檔案信息化建設中的問題與建設路徑初探

柳春紅

摘要：如今互聯網發展速度不斷加快，信息化逐漸融入人們的生活，在這一背景下，原本的紙質文件慢慢被數字文件所取代。檔案數字化越來越常見。原本檔案資源具有各種不同的功能，但隨著檔案信息化的發展，可以將傳統檔案轉化成數字化檔案信息，通過信息化的方式進行存儲并相互連接，各項管理也是通過計算機系統來進行，從而使檔案信息庫變得更加有序，在需要的時候及時將資源調出，真正做到資源共享。

關鍵詞：檔案信息化;問題;路徑

信息技術從20世紀90年代逐漸普及，網絡應用發展速度不斷加快，檔案信息化得到了很大的發展。在該時期，產生了很多電子文件，通過固有的管理方式無法對紙質檔案文件進行較好的保護，檔案必須要有足夠的可靠性及原始性，不過這個時期檔案書面文件被損毀的情況相對普遍，比較嚴重的甚至無法識讀。2005年4月1日出臺了相關的法律，使電子文件管理朝著獨立化方向發展。2015年國家檔案局發表了相關文件，這給檔案信息化服務提供了良好的政策環境。檔案信息化是一種新型的檔案信息形態，將存儲技術、計算機技術、多媒體技術、掃描技術、數據庫技術、數字攝影技術等集于一體，查找資源比較便利，不容易遭到損害，是新時代背景下的互聯網交互技術。

一、檔案信息化概述

（一）檔案信息化的概念

在國家檔案建設管理部門做出規劃背景下，檔案信息化建設標準應運而生，將現代化信息技術運用到檔案管理過程中，通過數字化技術對檔案信息作出相應的整理，從而給查閱提供便利。原本檔案整理模式最主要的是通過文件書面的形式裝訂成冊，在需要信息的時候查找翻閱，而如今則是通過數字化對各種文件信息進行存儲，在查找的時候更為便利，逐漸朝著社會化、規范化、網絡化及數字化方向發展。檔案信息化建設務必遵守以下三個原則：保障網絡安全、文檔一體化及雙軌制。

（二）檔案信息化的內容

1.檔案信息的數字化

其含義是通過高速掃描、數據庫及數據壓縮等技術，把聲像文件、紙質文件存儲為電子檔案，通過系統化的處理方式，形成有序的檔案信息庫。其主要原則包括以下幾點：效益性、規范性及安全性原則。檔案信息數字化內容主要包括以下兩點：一是檔案目錄信息，二是檔案全文信息，二者皆需要數字化。面臨的困難包括：技術尚未達到比較成熟的程度，沒有形成規模化、數字化問題。

2.檔案網站建設

在公共信息服務網站以上，檔案機構通常會設立一個站點，這便是檔案網站。其通常是以主頁的形式呈現，使用戶能夠享受有關的檔案服務，并進行各項檔案宣傳活動。為了推動檔案信息化建設，一定要做好檔案網站的工作，它可以讓檔案部門與社會各界形成更加緊密的聯系。如果檔案網站建設發展比較順利，之后的各項工作都能夠從中獲得便利，既可以讓工作變得更加輕松，同時也能夠節約時間。檔案網站的功能主要包括以下幾點：交流、服務及宣傳。其內容則通常包括下述幾方面：檔案利用服務信息、檔案工作信息、檔案資源信息及檔案機構信息。推動檔案網站的發展，可以對檔案工作形成助推作用。讓中國檔案管理工作朝著一體化、規范化方向發展。

（三）檔案管理系統

該系統會讓標準規范模板更加統一，從而使整個文件管理過程朝著更加規范化的方向發展;促使檔案資源信息共享服務平臺變得更加完善，推動編研發布、采集、借閱利用及移交接收等整個檔案管理過程朝著信息化方向發展。與此同時，業務管理模式逐漸朝著服務化方向轉變，并在此基礎上發展數據流及業務流。正是在檔案管理系統的作用下，使企事業單位的檔案管理朝著現代化方向發展，檔案管理系統從一方面來說，能夠讓用戶對檔案進行更好的管理，同時便于進行網絡查詢，從另一方面來說，可以和MIS信息管理系統及OA辦公自動化結合，發揮更大的

作用。

二、檔案信息化過程中存在的問題

（一）檔案信息化程度不高

目前在進行檔案收集的時候，大部分還是通過紙質來進行，缺乏足夠的信息化建設水平。工程建設所錄制的視頻、聲像及圖片等檔案，未能完全收集起來，工程項目周期檔案記錄也缺乏完整性，檔案收集形式不夠多樣，與信息化檔案建設不相符。同時也缺乏檔案信息化建設意識，對檔案信息化并未進行深入的了解。

（二）檔案信息化的平臺建設水平較低

如今檔案信息化主要是通過新媒體及互聯網等媒介進行，許多建設單位及檔案管理部門還在“摸著石頭過河”，信息化平臺建設尚存在不足之處，不管是開發利用、人機交互，亦或是在線指導、遠程監督，都具有大量問題。在整個檔案行業中，移動客戶端的發展速度并不快。從整體來說，企業硬件設備相對缺乏，對于信息化及數字化的有關設備，不愿意投入資金來進行購買，這從某種程度上來說，對工程檔案信息化發展產生了一定的制約

作用。

（三）檔案的信息化建設人員素質不高

檔案信息化建設中缺乏高質量的優秀人才，建設企業的檔案管理人員流動大，專業性人才缺乏，年輕人對檔案工作重視不足，覺得檔案工作不可以充分發揮其發展潛力。檔案管理工作人員缺乏標準的學習培訓，對信息化管理檔案缺乏充足的了解，促使信息化檔案管理建設不能非常好地應用推廣，依靠傳統模式管理檔案，已經無法滿足當前的檔案工作需要。許多公司的檔案管理還滯留在手工制作管理環節，不能滿足信息化管理的新

規定。

三、檔案信息化建設問題的解決方法

（一）重視檔案信息化建設

第一，推動信息化標準朝著更加規范的方向發展。檔案管理部門應該按規矩辦事，根據國家所制定的各項標準規范開展工作，無論是檔案整理錄入、整理模板還是驗收標準，都要進行統一，并真正貫徹落實，不可有絲毫松懈。第二，要進行更加有效的監督指導。工程建設的整個過程都要進行相關的監督及指導，對于檔案信息化所具有的各項優點，要積極開展宣傳活動，可采取進入工地指導、培訓等方式，推動檔案信息化建設工作的發展。讓工作人員具有強烈的工程檔案信息化意識，知曉其優勢并進行充分的利用。第三，企業要貫徹落實有關規范。企業是工程項目的重要參與者，對于檔案信息化建設的各項標準規范，應該進行嚴格的落實。

（二）建設檔案信息化平臺

從信息化的角度來說，信息化平臺建設有著非常重要的意義，要想讓平臺變得更加完善，首先應該明確服務對象的需求。第一，檔案管理部門應該不斷加大力度，推動交互式網絡平臺的建設，從而使檔案信息化變得更加簡單。通過信息化平臺，檔案管理部門可以及時監督各項資料的真實性，對此做出相應的審核。第二，建設單位同樣要發揮主動性，積極參與到信息化平臺建設過程中，對平臺的各項工作，安排專門的人員跟進，從而真正做到檔案信息化發展。比如視頻、圖紙等資料，建設單位要盡快上傳，從而給檔案管理部門留足審核時間，如果文件與規范不相符，要及時告知，等到工程師順利結束后將相關紙質文件進行保存。

（三）培育檔案信息化人才

人才建設是完成信息化管理檔案建設的有力保障，檔案信息化管理必須懂工程專業知識又懂檔案專業，與此同時還需要具有電子信息技術的專業人才。首先，做好檔案管理人員的業務培訓。組織檔案管理人員學習新政策、最前沿基礎理論、專業技能等，持續開闊職工視野，做好檔案管理。其次，按時進行公司檔案管理人員的學習培訓。以集中化開班、公司具體指導、網上咨詢等方式、多種渠道進行學習培訓，讓公司更全方位地把握檔案管理標準。比如：邀約檔案領域的權威專家和有關技術性人員向檔案管理人員開展講課，根據有關案例解讀存檔方法。高度重視人才的培養、人性化服務，讓優秀人才保留下來，防止員工流失導致工作

間斷。

四、結束語

如今信息化發展速度不斷加快，在當前的時代背景下，信息化已經融入人們的生活，在許多不同的行業都得到了發展。不斷加大工作力度，促使企業檔案朝著信息化方向發展，這與本國信息化戰略目標相符，同時也能讓現代用戶的需求得到更好的滿足。企業檔案信息化建設需要時間來慢慢完善，不可能很輕易就取得成功。歷經幾十年的發展，我國企業檔案信息化建設確實取得了進步，收獲了一定的成效，但跟其他行業相比之下，企業檔案信息化建設起步較晚。就目前情況來看，還面臨著大量問題，需要在實踐中不斷完善。為了推動企業檔案信息化的發展，我們應該做到以下幾點：培養具有較強專業性的企業檔案人才、對企業檔案信息化建設進行統一的管理、讓企業檔案信息化具有更強的安全保障、促使企業檔案信息化基礎條件的完善、樹立良好的企業檔案信息化觀念。唯有如此，才可以讓企業檔案信息化建設實現跨越式發展。

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