信息化背景下學(xué)籍管理工作問題與對(duì)策探討

冉宇

摘要：近年來隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸向信息化發(fā)展，作為教育行業(yè)來說信息技術(shù)的使用，對(duì)于學(xué)校相關(guān)的管理人員來說更加方便，尤其是學(xué)生的學(xué)籍管理工作信息化的使用，讓學(xué)籍管理工作逐漸向規(guī)范化、信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，但是在實(shí)施過程中還是存在一定的問題。本文針對(duì)信息化背景下高校學(xué)籍管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并且對(duì)相關(guān)的問題提出解決策略。

關(guān)鍵詞：信息化;學(xué)籍;管理工作;問題;對(duì)策;探討中圖分類號(hào)：TU?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：（2021）-06-042

高校學(xué)籍管理工作存在的問題

新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的延遲上報(bào)和漏報(bào)的現(xiàn)象

許多高校的新生入校后都需要及時(shí)將自己的學(xué)籍信息上報(bào)給學(xué)校教務(wù)部門，而教務(wù)部門和其他相關(guān)部門在確定學(xué)生學(xué)籍信息準(zhǔn)確無誤后在上傳到學(xué)籍系統(tǒng)中。但是由于許多新生在辦理網(wǎng)上學(xué)籍的過程中，由于操作等方面的原因，使的個(gè)別學(xué)生并沒有及時(shí)將自己的學(xué)籍信息進(jìn)行上報(bào)，導(dǎo)致學(xué)生當(dāng)年沒有學(xué)籍，另外還要一些未注冊(cè)學(xué)籍就像辦理休學(xué)的學(xué)生，這種情況下很容易出現(xiàn)新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)漏報(bào)的情況，這種情況出現(xiàn)后學(xué)生很容易引起不良的后果。

高校在校學(xué)生的學(xué)籍信息變更不及時(shí)

高校在每一學(xué)年初期學(xué)生在報(bào)道入學(xué)后，高校的教務(wù)處人員需要根據(jù)學(xué)生的學(xué)費(fèi)繳納情況進(jìn)行網(wǎng)上學(xué)年的注冊(cè)，對(duì)于一些并沒有及時(shí)繳納學(xué)費(fèi)的學(xué)生要實(shí)行暫緩注冊(cè)。但是注冊(cè)過程中由于教務(wù)處管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)流程的不熟練、不清楚，導(dǎo)致出現(xiàn)延遲注冊(cè)的情況。而且一部分學(xué)校對(duì)于這種情況并不是十分重視，從而導(dǎo)致學(xué)生高校在校學(xué)生的學(xué)籍信息變更不及時(shí)的狀況。例如有的學(xué)生選擇轉(zhuǎn)專業(yè)、參軍、休學(xué)、退學(xué)等情況，都需要高校教務(wù)部門的相關(guān)管理人員進(jìn)行學(xué)籍信息的更新，而高校的各個(gè)院系也需要將這一情況進(jìn)行上報(bào)，確保教務(wù)部門可以及時(shí)辦理學(xué)籍信息的更正。但是實(shí)際情況就如筆者所述的一樣，很多高校都存在不及時(shí)更新學(xué)生信息的情況，從而發(fā)生學(xué)信網(wǎng)信息數(shù)據(jù)失真的情況。

高校畢業(yè)生畢業(yè)圖像沒有進(jìn)行及時(shí)的更正

部分高校都會(huì)因?yàn)閷W(xué)生在外實(shí)習(xí)，沒能及時(shí)對(duì)自己學(xué)籍網(wǎng)上的照片信息進(jìn)行采集更正，這就導(dǎo)致很多畢業(yè)生的畢業(yè)圖像和自己本身存在很大的差距。因?yàn)楦咝?huì)以學(xué)生的學(xué)籍信息作為學(xué)生畢業(yè)證主要的辦理依據(jù)，如果學(xué)生不進(jìn)行信息核對(duì)，那么很容易導(dǎo)致學(xué)籍管理人員在為學(xué)生辦理畢業(yè)證時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，同時(shí)也會(huì)形成錯(cuò)誤的學(xué)籍信息。例如某職業(yè)學(xué)院學(xué)生外出實(shí)習(xí)前，學(xué)校都會(huì)提前對(duì)學(xué)生進(jìn)行圖像采集的提示，但是還是有一半以上的學(xué)生沒有及時(shí)進(jìn)行圖像采集，如果學(xué)生不進(jìn)行信息的核對(duì)，那么這就會(huì)導(dǎo)致教務(wù)部門再核對(duì)信息內(nèi)容時(shí)，無法確定學(xué)生圖像、信息等內(nèi)容十分有誤，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤且學(xué)生沒有進(jìn)行核對(duì)，就會(huì)造成學(xué)生學(xué)歷錯(cuò)誤的情況。而且目前很多單位都會(huì)對(duì)學(xué)生的學(xué)歷信息進(jìn)行檢查，如果學(xué)生的學(xué)籍信息無法在學(xué)籍網(wǎng)上查找到或顯示不正確都會(huì)讓企業(yè)或用人單位認(rèn)為學(xué)生的畢業(yè)證是假證，這對(duì)于學(xué)生就業(yè)來說是一個(gè)很大的問題。

學(xué)籍卡電子化程度不高

目前許多高校都通過學(xué)籍卡來查詢學(xué)生的學(xué)籍信息，而一些紙質(zhì)的檔案材料則會(huì)裝入到檔案袋中并移交給檔案部門，但是這種轉(zhuǎn)換的形式工作效率十分低，而且還會(huì)出現(xiàn)丟失或記錄錯(cuò)誤的情況。根據(jù)對(duì)相關(guān)高校的調(diào)查研究可以看出，很多高校都在使用檔案信息系統(tǒng)，這種電子化的管理方式，不僅大大提高檔案信息管理的便捷性，還能提高相關(guān)工作人員的工作效率。但是實(shí)施這種方式的院校只有一些資金充足的院校，大部分院校還是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，所以說學(xué)籍檔案信息化管理需要高校進(jìn)一步落實(shí)。

如何做好學(xué)籍管理工作的對(duì)策

提高學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)

首先作為一名高校的學(xué)籍管理人員，需要具有較高的責(zé)任心，因?yàn)閷W(xué)籍作為學(xué)生多年學(xué)習(xí)身份的標(biāo)準(zhǔn)，需要學(xué)校嚴(yán)格認(rèn)真進(jìn)行管理，而且學(xué)籍管理工作不僅僅代表著個(gè)人，還代表著學(xué)校、代表著教育部門。因此作為一名學(xué)籍管理人員需要具有較高的責(zé)任心，這樣不僅會(huì)讓管理者對(duì)自己負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、更是對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)。其次作為學(xué)籍管理人員還需要具備較高的文字功底和提煉材料的能力，因?yàn)閷W(xué)籍管理工作的工作量十分龐大，難免會(huì)在工作過程中出現(xiàn)問題，因此這時(shí)就需要管理人員對(duì)相關(guān)的問題和內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)，而這時(shí)管理人員的文字功底和提煉材料的能力就可以很好的顯現(xiàn)出來。最后則需要學(xué)籍管理人員具有較高的信息技術(shù)水平，因?yàn)槟壳昂芏喔咝６奸_始使用信息化的學(xué)籍管理方式，這種管理方式更加高效，但是也需要管理人員具有一定的信息操作水平才能勝任這份工作。

制定相關(guān)的學(xué)籍管理規(guī)章制度

由于高校學(xué)籍檔案的數(shù)量較多、涉及的內(nèi)容較廣，因此制定一個(gè)健全的學(xué)籍管理規(guī)章制度，不僅能嚴(yán)格規(guī)范學(xué)籍管理工作，還能確保高校學(xué)生學(xué)籍的完整性和連續(xù)性以及真實(shí)性，所以說需要高校相關(guān)部門不斷對(duì)學(xué)籍管理制度進(jìn)行優(yōu)化。從而建立一個(gè)公平、公正、公開、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的學(xué)籍管理制度。這樣高校各部門也能明確自身的職責(zé)，從而到達(dá)上下協(xié)助、簡化工作流程、提高工作效率的效果。

建立一套完善的信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前高校管理的需求，因此建立一套完善的信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)，可以更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)籍的“實(shí)時(shí)查詢”“全網(wǎng)共享”，不僅可以大大提高相關(guān)教育管理部門的工作效率，還能避免一些人為因素造成的不必要損失。其次一套完整的學(xué)籍管理系統(tǒng)，還需要高校配置專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員進(jìn)行管理，以便在進(jìn)行信息采集的過程中可以及時(shí)獲取第一手的信息資料，同時(shí)出現(xiàn)系統(tǒng)問題時(shí)可以及時(shí)進(jìn)行處理工作，這樣不但會(huì)提高信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的工作效率，還能確保學(xué)籍信息的準(zhǔn)確無誤以及管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，只有這樣才能讓高校的學(xué)籍管理系統(tǒng)得到提高。

結(jié)語

綜上所述，本文中筆者針對(duì)高校學(xué)籍管理工作存在的新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的延遲上報(bào)和漏報(bào)、學(xué)生的學(xué)籍信息變更不及時(shí)、畢業(yè)生畢業(yè)圖像沒有進(jìn)行及時(shí)的更正等問題進(jìn)行分析，并且對(duì)提高學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)、制定完善的學(xué)籍管理制度、建立一套完善的信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)等相關(guān)對(duì)策進(jìn)行闡述。

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