國有企業人事檔案管理工作的要求探究

彭欽欽

摘要：在企業之中，人事檔案主要負責人才的信息記錄，因此也是他人獲取人員信息的基本來源。企業為了能夠做到合理用人，當前自然需要提高對人事檔案管理的重視度，處理好其中存在的各方面問題，加強人力資源開發。本篇文章主要描述了國有企業人事檔案管理存在的不足，并對于加強檔案管理的方法發表一些個人的觀點和看法。

關鍵詞：國有企業;人事檔案;管理工作;基本要求

引言：對于人事檔案而言，其屬于人才信息記錄的基本途徑。企業為了能夠全方位考察一名員工，基本上都會將人事檔案作為參照。因此，人事檔案管理的工作就十分重要。早期在進行管理時，由于多方面因素存在，導致諸多問題產生，使得管理效果未能達到預期。因此，當前企業的工作人員就要轉變態度，從問題入手，逐步改進，進而充分發揮人事檔案的價值。

一、國有企業人事檔案管理存在的不足

（一）未能體現人事檔案管理的價值

人事檔案管理本身屬于幕后工作的一種，其價值很難直觀地展現出來，因此通常不會得到人們的重視。在許多國有企業之中，相關管理者對于人事檔案管理的認知產生了偏差，單純覺得其就是內容記錄和保存而已，對企業的發展沒有任何幫助。時間一長，這些管理者就開始對檔案管理有所忽視，在日常會議中，也不會對相關內容進行提及，從而使得檔案管理最終變得流于形式，很難取得成效[1]。

（二）管理力度不夠

伴隨時代的發展，我國國有企業也取得了較大發展。但同時內部人員流動也較為頻繁，公司檔案管理工作的人員，有時還要兼任其他工作，并未做到全身心投入，也沒有經過相關知識學習，對于檔案館來的要求、歸檔方式、整理方案、裝訂都未能做到全面了解。在歸檔的時候，也只是將所有員工的資料收集起來，堆在一邊。如此一來，人事檔案的價值就很難發揮出來，影響企業工作的開展。

（三）整理和收集力度不夠

在部分國有企業之中，內部人事檔案管理的效果并未達到要求。諸如，檔案袋出現破損;部分人員的材料殘缺不全;材料并未進行規范整理，規格不夠統一。之所以會有這種情況，主要原因便是整理和收集的方法不夠合理。

（四）制作方式不滿足要求

基于人事檔案管理的內容可以得知，普遍檔案采用的都是A4紙張，無論是大于還是小于這一規格的材料，都要進行技術加工。因此，這就對檔案的制作規范提出了非常高的要求。企業必須針對檔案盒、檔案柜予以全面升級。但是，由于檔案管理工作并未得到重視，使得相關設備的配置并不到位，導致工作的正常推進受到了諸多影響。

二、加強國有企業人事檔案管理的方法

（一）領導人員提高重視

企業內部的組織領導理應具有較強的檔案意識，明白人事檔案管理的意義所在，加強管理，將其納入到議事日程之中。定期聽取匯報，解決其中出現的各方面問題;對工作內容予以深入研究，合理部署，制定短期以及長期的處理方案，保證所有內容都能得到全面落實;建立一個檔案管理領導小組，定期對檔案管理活動予以全面檢查，作出指導，但凡發現任何問題，都要及時予以解決;對于所有一線員工都要予以關心，了解其工作情況、學習狀況、日常生活，每當其完成了特定的任務，都要對其表現予以認可，以此使得檔案工作的效率得到提升。

（二）注重檔案管理設施投入

管理部門需要在內部做出呼吁，要求各個部門的管理者都要對人事檔案管理提供幫助，積極配合其日常工作。同時還要增加資金成本投入，對于已經使用時間較長的計算機設備，必須予以更換。所有經費都要納入在財務計劃列表里面，確保其能夠有效落實，而不是單純停留于紙面;在庫房里面，必須設置空調，合理配置去濕以及滅火設備;每隔一段時間，都要檢查庫房內部防火、防盜、防潮等安全措施，若存在不足之處，必須及時整改;檔案庫房、閱檔室以及人員辦公室，必須完全分開[2]。

（三）注重人員培養

在人事部門里面，必須單獨設置專職管理人員，以此確保人事檔案管理工作的開展具有長效性特點，促使管理質量不斷提高;持續提升管理人員的基本素養，定期對其展開培訓，讓其學習相關政策內容，扎實基礎，更新個人理念，懂得如何使用新技術處理眼前的工作;由于檔案管理具有較強的政策性和業務性特點，既要為各個部門服務，同時所有重要信息又不能感慨，因此還要加強檔案管理者的基本素養，確保其時刻秉持良好的基本原則，按照規定要求執行工作任務，絕對不能有任何徇私舞弊的情況出現。

（四）完善管理制度

對人事檔案管理工作而言，涉及的內容有很多，極為瑣碎。若內部缺少相應的制度，對員工們的行為予以約束，自然會導致各項工作的開展受到影響。因此，當前就需要基于現有的歸檔制度，參照企業內部工作開展的情況，對管理鑒別歸檔制度予以更新，合理設置轉遞制度以及保密制度，從而逐步打造一個更具完整性的制度體系，健全體制機制，提升權威性價值。這樣一來，無論是資料收集還是歸檔，都不會出現丟失、積壓的情況，從客觀角度出發，將事實情況全部反映出來，進而將人事檔案的所有價值展現出來。

（五）做好檔案收集

對于檔案管理人員來說，理應提高對資料收集的時效性的重視，對其完成鑒別之后，再予以歸檔。若發現材料不滿足歸檔要求，必須及時予以處理，而如果材料的手續不全，則需要退回，讓材料部門立刻補辦，保證其足夠完整，各項手續十分完備，使得檔案管理更具權威性和真實性。對檔案工作開展來說，收集一直都是其中的基礎內容。伴隨我國體制的改革，企業各項工作的內容也變得十分復雜，使得需要入檔的資料也有所增加，進而給收集工作帶來了新的要求[3]。

三、結束語

綜上所述，在這些年之中，我國人事制度有所改革，不但給檔案事業帶來了諸多挑戰，同時也提供了諸多機遇。因此，檔案管理人員就要深入分析，把握其中的問題所在，基于人才的實際情況，采取一些針對性措施，有效處理其中的問題。如此一來，企業各項工作的開展都會順利進行，自身也能取得更好的發展。

參考文獻：

[1]仲杰.新形勢下國有企業人事檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2019，000（021）：139，141.

[2]莫雪雅.國有企業人事檔案管理的現狀問題和對策研究[J].就業與保障，2020，No.243（01）：176-177.

[3]劉云暉.關于國有企業干部人事檔案管理體制改革問題的探討[J].山西農經（8期）：99-99.