色分為單位領導、儀器組長、儀器管理員、導師和普通用戶；其次，分析各個角色的需求，設計網絡預約系統的功能，比如儀器管理、儀器預約、儀器使用、儀器培訓考核、計費、統計報表和申訴等功能；然后，將各個功能模塊進行不同組合，形成不同的登錄后界面，以滿足各個角色的個性化需求，使各個角色的工作更加便利和高效。未登錄系統的瀏覽者統稱為訪客，登錄系統的角色有普通用戶、導師、儀器管理員和超級管理員。

1.2 網絡預約系統的工作流程

預約系統工作流程見圖1，所有用戶包括導師均必須進行網上注冊，填寫電子郵件、辦公電話、單位等必要信息。經管理員審核通過生成用戶賬號，然后加入課題組和設置付款賬號。一般將導師賬號設為課題組和付款賬號，學生加入到課題組并將導師賬號設為付款賬號。激活賬號后將賬號綁定IC卡（校園卡公交卡等），此時即可使用賬號預約平臺所有儀器。該系統將用戶分為未授權用戶、普通用戶和資深用戶。參加上機培訓且取得獨立操作資格的用戶為資深用戶，資深用戶預約使用儀器無時間限制，也無需審核，對于資深用戶來說，平臺提供了365 d／24 h全面開放服務。生效的預約將和門禁和儀器終端關聯，用戶可以在預約時段刷開門禁和開機使用儀器，使用結束后可以將數據上傳至服務器，然后刷卡下機。數據保存在平臺服務器，用戶可以隨時登錄自己的賬號下載。

圖1 儀器網絡預約系統工作流程

2 功能模塊的優化和提升

經過I期建設，初步建立了大型儀器網絡預約系統，實現儀器信息展示、預約、使用、維護、數據下載和統計、計費等一體化管理；在II期建設中，對儀器預約使用、儀器收費設置、儀器報表等模塊進行優化，并新增培訓和考核、配件管理、儀器電子檔案等模塊，大大拓展和優化了網絡預約系統功能。

2.1 規范用戶預約使用儀器

網絡預約系統的建立，極大便利了用戶預約使用儀器，提高了儀器使用效率，但也存在部分用戶預約后缺席、遲到或占用他人預約時間等行為，影響了平臺運轉效率，目前尚未見其他共享平臺報道此類事件的信息化解決方案［9-10］。為此，進行了充分調研和討論，并確定采用網上設置用戶信用分、失約扣費和自動發送導師郵件等信息化手段，規范用戶預約使用儀器。每位用戶起始信用分是80分，失約一次將扣除信用分6分，擠占他人預約時段扣除信用分4分，儀器使用時間短于預約時間50%扣除信用分2分，如約實驗獎勵信用分每次1分，用戶最高分為100分，資深資格用戶信用分低于70分將降為普通資格，失去隨時預約使用儀器便利和資格；普通資格用戶信用分低于60分將降為未授權用戶，并列入黑名單，列入黑名單的用戶將不能預約使用儀器或支付雙倍費用。另外儀器失約將收取失約費，并直接給導師（付款賬戶）發郵件，導師將協助平臺杜絕或減少學生的失約行為。通過上述信息化手段，平臺管理人員和導師聯動，有效減少失約、遲到或占用他人預約等行為，保證了預約系統高效運轉，提高了儀器的使用效率。

2.2 收費折扣設置和儀器專項預約

在大型儀器共享平臺建立前，許多大型儀器分散在學科系實驗室、各類重點實驗室甚至課題組個人實驗室。經調研發現，這些儀器普遍存在共享程度不高或沒有共享，儀器的使用效率低［11］，另外，因為后期沒有維修基金支持，導致儀器的閑置，造成資源的極大浪費。為了吸引這些單位和課題組將儀器掛靠在共享平臺，在預約系統引入收費折扣和儀器專項預約模塊。收費折扣設置有兩種情況，①對于課題組設置折扣，如某一臺大型儀器是課題組掛靠在共享平臺，那么該課題組用戶使用該儀器可給予折扣設置，如果免費使用，將折扣設成100%；②設置儀器折扣，將對所有使用該儀器的用戶按一定折扣收費，常用于特殊時期給予用戶折扣優惠。專項預約是指設置特定的時間給某一個或某些課題組使用，其他時間開放預約，保證提供儀器的單位或課題組有專項預約時間段。通過這些措施，已吸引一些重點實驗室或課題組將儀器掛靠共享平臺，既保證了這些實驗室或課題組用戶便利使用，也促進了這些大型儀器開放共享，顯著提高了這些儀器的共享率和使用效率，減少儀器的閑置率。

2.3 大儀網導入模塊

為了促進大型儀器開放共享，各級主管部門建立了相應的共享平臺，如浙江大學大型儀器共享平臺、浙江省大型科學儀器設備協作共用平臺、科研設施與儀器國家網絡管理平臺［12］。為了實現垂直管理，一般需要下級單位共享平臺的數據能上傳至上級單位共享平臺，但目前存在上下級單位共享平臺的數據模式不一致的現實問題，無法直接上傳下級單位導出的數據，必須進行模式轉換。為此，在統計報表功能模塊，新增大儀網導入模塊，將學院的儀器工作量數據進行模式轉換，確保導出的數據就能直接上傳到上級主管部門的共享平臺，實現數據的上報和分享，大大節省數據處理時間，提高了管理員工作效率。

2.4 培訓和考核

大型儀器共享平臺不僅支撐科研單位的科學研究，而且承擔研究生的實驗技能培訓和提升［13］，因此，在網站預約系統增加了培訓和考核模塊。管理員可以發出教學和培訓預約，并設置報名人數；用戶可以隨時報名儀器的培訓和考核。平臺所有培訓、教學和講座信息將以日歷形式展示在預約網站，不同顏色顯示信息代表不同狀態，如已報名的培訓、報名已滿的培訓以及報名未滿的培訓等信息，用戶可以根據自己的時間和需求報名。用戶參加某一儀器的培訓后，就成為該儀器的普通用戶，以后在工作時間內預約儀器就自動生效。普通用戶在儀器管理員的指導下使用儀器10～20 h，可以參加資深用戶資格考核，考核通過后就成為該儀器的資深用戶，資深用戶可以在非工作時間預約使用儀器，并且還享受一定的費用折扣。平臺還對每一臺大型儀器都錄制了培訓視頻，并上傳至網站，用戶遇到儀器使用問題時，可以實時在線觀看儀器的操作及注意事項。對于一些簡單的儀器，觀看視頻也作為一種培訓手段，實現培訓便利化和形式多樣化。

2.5 配件信息化管理

平臺部分儀器有許多重要配件，如高速或超速離心機有很多不同型號的轉子，高級顯微鏡（包括激光共聚焦顯微鏡和超分辨顯微鏡）配置了多種類型的物鏡（如水鏡和油鏡），行為學實驗室的曠場、高架十字迷宮、Y迷宮等配件。用戶在使用這些儀器時，需選用不同的配件以滿足各自的實驗需求，這些配件一般放在儀器周邊，但如果不規范管理，也有丟失等風險［14］，平臺曾經出現離心機轉子被用戶私自拿走影響其他用戶使用的事故。為了安全、便捷、有效管理重要配件，將配件放在防潮柜或其他專用柜子中，將柜子裝上“門禁”，并和相應儀器的預約關聯。只有預約了儀器，才能打開存放該儀器配件的柜子，實現配件使用與預約信息關聯，有效督促學生規范使用儀器配件，同時解決了配件使用沖突問題。

2.6 建立儀器電子檔案

為了實現大型儀器的全流程管理，預約系統新增儀器電子檔案模塊，檔案模塊由儀器基本信息、采購資料、驗收資料、維修資料和報廢資料等組成。采購資料包括采購前儀器調研相關資料、平臺審批文件和會議紀要、上級主管部門的會議紀要、論證會議紀要、論證意見審批表、論證報告、進口用途說明和技術參數、招標公示文件和技術協議書、外貿合同和免稅表等；驗收資料包括發票掃描件、儀器照片、安裝驗收記錄和驗收結果報告等；維修資料包括平臺審批文件和會議紀要、維修申請表、儀器維修合同和報告、維修發票等；報廢資料包括平臺審批文件和會議紀要、報廢論證文件、報廢單等。在建立大型儀器調研、論證、招標、安裝、驗收、維修、報廢等規范化流程基礎上，收集并上傳相關資料到儀器共享系統，建立儀器的電子檔案，實現儀器信息化和智能化管理，提高大型儀器管理效率。

3 建設成效

通過設置用戶信用分、失約扣費和自動發送導師郵件等手段規范用戶預約使用儀器；通過對特定課題組設置收費折扣和儀器專項預約，吸引一些重點實驗室或課題組將儀器掛靠到共享平臺，提高這些儀器的共享率和使用效率；通過在統計報表中設置大儀網導入，將預約網站數據轉化成學校或省級或國家級大型儀器網站模式，順利實現數據的對接；通過新增培訓考核模塊，實現培訓考核信息化管理，有效提升了培訓效率；通過新增配件信息化管理模塊，既保證了儀器重要配件的安全管理，也解決了配件使用沖突問題；通過新增儀器電子檔案模塊，實現大型儀器全流程管理，提高大型儀器管理效率。因此，通過這些功能模塊的優化和提升，學院對絕大多數平臺儀器實現了信息化管理，大大提高了平臺管理和儀器使用效率，推動了大型儀器的開放共享，同時節省了人力成本。2019年，平臺服務機時數、服務PI數、服務用戶數和測試收入分別達154 095 h、460個、2 253個和840萬元，和2018年相比分別增長33%、11%、14%和6.5%，而平臺的技術人員數從2018年31人減少為23人，實現了減員增效目標。2019年，上線大型儀器培訓視頻49個，首次開展在線培訓服務，極大便利研究生學習大型儀器操作，提高了培訓效率。2019年開展理論講座33次，上機培訓1 206場，培訓了4 108人次，取得資深用戶資格人數達1 424人。

4 問題和展望

通過I、II期建設，基本建成了符合醫學院平臺特點、滿足各個分平臺需求的大型儀器網絡預約系統，但在測試費繳納、績效考核信息化、用戶評價體系和技術交流等方面還存在不足，需要繼續優化和提升。

（1）測試費繳納應便捷直通。平臺測試費繳納需要整理報銷材料、單位財務處報銷和預約系統充值核銷等3個步驟。雖然，對于課題組賬單、費用充值核銷等模塊進行了優化，用戶操作更簡單，但仍然需要兩次登錄預約管理系統、一次登錄學校財務報銷系統以及去財務處遞交材料等操作才能完成測試費繳納，增加了很多人力成本，也不符合“最多跑一次”理念。據報道南開大學已將預約網站的計費模塊和學校財務報銷系統對接，實現了費用的直接轉賬［15］。對此，將借鑒南開大學經驗，通過實驗室和設備管理處，和學校財務處進行充分交流和溝通，說服其開放接口，將預約管理系統對接學校財務報銷系統，用戶能夠實現直接轉賬，完成平臺測試費繳納，節省人力，提高效率。

（2）盡快實現績效考核信息化。通過優化和升級，預約管理系統統計報表提供了非常全面的儀器工作量統計，包括儀器機時、服務次數、樣本數、用戶數、PI組數和儀器測試費用等，也能導出管理員組織的儀器培訓和考核數據，這些數據已用于線下的年終總結和績效考核，但仍然沒有建立網上績效考核模塊，績效考核信息化水平不高。對此，將充分討論和確定平臺績效考核標準，上傳論文、課題、專利、獲獎等成果信息。根據成果信息以及預約系統中的儀器工作量、培訓考核、用戶評價等數據，自動測算儀器管理員的績效考核成績，實現績效考核的信息化管理。

（3）增設用戶評價體系。大型儀器共享平臺的宗旨是為科研教學工作提供優質、高效和專業的技術服務，因此，服務質量評價非常重要，其中用戶評價是重要的一環［16］。增設用戶評價體系將擴展網絡預約系統的功能，監督儀器管理員工作，改善和提升儀器管理員的服務水平，為年終總結和績效考核提供數據。

（4）增設平臺技術交流模塊。目前，共享平臺主要通過舉辦技術講座、教學和培訓等方式傳授實驗技術，基本是單向的，用戶有問題也是直接向儀器管理員咨詢，缺少用戶之間的交流。平臺設想在網絡預約系統為每臺儀器增設技術交流模塊，讓預約使用這臺儀器所有用戶可以交流和這臺儀器相關的所有技術。儀器管理員可以上傳一些和本臺儀器相關的技術文獻，供用戶查閱和學習，也可以和用戶一起探討儀器已有和尚未使用的功能以及需要升級和開發的功能，建立儀器管理員和用戶以及用戶之間良好的交流平臺，提升管理員和用戶的技術水平，提高共享平臺的服務能力和水平。