如何說“不”

摘 要：本文從中學檔案工作者本身出發(fā)，結合平時工作細節(jié)，試探中學檔案工作難開展的原因，中學檔案管理人員在檔案工作中如何維護檔案工作的正常開展，需要檔案員自己勇于與一切阻礙檔案工作的因素說“不”，如何在不受重視的環(huán)境下，從自己做起，改變工作態(tài)度與方法，做一些工作做法的探討，讓檔案工作逐漸被人所認可做一些努力。

關鍵詞：檔案;學校;管理;工作

在學校職能中，教育教學工作是主體，行政后勤工作是服務于教育教學工作的！檔案工作是學校行政后勤工作的重要組成部分，只有做好檔案工作，才能談得上為教育教學工作服務，但實際上，學校中對檔案工作的重視不夠，教職工的檔案意識薄弱，檔案管理人員沒有時間沒有精力去做檔案，收集整理歸檔都成為難題，就更沒有時間開發(fā)利用了，沒有利用，沒有成果，就更不受重視，也就更沒有時間精力去做了，這就形成了惡性循環(huán)，陷入了兩難境地的怪圈。

一、中學檔案工作難開展的原因

（一）檔案事業(yè)發(fā)展的大環(huán)境：大眾的檔案意識不強。雖然近一二十年，檔案事業(yè)有長足的發(fā)展，但是檔案資源的社會化還在發(fā)展中，大眾的檔案意識還處于初級階段。學校中上至校領導下至普通教職工的檔案意識和檔案常識處于一知半解，甚至無知的狀態(tài)。

（二）中學的職能中，教育教學是主體，領導及上級主管部門一般比較重視教育教學這塊，對于行政后勤工作關注不多，特別是檔案工作，更是處于邊緣化的狀態(tài)，要用的時候想起來了，不用的時候，就沒顧上。不僅如此，因為學校領導對檔案工作認識不夠，導致學校領導認為檔案工作很輕松，檔案員很閑，又把大量其他工作強加給檔案員。

（三）檔案員自身的原因：1.大環(huán)境使得檔案員自身也認為檔案工作不重要，或者在工作中，一直受到排擠，反抗無果，長此以往，檔案員自己也喪失信心，看不到希望。對工作沒有了熱情。2.檔案員的個性特點，以前大家有個意識，檔案員一般要招收老實本分，守口如瓶，踏實肯干，所謂“默默無聞”的人，所以檔案員一般個性特點也是內斂不張揚，對檔案工作不善于對外宣傳的，也沒時間精力宣傳。3.檔案員的工作經驗及個人成長學習經歷，會影響工作的開展。

如何走出怪圈，跳出惡性循環(huán)呢？除了期待著檔案事業(yè)的大環(huán)境發(fā)展，檔案工作越來越受人重視和上級有制度上的改革，各級領導和人事部門關心檔案工作人員外，檔案員自己是不是也能為此做一些努力，捍衛(wèi)自己的工作，勇敢地說“不”呢？人常說：“你若想別人尊重你，你自己要先尊重你自己。”筆者認為檔案工作也是這樣的，檔案人員要先自強起來，才能期待學校領導和同事了解和尊重檔案工作。

那么，檔案人員該如何做好檔案管理工作呢？從材料的收集整理歸檔管理利用，檔案工作是個龐大的系統(tǒng)工作，需要投入大量的時間和精力去做，又要具備豐富的專業(yè)知識才能完成。這是很多檔案同行都有論述過了，在本文中，筆者主要是想闡述一下，如何在檔案工作中勇于和一些不利于工作的因素說“不”。

下面就檔案工作中哪些方面需要說“不”和為能說“不”做哪些努力等角度作一些探討。

二、保證檔案工作的正常開展需要在以下幾個方面說“不”

（一）檔案工作時間的保證，需要說“不”。

檔案工作是一項專業(yè)性很強，又需要時間的工作，可是由于檔案工作的特性，經常被領導或同事忽視，造成檔案工作遭到排擠，檔案人員做檔案工作的時間和精力少之又少，直接影響了檔案工作的正常開展。

檔案人員經常身兼數職，特別是辦公室的事情，經常是急，趕，這份文件今天就要送，那份報告明天就要催，現在有誰要接待等等，好象每件能占用檔案工作時間的事情都十萬火急，也都名正言順，理由充分，讓檔案員拒絕不了！只有表面上不急迫的檔案工作被擱置下來了！

當領導交代檔案員去做一些其他事務時，檔案員要勇于表示并且經常表示，他們正在做的檔案材料需要歸檔，然后再去做其他事，這樣領導也會認識到檔案員也有很多檔案工作需要做，不是閑著沒事等著任務！

（二）檔案工作精力的保證，需要說“不”。

一個人的時間和精力是有限的，檔案專業(yè)性強，更需要保證精力來做好檔案管理。在工作分配上，有些領導一看到“檔案”兩個字，都認為是檔案管理工作，其實不然，現在“泛檔案”現象突出，很多事情其實和學校綜合檔案室關系不大。比如：從2009年開始，學校需要分發(fā)高中畢業(yè)生的個人人事檔案，領導一看到“檔案”兩字，就分派給綜合檔案室去做，綜合檔案員一個人怎么忙得過來，一千名高中生的人事檔案分發(fā)，占用了大量時間和精力！

在這個時候，檔案員是不是也要勇敢地說“不”呢？

（三）檔案材料質量的保證，需要說“不”。

早幾年，學校領導和教職工沒什么檔案意識，材料難收，隨著檔案工作的開展，大家的檔案意識有所提高，但是新的問題又來了，什么都往檔案室搬，有用沒用的，原件復印件都來，自己要用的留著，不用的全給檔案室。這時，要適當的拒絕，不要讓人覺得檔案工作就是收些沒用的垃圾。

在接受各處室歸檔材料上，對于各處室的歸檔材料，檔案員在驗收的時候，對于那些不符合標準的地方，也要用于提出，并指導其改正。這時候不僅要說“不”，而且要提出要求。在什么方面可以接受，影響檔案保存的方面要堅決說“不”。

（四）檔案安全的保證，也需要說“不”。

1.檔案信息安全的保證：（1）檔案工作電腦安全的保證，拒絕校領導及教職工隨意使用檔案工作電腦，隨意插用U盤等移動設備。有些老師不理解，電腦不讓用，還生氣怪罪于檔案員。這時，檔案工作者一定要堅持自己的做法，不為其他人的情緒所綁架。（2）在檔案信息利用上，對利用者要分清，對不能利用的人要給予拒絕，對于不能公開利用的檔案，也要加以保護。

2.檔案載體安全的保證：對于利用者利用紙質檔案，要注意對損毀紙張的行為加強監(jiān)控。對電子檔案的查閱要加密等。

三、在檔案工作中如何用實際行動說“不”

學校檔案工作有一個大前提：檔案工作一開始，制定相關學校歸檔的規(guī)章制度，然后取得分管領導的同意，把各處室檔案材料的整理完成放在處室內完成，學校綜合檔案室把精力放在接受檔案、管理檔案、利用檔案的工作上，保證檔案工作的順利開展。在這個大前提下，才能保證具體的檔案工作的實施。

在學校的綜合檔案室的檔案管理人員，是檔案工作的主心骨，上要對領導，下要對各處室的兼職檔案員，既要面對本校查檔的教職工，又要面對校外查檔人員，既要堅守檔案職業(yè)道德，又要熱心為大家服務，既要保證檔案質量，又要不打擊兼職檔案員的積極性。要在這些個矛盾中，找到平衡不容易，針對以上幾點筆者認為檔案人員可以試圖從以下幾個方面來做：

（一）在時間上，每學期初，根據學校工作及檔案工作的進度，制定計劃檔案工作計劃和思路，提交給領導審閱，這樣一來，領導大概有個意識，知道檔案工作的大體內容。同時，給自己制定一個更詳細的月計劃或周計劃，月計劃可以呈報給分管領導審閱，至于周計劃可以張貼在檔案室門口，每周一換，讓大家都看到檔案工作的實際進展，有助于讓大家了解我們檔案工作者每天都在忙什么。

對檔案人員來說，每日做工作筆記也是個好辦法。每天都做了什么工作，檔案工作做了多少，都用本子記下來，一來是為了提醒自己;二來，到一周，一個月，一學期，甚至一年，可以幫助自己總結分析，調整工作方法和時間;三來，可以讓領導了解每天檔案員的工作。工作記錄本就是最好的證明。

（二）在工作分配上，要自己勇于爭取時間，因為你自己不爭取的話，別人是不會給你時間的，自己都不重視檔案，別人談何重視？檔案員可以在平時有事沒事，常跟領導念叨檔案工作，碰到的困難啊，自己努力取得的小突破啊，需要領導支持的工作啊……不能再默默無聞，要勤說勤問勤講。當然這里還要有講的技巧和藝術，什么時候適合講，跟誰講，如何講，都要慎重，既要注意態(tài)度，又要考慮到別人的感受。

（三）在零散材料的收集和接收各處室檔案材料時，要先表揚其有歸檔的意識，認可其為認真工作的態(tài)度，然后再對其提供的材料和檔案做詳細的分析，讓其認識到為什么要這樣做，理解工作的要求。這也是一次次檔案普及的機會。要象教育孩子一樣，不急不躁，見縫插針，寬容耐心地對待。

在整理收集材料之初，可以先將各處室的歸檔范圍和具體的歸檔步驟和要求打印給他們，然后不定期地經常到各處室走走，關心指導他們的檔案收集整理情況。

最后，對于整理成卷的檔案的檢查驗收，要視具體情況而定，如果沒有影響到保存利用，在提倡節(jié)約成本提高效率的前提下，稍微有不符合標準的情況也接收，比如：頁碼編的位置不對，紙張大小不統(tǒng)一等等小問題。但是如果是影響到檔案保存利用的情況，要嚴格要求，拒收并敦促其整改，比如：筆跡問題，是否有蓋章，是否有去除金屬裝訂等等。而且在整改的要求中，要盡量站在對方角度上，指導對方更簡便易行的改法，不要動不動，就讓對方重新做，這樣不科學，又挫敗對方積極性。

（四）在檔案利用上，可以先制定一個檔案利用表，將利用者的身份盡可能地詳細記錄，比如：性別、年齡、職業(yè)、聯系電話、利用目的等等，根據學校制定的檔案借規(guī)定，一一分辨，按規(guī)定行事，什么人能查閱什么級別什么方面的檔案，檔案人員需心中有數。對于確要領導審批才能查閱的，一定要堅持原則，切不可大意。

（五）做好檔案宣傳工作 1.檔案工作的宣傳，這都在平時的工作中展現。檔案員把更多的精力投在檔案上，投在監(jiān)督管理各處室檔案工作上，更能無形中加強宣傳檔案工作。2.檔案內容的宣傳，我們檔案員要對本單位的館藏檔案有很深的了解，努力找出本單位魅力檔案，匯編成冊，開發(fā)利用。

四、要做到在適合的時候拒絕別人，保證檔案工作的正常開展需要檔案人員有這些方面的素質

（一）多學習。學習國內外檔案界的先進理念，積極參加繼續(xù)教育培訓，多出去走走，到外單位參觀學習交流，培養(yǎng)積極向上的精神，自己重視自己，自己真正從心底看重檔案工作。

（二）不斷加強自己的檔案專業(yè)知識和實際操作能力，并不斷學習時時關心檔案界的最新動態(tài)和資訊。與時俱進地跟上時代的腳步，檔案事業(yè)的腳步，認真學習國家檔案局頒布的新修訂的《檔案法》，理解透徹。積極思考工作中的難題。努力多學習其他相關知識與技能，比如網絡安全等知識。

（三）培養(yǎng)自己積極外向的性格，與同事融洽相處，在人際關系上積極主動，做人做事大氣寬容。以平常心看待在工作中遇到的困難，相信每個事物發(fā)展過程中，總會出現問題，積極面對問題，盡力去做好。

（四）經常讀書看報，提高自己的文化素養(yǎng)，學習如何說“不”的藝術。

綜上所述，檔案工作者，應該加強自我學習，自我成長，思想上有檔案自信，檔案文化自信，檔案事業(yè)自信。要不斷地加強自身修養(yǎng)，從調整心態(tài)做起，積極調整工作的姿態(tài)，不再怨天尤人，對檔案工作要充滿信心和希望。相信通過檔案工作者自身的努力，檔案工作會越來越好。

作者簡介：張毓森，女，1978年10月出生，漢族，福建廈門人，本科，檔案中級職稱，研究方向：中學檔案管理