論企業財務檔案信息化的發展

吳澎

摘要：隨著我們國家的快速發展，我們國家已經走向一個全新的時代——信息化時代。電子信息技術得到人們的廣泛使用。在目前的眾多企業中通過將信息化和企業管理系統進行有機結合取得了一定成績，并在一定程度上提高了企業工作管理質量和效率。在企業發展過程中，一個重要的組成部分是企業財務檔案管理。對企業財務檔案管理進行信息化建設既是時代的要求，也是一種必然趨勢。現在企業財務檔案信息化在發展過程中存在著一系列需要解決的問題，我們應該加大對其的重視力度，推動企業財務檔案信息化的發展進程。

關鍵詞：財務檔案;檔案管理;信息化建設

提及財務檔案信息化，我們可以從中了解到其與財務工作有著密切的關系，并且需要運用信息化技術對其進行建設，且后續發展離不開信息化技術的支撐。通過加快企業財務檔案信息化的發展速度，可以進一步提高企業檔案室中財務檔案管理的工作效率，使其管理水平向更高的等級推進，除此之外，對于降低財務檔案管理工作人員的壓力有著一定幫助，財務部門是企業的重要組成部分，而財務部門每天都要面對大量的數據，如果不對財務信息進行定期存檔管理，可能會造成財務信息的丟失等等問題。基于此種情況，企業應該加大財務檔案信息化發展力度，推動檔案信息化的發展。財務數據對于企業發展而言發揮著關鍵性作用，但因為其數據多、繁雜導致數據容易丟失或者出錯，通過加強財務檔案信息化的發展，有利于充分發揮財務檔案信息的價值和作用。

1.檔案信息化建設過程中需要解決的問題

1.1檔案信息化理論體系建設

建設企業財務檔案信息化不是企業對自身提出的要求，而是時代要求，是企業順應時代發展潮流的一種體現，是企業為了進一步提高財務工作質量和效率、推動企業獲得更好發展的一種表現。整個過程離不開先進的信息技術對其的支持，并且在接下來的發展過程中仍然需要先進的科學理論對其進行指導。

現在，企業財務信息化檔案建設具備了難得一見的發展機遇，但是目前眾多企業面臨的現狀是檔案信息化理論體系在建設過程中存在的問題較多，主要體現在以下兩個方面：首先，我們國家檔案信息化理論體系建設處于發展初期，比較落后。其次，企業不重視對檔案信息化理論體系建設，人力、財力、物力等等方面的投入較少。企業要想真正的建設一套健全的、完善的、有效的檔案信息化理論體系，就要提高對其的重視程度，特別是在人力、物力以及財力等等方面，給予他們足夠的支持，為企業財務檔案信息化的發展做鋪墊。

1.2檔案信息化標準規范體系建設

對檔案信息化建設提出的首要要求就是其必須具備標準性和規范性，這是一個十分重要且不可或缺的條件。因此，在檔案信息化建設的時候，應制定一系列的既符合與企業發展相關的規章制度，也具有可以使檔案信息資源更加豐富，進一步提高檔案信息資源保存率等優點的統一標準規范。

通過調查研究，發現現在大部分企業在此方面都存在著一些問題：一是企業現在還沒有具備更為高效、更為全面的標準規范，并且制度管理范圍也十分有限，難以對所有的財務檔案管理工作都起到限制作用。二是有的企業并沒有專門分配工作人員負責此類工作，現在企業檔案信息化建設規劃不但不具有針對性，可操作性也不強[1]。

1.3檔案信息化人員隊伍體系建設

整體來說，目前我們國家企業財務檔案管理人員的整體素養、工作能力跟企業財務檔案信息化的發展還存在著一定的差距。雖然許多企業已經在加快財務檔案信息化發展進程，但通過調查，可以發現現在企業還不具備財務檔案管理方面優秀人才，因此企業應該著重加大對企業財務檔案信息化的建設力度并制定詳細的計劃，定期給財務檔案管理人員進行專業性培訓，提高這些專職檔案人員的工作能力和整體素養，使其熟練掌握計算機、網絡、數據庫等等先進信息技術，另外還可聘請專業人士為各部室相關工作人員進行講座，為他們普及相關知識，提高專業能力，只有專職檔案人員具備專業性技術、兼職人員具備相應工作能力，企業財務檔案信息化才會得到進一步的發展。但就目前企業財務檔案發展現狀來看，企業還存在很大的發展空間。

2.檔案信息化建設的發展途徑與完善措施

2.1檔案信息化建設的發展途徑

1.創新檔案工作服務手段，需要檔案信息化。隨著現在信息技術的快速發展，給企業財務檔案工作帶來了發展機遇同時，也使檔案工作服務手段得到了創新，使手段更加豐富、多元化。通過建設企業財務檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等等工作都將依靠信息系統來完成，這樣不僅為企業節省大量的財力、物力以及人力，還能使財務信息得到最完整的留存。除此之外，隨著企業財務檔案信息化發展的逐漸成熟，檔案手工檢索也將逐步向計算機檢索方向轉變，從而大大提高檔案檢索效率。由此可見，加快推動企業財務檔案信息化的發展是十分重要的、必要的。

2.2創新檔案工作服務方式，需要檔案信息化。眾所周知，傳統的企業財務檔案管理工作量大、出錯率高，隨著信息化的到來改變了傳統的檔案服務工作方式，使檔案管理工作得到了一定的改善。而現在企業財務檔案工作實現信息化的提出則既可以向企業員工實時提供所需要的資料信息，也可促使企業通過設立數字檔案館及加強對計算機的管理，高效的對企業財務信息進行分類、分析、加工等等環節[2]。

2.3創新公開檔案信息資源管理方式，需要檔案信息化。首先，可以實行共享式管理，這是信息技術與現代管理體制的融合體現，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，以開發公開檔案信息資源為社會公眾提供實用的信息服務為目的的檔案信息化建設的發展途徑。其次，可以實行公開檔案信息資源網絡化管理，這是通過網絡來實現檔案信息傳輸，以達到資源共享的目的，在互聯網的基礎上，以檔案網站為節點，以主頁的方式，利用先進的網絡技術實現公開檔案信息的查詢、傳遞、反饋等，以實現檔案信息的提供利用。

3.檔案信息化建設的完善措施

信息化背景下，企業財務檔案管理能力還需進一步提升，具體方法路徑有：第一，構建專業的管理團隊。“人”最為管理規則的主要制定者和執行者，企業要想推進財務檔案信息化的發展，必然需要一批綜合能力強硬的人才隊伍，能夠理解信息化管理模式，在工作中應用科學的管理方式，并能盡快熟練操作信息系統。第二，樹立正確的管理理念。企業財務檔案管理模式遲遲不能更新，并非是因為企業能力不足，而是潛在的問題很難在短時間內體現出來，這也就很難引起管理者的重視，所以，企業還需加大對財務檔案管理的重視程度，引入信息化管理理念，為后續工作的有效開展奠定良好的基礎。第三，搭建信息化管理平臺。信息化背景下，企業財務檔案管理能否實現信息化，還和企業信息化程度有著密切的關系。企業應加大在信息化建設上的投入，及時引入先進的系統軟件，結合本企業實際需求，構建適宜本企業的財務檔案加工系統，在加快企業財務檔案信息化發展的基礎上，實現數據信息的全面化、實時共享，為企業決策提供有效參考[3]。

4.小結

企業財務檔案信息化建設是一個比較有難度的任務。因為信息化時代不僅給我們帶來了機遇，也為企業的發展帶來了挑戰。所以企業在當今時代的發展中，必須加大對財務檔案信息化的重視程度。與此同時企業也要意識到財務檔案信息化發展不但與財務部門有關系，還與整個企業息息相關;并且其也不只是依靠幾個計算機技術人員就能完成的，而是企業上下全體員工共同努力，建立起一支具有高素質、高能力的人才隊伍，因為人才在企業財務檔案信息化發展中是發揮著極其關鍵性作用的。信息化是當今世界和當今社會的發展潮流，不論其為企業帶來了多么大挑戰，企業都要積極面對、迎難而上，順應時代發展的潮流，緊跟時代發展步伐。

參考文獻：

[1]國家檔案局.全國檔案信息化建設實施綱要[M].北京：中國檔案，2003（3）：35—37.

[2]周曉英.檔案信息論[Ml， 北京：中國人民大學出版社，2000（1）;216—219.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].第二版，北京;中國人民大學出版社， 2006（5）：126—132.