婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施分析

林秀華

摘要：在婦幼保健院的工作過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行管理在整個(gè)工作過(guò)程中具有至關(guān)重要的作用，對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行優(yōu)化能夠有效提高管理的水平。但是在目前的檔案管理工作中，由于受到各方面因素的影響還存在著一定的問(wèn)題，對(duì)管理的效果產(chǎn)生影響。為了進(jìn)一步提高婦幼保健院檔案管理工作的水平，需要對(duì)存在的問(wèn)題采取針對(duì)性的措施進(jìn)行完善。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案管理;現(xiàn)狀;完善措施

在社會(huì)公共系統(tǒng)服務(wù)當(dāng)中，基層?jì)D幼保健院對(duì)婦女兒童群體的技術(shù)服務(wù)支持起到至關(guān)重要的作用[1]。在婦幼保健院日常的工作當(dāng)中，對(duì)服務(wù)群體的檔案進(jìn)行保存管理是工作當(dāng)中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理能夠?yàn)閶D幼保健院各項(xiàng)職能的實(shí)施提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，并為政府的相關(guān)決策提供有力的依據(jù)。為了保證婦幼保健院檔案管理工作的順利進(jìn)行并為服務(wù)群體提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，需要進(jìn)一步提高管理工作的質(zhì)量。在目前的管理工作當(dāng)中，由于受到各方面因素影響還存在著一些急需解決的問(wèn)題。本文對(duì)婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀以及完善措施進(jìn)行分析，具體內(nèi)容如下。

1管理工作的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及人們思想觀念的改變，目前在婦幼保健院檔案管理的工作過(guò)程中雖然有革新的一面，但是大部分內(nèi)容還是遵循著較為傳統(tǒng)的模式，同時(shí)受到各種客觀因素的影響，在目前的管理工作過(guò)程中還存在著相關(guān)的問(wèn)題會(huì)對(duì)管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生影響。

1.1管理意識(shí)較弱

在目前婦幼保健院的總體工作過(guò)程中，大部分的工作重點(diǎn)主要集中在業(yè)務(wù)的建設(shè)方面，對(duì)新的設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，并對(duì)相關(guān)的醫(yī)療技術(shù)人員進(jìn)行培養(yǎng)。但是在對(duì)檔案管理工作的重視程度上，和上述工作內(nèi)容相比重視程度不高，檔案管理的水平相對(duì)落后，工作內(nèi)容較為繁瑣，也造成了對(duì)管理工作人員的要求較高。而在目前的管理過(guò)程中，相關(guān)的工作人員會(huì)缺乏一定的耐心，并且工作專(zhuān)業(yè)度和工作水平參差不齊，這就導(dǎo)致了管理工作的質(zhì)量出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象，在對(duì)檔案材料進(jìn)行上報(bào)的過(guò)程中整體的質(zhì)量較差，從而導(dǎo)致在對(duì)服務(wù)對(duì)象的檔案進(jìn)行收集的過(guò)程中影響檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

1.2管理制度不完善

在目前的檔案管理工作過(guò)程中，相關(guān)的管理制度還不夠完善，和管理工作自身適應(yīng)的工作制度并不健全，在婦幼保健院目標(biāo)管理考核方案中甚至沒(méi)有將檔案管理工作納入到考核的范圍當(dāng)中。管理制度的不完善會(huì)導(dǎo)致檔案在進(jìn)行移交、整理以及歸檔的過(guò)程中環(huán)節(jié)鏈接不順和出現(xiàn)無(wú)章可循的現(xiàn)象，在需要對(duì)檔案進(jìn)行查找和調(diào)用時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去查找，從而對(duì)檔案的利用率產(chǎn)生影響，并降低管理的工作質(zhì)量。

1.3對(duì)管理工作缺乏正確的認(rèn)知

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，目前大部分婦幼保健院中的工作人員對(duì)檔案的重要性，覺(jué)得檔案無(wú)法創(chuàng)造直接的有用價(jià)值，對(duì)婦幼保健院的發(fā)展起不到重要作用。在這種觀念的影響下會(huì)導(dǎo)致檔案相關(guān)的信息資源開(kāi)發(fā)滯后，檔案的利用率低下。然而在實(shí)際的工作中，對(duì)檔案進(jìn)行高度重視和管理能夠有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和分析，對(duì)嬰兒的出生、死亡以及孕產(chǎn)婦的健康情況進(jìn)行更為直觀的暴恐，能夠?yàn)閲?guó)家政府的決策提供更為有利的依據(jù)，而對(duì)管理工作缺乏正確的認(rèn)知?jiǎng)t無(wú)法將檔案的作用進(jìn)行有效發(fā)揮[2]。

1.4管理的方法落后

婦幼保健院中的檔案數(shù)量龐大，在傳統(tǒng)的管理方法中主要是采用人工清點(diǎn)歸類(lèi)的管理方式，工作效率較慢，并且容易出現(xiàn)管理失誤的現(xiàn)象。隨著社會(huì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，但是在目前大部分婦幼保健院的檔案管理中，還使用著傳統(tǒng)的管理方法，管理方式較為落后，從而對(duì)整體的管理工作質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響。

2針對(duì)性的完善措施

針對(duì)目前婦幼保健院檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，在本文的研究中主要采用以下完善措施來(lái)提出改善的建議。

2.1完善檔案管理的體系

在對(duì)婦幼保健院檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要堅(jiān)持科學(xué)性的原則，需要具備統(tǒng)籌性以及科學(xué)性的思維，對(duì)于目前管理工作中所存在的問(wèn)題需要具有清晰準(zhǔn)確的判斷。在目前婦幼保健院檔案管理的工作中，由于檔案管理體系還存在不完善的現(xiàn)象，因此需要根據(jù)目前的工作需求來(lái)對(duì)管理體系進(jìn)行進(jìn)一步的完善，貫徹安全工作的理念，將檔案管理的安全性放在工作的收尾，并做好相關(guān)的防控和應(yīng)急方案。針對(duì)在管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，需要提出針對(duì)性的解決措施，減少相關(guān)的管理風(fēng)險(xiǎn)，而在對(duì)管理工作進(jìn)行實(shí)踐的過(guò)程中需要堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)的理念，將工作層級(jí)進(jìn)行提高，同時(shí)提高工作的標(biāo)準(zhǔn)和層次[3]。

2.2提升管理工作人員的綜合素質(zhì)

在婦幼保健院檔案管理工作的過(guò)程中，工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)整體的管理質(zhì)量具有重要的影響。在目前的管理過(guò)程中，部分工作人員還存在著專(zhuān)業(yè)度不足和能力不高的現(xiàn)象，因此院方需要定期舉辦相關(guān)的培訓(xùn)工作，組織管理工作人員參與培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)和管理技能，能夠更好的進(jìn)行管理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。將工作人員的管理效果和績(jī)效進(jìn)行掛鉤，激勵(lì)工作人員能夠更加積極的工作，提升其管理工作的水平。

2.3改進(jìn)管理的方法

針對(duì)目前檔案管理方法較為落后的現(xiàn)狀，需要引進(jìn)先進(jìn)的管理方法來(lái)進(jìn)行改善。將信息化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引進(jìn)到婦幼保健院的檔案管理工作當(dāng)中，將檔案內(nèi)容輸入到電腦設(shè)備中，使用系統(tǒng)化的軟件對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理和歸類(lèi)，這樣在日常的管理工作中，工作人員能夠利用管理系統(tǒng)快速的查找到需要的檔案，提高管理工作的效率。除此之外采用系統(tǒng)化的管理能夠保證檔案內(nèi)容的完整性，減少管理失誤發(fā)生的概率。

2.4更新檔案管理的觀念。

傳統(tǒng)的檔案管理觀念內(nèi)容較為保守并且主動(dòng)性較差，對(duì)檔案管理的重視程度不足，因此為了提高檔案管理的工作效率，需要對(duì)管理的觀念進(jìn)行更新。進(jìn)一步提高婦幼保健院工作人員對(duì)檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值以及作用，加大對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)力度，從而提高對(duì)廣大婦女兒童的健康水平和服務(wù)質(zhì)量。院方還可以加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，定期將檔案室開(kāi)放給院內(nèi)工作人員參觀學(xué)習(xí)，提高人們對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度。

3總結(jié)

婦幼保健院中的檔案管理工作對(duì)院中整體工作質(zhì)量具有重要的影像性，因此提高檔案管理工作的質(zhì)量具有重要的意義。在目前的檔案管理工作過(guò)程中由于受到各方面因素的影響還存在著一定的問(wèn)題，具備包括對(duì)檔案管理的重視程度不足，工作人員的專(zhuān)業(yè)水平不高，管理方式較為落后等。本文根據(jù)目前所發(fā)現(xiàn)的相關(guān)管理問(wèn)題提出了針對(duì)性的解決措施，同時(shí)希望能夠?yàn)楹罄m(xù)的研究提供有效的文獻(xiàn)依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂爽.婦幼保健院檔案管理工作要點(diǎn)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：123-124.

[2]蔣蘇培.婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：153.

[3]管繼東.婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施[J].黑龍江史志，2015（11）：167.

（河源市婦幼保健院 廣東 河源 517000）