自然資源檔案管理存在的問題及改進策略

駱素蘋

摘要：自然資源部門在進行各項自然資源開發保護的過程中留下的資料及記錄即為自然資源檔案，對于之后部門各項工作的開展有極為重要的指導和參考意義。如何更加高質量地保存和使用檔案資料成為管理者必須思考和解決的問題，大數據時代為檔案管理工作提供了新的方向，也對檔案管理者提出了新的要求。本文從自然資源檔案含義及管理特點出發，分析傳統檔案管理存在的問題以及大數據時代下自然資源檔案管理面臨的挑戰，并提出有效創新策略，以期為自然資源部門提升檔案管理質量、最大化發揮檔案價值提供參考。

關鍵詞：自然資源;檔案管理;問題;改進措施

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A

1 引言

自然資源和規劃檔案是在我國自然資源和城市規劃管理等各項專業工作實踐活動中形成的文字、聲音、圖像、地圖等原始記錄，具有重要的社會價值，為自然資源管理、城鄉規劃、經濟發展、社會安定和社會進步提供了強大的檔案信息支持。

2 新形勢下自然資源檔案的特點

2.1 種類多，綜合性強

種類多是其突出的現實形態特點，包括各種文字資料、聲像資料、圖表資料和實物資料，及各種電子檔案，檔案種類眾多。此外，自然資源檔案涵蓋了自然資源保護、生態修復、綜合治理等產生的檔案，既包括科技檔案，還包括業務檔案、文書檔案、會計檔案等，綜合管理性強。

2.2 范圍廣，內容豐富

范圍廣是其另一突出特點。自然資源部承擔著21項職能。根據縣級機構改革方案，縣級自然資源部門包括縣國土資源局職責、縣發改委編制并實施主體功能區規劃職責、縣住建部門城鄉規劃管理職責、縣水利、農業、林業部門資源調查及確權登記等職責。可見，自然資源檔案管理的范圍較以往更加廣泛，檔案內容豐富多樣。

2.3 高價值，地域性強

省、市、縣級自然資源檔案管理是以相應的行政區劃為單位，管理該行政區域的各種自然資源檔案資料。且這些檔案包括各種權屬確權登記、自然資源調查監測評價、自然資源有償使用等，具有確認資源合法使用、糾紛矛盾處理的憑證功能，有很高的現實價值。

3 當前自然資源檔案管理存在的問題

3.1 管理方法落后

大數據時代為社會各項工作提出了新的發展方向和思路，但是目前而言，部分單位在進行自然資源檔案管理時缺乏大數據思維，仍然使用傳統管理方法實施檔案管理。但是隨著自然資源范圍的擴大和內容的愈發豐富，傳統人工管理方法已經無法滿足現代化社會需求。利用現代大數據技術及相關信息技術進行檔案信息管理成為自然資源部門必須發展的方向。落后的管理方法將無法處理海量自然資源相關信息，不僅極大增加了人員工作量，且錯誤率較高，在后期檔案查閱時也耗時耗力，極大減少了檔案資源使用頻率，進而造成資源浪費。

3.2 管理制度不完善

因管理制度不完善，導致當今自然資源檔案管理存在諸多問題：一方面管理制度不完善造成檔案的移交、借閱缺乏嚴格流程規定，易使檔案遺失，與此同時，在保密性方面也缺乏嚴格制度規定，這在很大程度上增加了重要信息泄密風險;另一方面，缺乏統一管理制度使得檔案管理不規范、目錄設置不統一、登記錯誤等問題頻出，造成管理混亂，在后期進行自然資源檔案查找時極為困難，降低了檔案資源使用頻率。

4 自然資源部門檔案管理創新策略

4.1 搭建檔案數字化資源管理平臺

首先，在政策法規方面，根據《數字檔案館建設指南》，把“加快數字檔案館建設步伐”列入“十四五自然資源檔案規劃與建設”方案。其次，信息化建設方面，將自然資源部門內部的自然資源監督執法、行政審批、土地利用管理、國土空間用途管制、耕地保護、礦產資源管理、地質勘查儲量、測繪管理、規劃等業務股室職能履行過程中產生的檔案，分門別類地錄入“自然資源檔案管理系統”，并將其與自然資源檔案管理政務網、自然資源檔案管理信息網和自然資源檔案管理辦公網相連，建立三網和檔案基礎數據庫。一方面，接收和整理后期各股室業務活動中產生的數字化檔案，豐富檔案室內自然資源業務檔案數據庫;另一方面，嚴格執行包括軟件標準和存儲格式元數據標準在內的自然資源檔案數字化建設與管理標準，注重自然資源檔案數據庫建設的兼容性和一致性。明確自然資源內設機構檔案數字化共建共享權利、義務。此外，應利用局域網、互聯網技術，在一定范圍內公布本單位自然資源檔案數字化信息資源，供社會及單位內部查詢、檢索、利用，涉密檔案按照相關程序查詢利用。

4.2 加強人員大數據相關知識培訓

大數據人才缺乏同樣是目前自然資源檔案管理需要面臨的主要問題之一，因此重視大數據人才培養是有效提升檔案管理質量、準確性和檔案數據處理能力的必要途徑，這也是大數據背景下檔案管理工作一大難點。而大數據技術在此形勢下優勢明顯，具有運算速度快、數據儲存量大、實時對比分析、及時性強等優勢，將其應用于自然資源檔案管理可以最大化發揮檔案資源價值，為自然資源部門開展下一步工作提供指導和參考。因此，相關部門要重視人員大數據相關知識的培訓，在進行檔案管理相關知識傳授以提升人員專業能力的同時全面提升人員大數據意識以及計算機應用能力，提高系統軟件使用熟練度，實現人員知識結構的更新和知識量的擴大，提升責任意識，激發檔案管理工作積極性，提高服務創新能力。

4.3 強化安全防護能力

信息安全問題是國土資源信息檔案數字化建設過程中需要重點關注的問題，否則一旦造成信息泄露，往往會造成嚴重后果。國土資源信息檔案管理部門必須要嚴格執行檔案保密制度，根據相關法律的規定，建立完善的安全保密、安全存儲以及安全檢查制度，對執行檔案數字化處理的工作人員提出明確的保密要求，嚴禁私自復印、留存或者備份國土資源信息檔案，保障國土資源信息檔案的安全。存儲國土資源信息檔案資料的計算機必須要采取嚴密的保護措施，嚴防死守，防止發生信息泄露事件。此外，要做好數字化檔案備份工作，為避免因計算機故障導致國土資源信息檔案丟失，每年完成立卷歸檔以及數字化處理后，要及時對檔案進行備份處理。為保障安全，需要在計算機內進行一次備份，并使用加密硬盤二次備份，做到雙重保險，未雨綢繆。

4.4 注重檔案數字化資源共享利用

“十四五”時期，我國自然資源檔案信息化建設迎來新的發展機遇，政府及檔案主管部門都更加重視自然資源檔案信息資源建設與管理，提出要加快數字檔案館（室）建設，以實現檔案信息資源社會共享目標。目前，應依自然資源檔案特點及實際，首先結合自然資源檔案數字化信息資源內容，將實用性強、價值高、查用頻繁的自然資源檔案率先進行數字化，力求做到知識聚合、服務親民，提高檔案數字化可用性、可讀性。此外，注重自然資源部門縱向聯系，以及與本級檔案管理部門之間的橫向聯系，借助對方網站平臺，建立聯動機制，擴大自然資源檔案數字化社會影響力，方便查詢利用。此外，對確權登記、執法監察等保密性相對較強的檔案資料，嚴格做好檔案數字化安全保密工作，設置身份認證、數據備案等技術手段，履行相應的查詢、利用手續，做好自然資源檔案安全保密工作，防止涉密信息泄漏，確保檔案安全。

5 結束語

相關管理人員必須樹立責任意識，嚴肅面對檔案管理工作，在加強檔案管理相關知識學習的同時樹立大數據思維，將現代信息技術應用于具體檔案管理工作中，提升管理效率和質量，推動檔案管理向現代化、信息化、數據化方向發展，順應時代發展需要，為社會穩定發展提供數據支撐。

參考文獻：

[1] 孫艷華.提高自然資源檔案管理效率的幾點建議[J].門窗，2019（18）：218.

錦州市自然資源服務中心 121000